Neues beim Datenaustausch Entgeltersatzleistungen

DTA-EEL: proaktive Ende-Mitteilungen bei Entgeltersatzleistungen

Kinderkrankengeld: neue Abgabegründe

Fehlgeburt: Meldung bei Anspruch auf Mutterschaftsgeld

Datensatz- und Referenz-ID: neue Vorgaben ab 2026

Stornierungen im DTA-EEL: neues Verfahren

Häufige Fehlerquellen bei Entgeltmeldungen

Ab 1. Januar 2026 braucht der Arbeitgeber das Ende einer Entgeltersatzleistung (EEL) nicht mehr anfordern. Die Sozialleistungsträger übermitteln Beginn und Ende künftig proaktiv mit dem Abgabegrund „62“. Nur in Ausnahmefällen, etwa zur sofortigen Bestätigung des Leistungbezugs, fordert der Arbeitgeber die Mitteilung mit Abgabegrund „42“ an.

Bei Änderungen nach der Übermittlung an den Arbeitgeber, zum Beispiel bei einer Verlängerung des Mutterschaftsgelds oder einem vorzeitigen Ende der Krankengeldzahlung, wird die Meldung durch den Sozialversicherungsträger automatisch storniert und neu übermittelt.

Checkbrief per E-Mail weiterempfehlen Checkbrief per WhatsApp weiterempfehlen

Oft schließt sich eine häusliche Betreuung an einen stationären Aufenthalt an oder umgekehrt. Krankenkassen prüfen in diesem Fall ihre Leistungspflicht und den verbleibenden Anspruch bis zur Höchstanspruchsdauer. Dazu muss die Krankenkasse wissen, für wie viele Arbeitstage der Arbeitgeber während eines solchen gemischten Freistellungszeitraums die beschäftigte Person wegen der häuslichen Betreuung freigestellt hat. Die Informationen liegen dem Arbeitgeber durch die Nachweise vor , die die oder der Beschäftigte bei ihm einreicht: 

• Bei stationärer Mitaufnahme Bescheinigung aus dem Krankenhaus oder der Reha- oder Vorsorgeeinrichtung
• Bei häuslicher Betreuung eine Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes.

Empfehlung: Gehen eine Freistellung wegen einer stationären Mitaufnahme und wegen der Betreuung eines Kindes zu Hause nahtlos ineinander über, sollte der Arbeitgeber beide Zeiträume gesondert übermitteln. Damit erhält die Krankenkasse direkt Kenntnis darüber, wie viele freigestellte Arbeitstage wegen der häuslichen Betreuung des Kindes auf die Höchstanspruchsdauer anzurechnen sind.

Wenn Arbeitgeber die Zeiträume für diese gemischten Leistungsfälle nicht separat gemeldet haben, können die Krankenkassen ab 2026 mit Abgabegrund „72“ die Anzahl der freigestellten Arbeitstage für den Zeitraum der häuslichen Betreuung abfragen. Der Arbeitgeber meldet daraufhin der Krankenkasse mit dem Abgabegrund „73“ für den abgefragten Zeitraum die freigestellten Arbeitstage zurück.

Eine Meldung der Kinderkrankentage an die Krankenkasse ist grundsätzlich nur abzugeben, wenn im Freistellungszeitraum tatsächlich Arbeitsentgelt wegen der Erkrankung eines Kindes ausgefallen ist.

Werden Beschäftigte für den Freistellungszeitraum vollständig bezahlt freigestellt, sollte der Arbeitgeber zur Vermeidung von Rückfragen durch die Krankenkassen trotzdem eine Meldung mit Abgabegrund „02“ absetzen. Dabei ist im Feld „Begrenzung des Anspruchs auf bezahlte Freistellung im Freistellungszeitraum“ eine Rückmeldung mit Grund „4 – besteht vollständig für den gesamten Zeitraum“ vorzunehmen. Hintergrund: Vielfach legen Beschäftigte trotz vollständig bezahlter Freistellung durch den Arbeitgeber der Krankenkasse die ärztliche Bescheinigung vor. Arbeitgeber sparen sich dadurch Rückfragen der Krankenkasse.

Seit Juni 2025 gelten gestaffelte Schutzfristen nach Fehlgeburten: 

• Zwei Wochen ab der 13. Schwangerschaftswoche
• Sechs Wochen ab der 17. Schwangerschaftswoche
• Acht Wochen ab der 20. Schwangerschaftswoche.

