eAU-Verfahren auch für Arbeitgeber
(Zahn-)ärztliche Praxen und Krankenhäuser übermitteln elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen digital. Seit dem 1. Januar 2024 übermitteln Krankenhäuser auch tagesstationäre Behandlungen als eAU-Bescheinigungen.
Arbeitgeber und Steuerberatende sind seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die AU-Daten der Beschäftigten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen. Circa sechs Millionen Abrufe erfolgen durch Arbeitgeber beziehungsweise Steuerberatende monatlich.
Weiterhin gilt: Beschäftigte haben ihre Vorgesetzten unverzüglich über eine Krankheit zu informieren – daran ändert sich auch im eAU-Verfahren nichts.
Übrigens: Bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse die oder der Minijobbende versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Kompakt erklärt: der Film zur eAU
Der AOK-Film zeigt, wie das eAU-Verfahren in der Praxis funktioniert.
Technische Voraussetzung für eAU-Datenaustausch
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerberatenden ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für die einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Die Personalabrechnenden müssen deshalb mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten vom Kommunikationsserver denken beziehungsweise den Prozess automatisieren, da eine Löschung der bereitgestellten Rückmeldungen erfolgt. Seit dem 1. Januar 2024 erfolgt die Löschung erst nach 42 Tagen (zuvor nach 30 Tagen). Die eAU-Daten sind bei den Krankenkassen darüber hinaus gespeichert und können auch für zurückliegende Zeiten abgerufen werden.
In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt. Darüber hinaus übermitteln die (zahn-)ärztlichen Praxen die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen. Eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist daher frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Ausnahmen von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das verpflichtende Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Privat krankenversicherte Beschäftigte
- Minijobs in Privathaushalten
- Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine (zahn-)ärztliche Praxis im In- oder Ausland erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Vorteile der eAU
Das verpflichtende elektronische Verfahren bietet Arbeitgebern und Krankenkassen viele Vorteile:
- Die eAU kann sicherer und schneller an den Arbeitgeber und die Krankenkasse zugestellt werden.
- Das Verfahren zur Übermittlung der eAU entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber und die Krankenkasse.
- Die eAU beseitigt Medienbrüche und reduziert die Erstellungs- und Übermittlungskosten.
- Die eAU sorgt für die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen und sichert damit den korrekten Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.
Änderungen bei der eAU
Das eAU-Verfahren wurde zum 1. Januar 2025 weiter optimiert. Im Wesentlichen gibt es folgende Verbesserungen:
- Bei einer stationären Behandlung, die zum Abfragezeitpunkt noch läuft, erhält der Arbeitgeber das voraussichtliche Entlassungsdatum mitgeteilt. Die Krankenkasse übermittelt dann proaktiv das tatsächliche Entlassungsdatum, sobald das Krankenhaus dieses meldet.
- Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert. Die Leistungsträger der gesetzlichen Unfallversicherung können aber noch nicht in das elektronische AU-Verfahren (eAU-Verfahren) eingebunden werden.
- Bei einer teilstationären Behandlung, etwa in einer Tagesklinik, erhält der Arbeitgeber einen Hinweis auf die teilstationäre Behandlung ohne weitere Daten. Für nähere Informationen wendet er sich an die betroffenen Beschäftigten.
- Zur Erhöhung der Datenqualität wird die Klärung von Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse dem Arbeitgeber angezeigt. Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, zum Beispiel eine AU-Bescheinigung aus dem Ausland, erhält der Arbeitgeber dies mitgeteilt. Nähere Informationen erhält er über seine betroffenen Beschäftigten. Wenn in Einzelfällen die neue Krankenkasse nach einem Krankenkassenwechsel der oder des Beschäftigten noch keine Informationen zu einer Arbeitsunfähigkeit vorliegen hat, zeigt sie dies dem Arbeitgeber an. Grundsätzlich leitet die bisherige Kasse die Daten der Arbeitsunfähigkeit für Zeiträume nach Ende einer Mitgliedschaft proaktiv an die neue Kasse weiter. Fragt der Arbeitgeber dort Arbeitsunfähigkeitszeiträume ab, die noch nicht vorliegen, etwa weil der Kassenwechsel noch nicht abgeschlossen ist, erhält er eine Zwischenmeldung. Innerhalb von 14 Tagen nach diesem Zeitpunkt erfolgt an den Arbeitgeber eine Rückmeldung
- entweder von der neuen Kasse, wenn dort Daten eingehen,
- oder von der bisher zuständigen Krankenkasse, sofern dort Daten vorliegen.
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Vorerkrankungsanfrage
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse der oder des Beschäftigten. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen mit dem Abgabegrund 41.
Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung vor.
- Die kumulierten AU-Zeiten (in den letzten zwölf Monaten) aller potenziellen Vorerkrankungen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit müssen mindestens 30 Tage ergeben.
Beispiel: Zulässige Vorerkrankungsanfrage
Es liegt eine bescheinigte Arbeitsunfähigkeit ab 31.8. vor. Der Arbeitnehmer war in den letzten sechs Monaten bereits mehrfach arbeitsunfähig:
- 1.6. bis 25.6.
- 3.5. bis 6.5.
- 5.4. bis 12.4.
Der Arbeitgeber stellt eine Vorerkrankungsanfrage.
Eine Vorerkrankungsanfrage darf erfolgen. Die AOK antwortet:
- 1.6. bis 25.6. Kennzeichen 1 anrechenbar
- 3.5. bis 6.5. Kennzeichen 1 anrechenbar
- 5.4. bis 12.4. Kennzeichen 2 nicht anrechenbar
Beginn der 12-Monats-Frist 3.5.
Die Krankenkasse hat zu prüfen, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer ausläuft.
Sie meldet die für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungen mit der Information, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind, und der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist an den betroffenen Arbeitgeber. Diese Rückmeldung erfolgt ebenfalls im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Die Rückmeldung durch die Krankenkasse erfolgt mit dem Abgabegrund 61.
Gesetzlich ausgeschlossen ist das Verfahren bei geringfügig Beschäftigten, da den Krankenkassen die Beschäftigungszeiten nicht vorliegen. Ausgenommen sind auch die privat Krankenversicherten.
