euBP: Daten für die Betriebsprüfung elektronisch übermitteln
Wie funktioniert das euBP-Verfahren?
Seit 2023 übermitteln Unternehmen die für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) notwendigen Daten in elektronischer Form aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Deutsche Rentenversicherung (DRV). Dazu gehört seit 1. Januar 2025 auch, dass die Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend mit übermittelt werden.
Die wichtigsten Schritte in der ÜbersichtDie wichtigsten Schritte
Inhalte der Datenübermittlung
Folgende Daten werden elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt:
- Stammdaten des Arbeitgebers
- Beitragsnachweise und Erstattungssatz für das Umlageverfahren
- Stammdaten der Beschäftigten
- Daten der Entgeltabrechnungen
Auch die Daten der Finanzbuchhaltung sind seit Januar 2025 im Rahmen der euBP zu übermitteln. Konkret handelt es sich dabei um folgende Daten:
- Stamm- und Entgeltdaten der Beschäftigten
- Beitragsnachweise und SV-Meldungen
- Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten
Finanzbuchhaltungsdaten für die euBP
Der Mindestumfang der zu liefernden Sachkontenbuchungen ist in der Anlage 3 der gemeinsamen Grundsätze für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (Stand 1.1.2025) beschrieben. Alle weiteren Grundsätze und Beschreibungen befinden sich auf dieser Seite der DRV zur euBP.
Auch begleitende Entgeltunterlagen sind nur noch digital vorzulegen. Welche Dokumente das konkret sind, ist in der Beitragsverfahrensverordnung geregelt. Unter anderem zählen dazu:
- Arbeitszeitnachweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärung zu weiteren (geringfügigen) Beschäftigungen
- Nachweis zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
- A1-Bescheinigung und Unterlagen zu Entsendungen
- Nachweis zu Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltstitel
- Immatrikulationsbescheinigung
Ergänzende Belege bei euBP einreichen
Diese ergänzenden Belege sind bei einer Betriebsprüfung nicht automatisch einzureichen. Die DRV fordert sie konkret beim Arbeitgeber an, falls sie für die Prüfung notwendig sind. Die Übermittlung erfolgt in der Regel dann über das Cryptshare-Verfahren der DRV. Eine Anleitung dafür finden Arbeitgeber in der Rückmeldung der DRV.
Vorgaben für digitale Dokumente
Für eine reibungslose automatische Analyse der Dokumente gibt es technische Vorgaben zu möglichen Dateiformaten, Dateinamen und Ordnerstrukturen. Die digital abgelegten Dokumente müssen folgenden Vorgaben entsprechen:
- Jedes Dokument als eigene Datei
- Nicht veränderbares, vor nachträglichen Änderungen geschütztes Format (PDF, jpeg, bmp, png oder tiff)
- Ausnahme: Datensätze der Krankenkassen sind im gelieferten Format ok
- Dateiname ermöglicht eindeutige Zuordnung zu bestimmten Beschäftigten und Zeiträumen
- Maximale Länge des Dateinamens: 64 Zeichen (kein Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaut, ß, Leerzeichen erlaubt)
- Dokumente unabhängig von Ort oder Betriebssystem abrufbar
- Nachvollziehbare Struktur beim Abspeichern (digitale Ablage der Entgeltunterlagen je Beschäftigten, verschiedene Kategorien wie Arbeitsvertrag, Stammdaten, Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen)
- Dokumente mit Unterschrifterfordernis brauchen eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (Signaturkarte, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
Wichtig: bei Softwarewechsel euBP-Daten senden
Wechseln Unternehmen die Lohnabrechnungssoftware, die Steuerberatung beziehungsweise das Lohnbüro, müssen sie alle für die nächste Betriebsprüfung relevanten Daten aus dem bisherigen System an die DRV übermitteln. Das erfolgt vor dem Wechsel über das reguläre euBP-Verfahren. Hintergrund der Regelung ist, dass bei einem Software- oder Dienstleisterwechsel immer wieder Abrechnungsdaten verloren gehen, die für eine spätere Betriebsprüfung aber relevant sind.
Die DRV speichert diese Daten nur bis zur nächsten Prüfung. Arbeitgeber sollten die Daten daher selbst archivieren und die Annahmequittung sicher abspeichern. Die Pflicht zur Vorabübermittlung gilt auch, wenn nur der Dienstleister wechselt, aber die Software dieselbe bleibt.
Auf Wunsch: Digitales Prüfergebnis, digitale Meldekorrekturen
Neben der Übersendung der Daten können im Zusammenhang mit der euBP weitere Schritte digital erfolgen:
Auf Wunsch kann das Ergebnis der Betriebsprüfung elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird das Ergebnis als PDF-Dokument im Rahmen der Rückmeldung auf die Datenübermittlung zum Abruf bereitgestellt.
Arbeitgeber, die das Ergebnis digital erhalten möchten, melden dies über ihr Entgeltabrechnungsprogramm der DRV. Ansonsten wird das Prüfergebnis weiterhin per Post versendet.
Stellt die DRV bei der Prüfung melderelevante Differenzen bei den Entgeltnachweisen fest, erhalten die Arbeitgeber auf digitalem Weg Informationen für die Berichtigung. Die Korrektur der Meldung zur Sozialversicherung nimmt der Arbeitgeber daraufhin selbst vor. Sofern das mit dem Entgeltabrechnungsprogramm aufgrund der Rückrechnungstiefe nicht mehr möglich ist, kann das SV-Meldeportal genutzt werden.
Ausnahmen nur noch bis Ende 2027
Die euBP ist grundsätzlich für alle Betriebe verpflichtend. Allerdings konnte auf Antrag des Arbeitgebers für Zeiträume bis 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten verzichtet werden. Diese Frist wurde um ein Jahr verlängert bis zum 31. Dezember 2027. Der Antrag ist formlos unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Träger der Rentenversicherung zu senden. Wurde die Befreiung von der euBP beantragt, gilt diese Befreiung auch für die Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Ab dem 1. Januar 2028 ist das euBP-Verfahren für alle Betriebe verpflichtend. Ausnahmen sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vorgesehen.
Stand
Zuletzt aktualisiert: 01.10.2026
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