Nur bei Kenntnis des Arbeitgebers und Nachweis per ärztlicher Bescheinigung kann der Mutterschutz bei Fehlgeburten umgesetzt werden. Diese Zeiten sind vorrangig vor einer AU. Eine Arbeitnehmerin kann aber auch auf die Schutzfristen nach einer Fehlgeburt auf eigenen Wunsch verzichten und sich ausdrücklich zur Arbeitsleistung bereit erklären.

Arbeitgeber müssen im DTA-EEL die Zeiten melden, sobald Schutzfristen in Anspruch genommen werden.

EEL-Meldung zur Berechnung Mutterschaftsgeld:

• Beginn der Schutzfrist: Tag der Fehlgeburt
• Letzter Sozialversicherungstag vor der Entbindung oder der Fehlgeburt. Dabei ist grundsätzlich der letzte Tag mit Anspruch auf Arbeitsentgelt vor der Fehlgeburt anzugeben. Bei Arbeitsentgelt am Tag der Fehlgeburt ist dieser Tag anzugeben. Bei freiwilliger Arbeitsleistung nach der Fehlgeburt ist der letzte Tag anzugeben, für den Arbeitsentgelt gezahlt wurde.

Während der Mutterschutzfrist haben die betroffenen Frauen mit einer Fehlgeburt einen Anspruch auf Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro pro Tag. Liegt das Nettoentgelt der Frau darüber, zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zum täglichen Nettogehalt, der über die Umlage U2 erstattungsfähig ist.

Ab 2026 ist für jeden Datensatz im EEL-Verfahren eine eindeutige Datensatz-ID verpflichtend. Damit ist eine mehrfache Nutzung von bereits übermittelten Datensatz-IDs ausgeschlossen. Für eine eindeutige Ausprägung der Datensatz-ID wird das Feld automatisch mit einer generierten UUID (universally unique identifier) befüllt.

Zusätzlich wird ein neues Feld „Referenz-ID“ eingeführt. Es erleichtert die eindeutige Zuordnung von Antworten und Nachfragen zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträgern.

Bei falschen Angaben oder Meldegründen ist ein eigener Stornierungsdatensatz (DBSD) erforderlich. Bei einer Stornierung mit dem Abgabegrund „88“ ist im neuen Datenbaustein DBSD die Datensatz-ID der ursprünglich übermittelten Meldung (Arbeitgeber oder SV-Träger) anzugeben.  Anschließend erfolgt gegebenenfalls die Übermittlung des korrigierten Datensatzes.

Typische Fehler im EEL-Verfahren sind: 

• Verspätete Meldung der Entgeltbescheinigung, mit der Folge, dass die betroffenen Beschäftigten auf ihr Krankengeld warten müssen. Hier sollte die Datenübermittlung erfolgen, sobald für den Arbeitgeber ersichtlich ist, dass der Anspruch auf EFZ endet. Arbeitgeber dürfen hier nicht auf den nächsten Gehaltsabrechnungstermin warten.
• Zu frühe Übermittlung beim Kinderkrankengeld, sodass die Daten beim nächsten Gehaltslauf korrigiert werden müssen. Beim Kinderkrankengeld ist der Datensatz erst auszulösen, sobald der maßgebliche Freistellungszeitraum vollständig abgerechnet wurde.
• Unzulässige Übermittlung neuer Bemessungsdaten bei rückwirkenden Änderungen im Tarifvertrag. Hier haben Korrekturen der übermittelten Angaben nur zu erfolgen, wenn ein Rechtsanspruch auf das erhöhte Arbeitsentgelt bereits zum Zeitpunkt des Eintritts der AU besteht. Der den erhöhten Entgeltanspruch begründende Arbeits- oder Tarifvertrag muss also vor Beginn der AU geschlossen worden und gültig sein.
• Berücksichtigung eines falschen Abrechnungsmonats: Der AU-Beginn muss richtig gefüllt sein, ansonsten wird vom Abrechnungsprogramm der falsche Bemessungszeitraum gemeldet. Es sind nur vollständig abgerechnete Monate zu melden. Bei der Erfassung von Folgebescheinigungen darf der Beginn der Folgebescheinigung nicht als AU-Beginn erscheinen.

Bei Stundenlöhnern passt oft das Zusammenspiel monatliches Entgelt, Gesamtstunden und wöchentliche Arbeitszeit nicht. Bei den Gesamtstunden sind alle bezahlten Stunden anzugeben – inklusive EFZ und Urlaub.