Entgeltabrechnung richtig korrigieren

Korrekturen nach einer Betriebsprüfung

Abrechnungsfehler korrigieren

Rückforderung von Arbeitsentgelt

Erstattung zu viel gezahlter Beiträge

Nachzahlung von Arbeitsentgelt

Bei einer Betriebsprüfung prüft der Rentenversicherungsträger, ob der Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung vollständig und rechtzeitig übermittelt hat und alle Arbeitgeberpflichten erfüllt wurden. Stellt er dabei fest, dass Beiträge nicht korrekt berechnet wurden, so werden diese im Betriebsprüfungsbescheid ausgewiesen. Je nach Sachverhalt kann es zu einer Nachzahlung oder Erstattung von Beiträgen kommen.

Die nachgeforderten Beiträge zahlt der Arbeitgeber an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse der oder des Beschäftigten oder Minijob-Zentrale). Die Frist für die Beitragszahlung ist der drittletzte Bankarbeitstag des Monats, der auf den Betriebsprüfungsbescheid folgt. Ein zusätzlicher Beitragsnachweis für die Nachzahlung ist nicht nötig. Der Betriebsprüfungsbescheid stellt die Zahlungsgrundlage dar.

Arbeitnehmeranteile

Die Nachzahlung erfasst auch die Arbeitnehmeranteile. Arbeitgeber dürfen unterbliebene Lohnabzüge grundsätzlich nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungszeiträumen nachholen. Sind Zeiträume betroffen, die länger zurückliegen – was bei Betriebsprüfungen in der Regel der Fall ist – ist ein Abzug der Arbeitnehmeranteile von Lohn oder Gehalt nur möglich, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist, oder, wenn Beschäftigte ihren Auskunftspflichten gegenüber dem Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachgekommen sind.

Gutschrift

Ergibt sich aufgrund der Betriebsprüfung eine Beitragsgutschrift, wird im Prüfbericht mitgeteilt, ob sie verrechnungsfähig ist. Ansonsten stellt der Arbeitgeber bei der zuständigen Einzugsstelle einen Antrag auf Erstattung der überzahlten Beiträge.

Sind bei der Betriebsprüfung Sachverhalte gefunden worden, die der Arbeitgeber nicht oder nicht richtig gemeldet hat, übermittelt er umgehend die korrekten Meldungen über das Entgeltabrechnungsprogramm (oder das SV-Meldeportal). Falsch erstellte Meldungen sind zu stornieren.

In manchen Fällen zahlen Arbeitgeber irrtümlich ein zu hohes Arbeitsentgelt an Beschäftigte aus. Wurde der Fehler bemerkt und der zu Unrecht bezogene Betrag von der oder dem Beschäftigten zurückgezahlt, ist eine Neuberechnung (Rückrechnung) erforderlich. Das gilt auch, wenn eine Sonderzahlung wie Weihnachtsgeld zurückgezahlt wurde, weil das Beschäftigungsverhältnis innerhalb eines vertraglich festgelegten Zeitraums geendet hat.

Bei einer Rückzahlung von Arbeitslohn durch den Beschäftigten oder die Beschäftigte ist die Entgeltabrechnung für die betroffenen Zeiträume zu korrigieren. Die Beiträge werden neu berechnet. Die zu viel gezahlten Beiträge können mit den abzuführenden Beiträgen des laufenden Monats verrechnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Korrektur nicht über die vergangenen sechs Monate hinaus erstreckt und zwischenzeitlich noch keine Betriebsprüfung stattgefunden hat.

Ist eine Verrechnung nicht möglich, stellt der Arbeitgeber einen Antrag auf Erstattung der zu viel gezahlten Beiträge bei der Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale). Wichtig: Bei einer Beitragserstattung stehen den Beschäftigten die Arbeitnehmeranteile der Beiträge zu. Verrechnen Arbeitgeber die Beiträge, zahlen sie dem oder der Beschäftigten den Anteil aus.

Bereits übermittelte Entgeltmeldungen (zum Beispiel Jahresmeldung) berichtigt der Arbeitgeber, indem er die ursprünglich abgegebene Meldung storniert und eine neue Meldung mit den korrigierten Entgeltangaben erstellt.