Mahlzeiten und Dienstreisen

Mahlzeiten und Essenszuschüsse des Arbeitgebers 

Unterkunft und Wohnung

Reisekosten, Verpflegungskosten und Übernachtungspauschale

Bei Arbeitgeberzuschüssen zu Mahlzeiten wird grundsätzlich danach unterschieden, ob die Beschäftigten selbst sich an den Kosten der Mahlzeit beteiligen:

Kostenlose Mahlzeiten: Wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten unentgeltlich eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist dies ein geldwerter Vorteil und in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.

Vergünstigte Mahlzeiten: Erhalten Beschäftigte die Mahlzeit vom Arbeitgeber nicht unentgeltlich, sondern verbilligt, so ist die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem von der oder dem Beschäftigten gezahlten Preis steuer- und beitragspflichtiger Lohn.

Die amtlichen Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten,

• die entweder durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine oder ähnliches ausgegeben werden oder
• für die der Arbeitgeber durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.

Im Jahr 2026 gelten bundeseinheitlich folgende Sachbezugswerte:

• Frühstück 2,37 Euro
• Mittagessen und Abendessen je 4,57 Euro

Die Mahlzeiten können als Sachbezug bewertet werden, wenn sie

• unentgeltlich oder vergünstigt bereitgestellt werden
• mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden
• an Arbeitstagen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses angeboten werden
• nicht als fester Lohnbestandteil vertraglich vereinbart sind.
• Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 11,50 Euro anzusetzen. Die Sachbezugswerte können nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.

Grundsätzlich ist der Sachbezugswert dem steuerlichen beziehungsweise dem beitragspflichtigen Brutto hinzuzurechnen, es sei denn, der Arbeitgeber versteuert diesen Wert pauschal mit 25 Prozent.

Zahlen Beschäftigte mehr als den amtlichen Sachbezugswert für eine Mahlzeit hinzu, entsteht kein geldwerter Vorteil.

Zum pauschalbesteuerten oder unter Umständen steuerfreien Sachbezugswert kommt noch ein steuer- und sozialversicherungsfreier Essenszuschuss. Hier gilt im Jahr 2026 ein Wert von 3,10 pro Arbeitstag. Insgesamt kann der Arbeitgeber also die tägliche Mahlzeit mit maximal 5,47 Euro (Frühstück) beziehungsweise 7,67 Euro (Mittag- oder Abendessen) bezuschussen.
Details zur lohnsteuerlichen Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten regelt ein BMF-Schreiben.

In vielen Fällen wird die Mahlzeit nicht im Betrieb des Arbeitgebers abgegeben. Dann können Arbeitgeber Essensmarken, Karten oder Restaurantschecks an ihre Beschäftigten ausgeben, die mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind. Es liegt kein geldwerter Vorteil vor, wenn die oder der Beschäftigte für die Mahlzeit mindestens den amtlichen Sachbezugswert zahlt.

Haben Beschäftigte einen arbeitsvertraglichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ohne dass der Arbeitgeber sich der Ausgabe von Essensmarken oder Restaurantschecks bedient, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern der maßgebende amtliche Sachbezugswert anzusetzen.

Stellen Arbeitgeber Beschäftigten eine freie Unterkunft zur Verfügung ist der geldwerte Vorteil, der dadurch entsteht, als Sachbezug steuer- und beitragspflichtig. Die Sachbezugswerte für Unterkünfte sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt.

Gewährt der Arbeitgeber die Unterkunft vergünstigt, ist die Differenz zwischen dem Wert des Sachbezugs und den Kosten, die der oder die Beschäftigte trägt, steuer- und beitragspflichtig.

Ein Zuschuss des Arbeitgebers zur Miete einer Wohnung, die im Gegensatz zur Unterkunft ein in sich abgeschlossener Einheit ist und nicht nur ein Zimmer, gilt als Barlohn und gehört damit zum Arbeitsentgelt. Mietzuschüsse sind damit steuer- und beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn sie so gut wie ausschließlich durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit der Beschäftigten entstehen. Werden diese Aufwendungen vom Arbeitgeber erstattet, gehören sie nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt, soweit sie lohnsteuerfrei sind.

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören:

• Übernachtungskosten: die tatsächlichen Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte
• Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Flug, Bahn und Bus) sowie die Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten Autos
• Verpflegungsmehraufwendungen: pauschal abgegoltene Kosten für Mahlzeiten während eines Außendiensttermins oder einer Dienstreise

Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, die Kosten für Dienstreisen zu übernehmen. In Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist dies aber häufig geregelt. Zahlt der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nicht in voller Höhe, kann der oder die Beschäftigte die Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Wenn in Betriebsvereinbarungen Erstattungshöhen geregelt werden, besteht die Gefahr, dass bei Überschreiten der gesetzlich genannten Höchstbeträge Beitrags- und Steuerpflicht für den Arbeitgeber und die Beschäftigten entsteht.

Besonderheit: Für angestellte Berufskraftfahrende gilt ein Pauschbetrag von 9 Euro pro Kalendertag.

Grundsätzlich wird der Rechnungsbetrag der Übernachtung erstattet. Falls Beschäftigte privat untergekommen sind, können Arbeitgeber pauschal 20 Euro pro Nacht steuer- und beitragsfrei erstatten.

Wurden bei einer Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel genutzt, können Arbeitgeber die Kosten dafür steuer- und beitragsfrei erstatten. Auch nachgewiesene Reisenebenkosten wie Park- oder Mautgebühren werden auf diese Weise ersetzt. Wurde die Dienstreise im eigenen Auto absolviert, können pro gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent erstattet werden. Bei Nutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs gelten 20 Cent als pauschaler Kilometersatz.