Neue Meldepflicht des Arbeitgebers zur Elternzeit

Arbeitgeber teilen jetzt den Beginn und das Ende der Elternzeit ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten den Sozialversicherungsträgern im elektronischen Meldeverfahren mit. Die neue Methode ersetzt die bisherige Praxis, bei der die Krankenkassen schriftlich bei den Arbeitgebern angefragt haben. Die Meldepflicht beginnt für Elternzeiten ab dem 1. Januar 2024.

Neues Meldeverfahren: einfach und schnell

Für die Krankenkassen ist es notwendig, frühzeitig Beginn und Ende einer Elternzeit zu erfahren. Dies hängt einerseits mit der elektronischen Übermittlung von Daten an die Elterngeldstellen für die Zahlung des Elterngelds zusammen. Andererseits können damit die gesetzlichen Krankenkassen rechtzeitig den Versicherungsstatus ihrer Mitglieder in Elternzeit prüfen.

Seit Jahresbeginn sind daher alle Arbeitgeber nach § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 4a SGB IV in Verbindung mit § 12 Abs. 6 DEÜV verpflichtet, den Beginn und das Ende der Elternzeit ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten elektronisch an die jeweils zuständige Krankenkasse zu melden. Die Meldung erfolgt spätestens sechs Wochen nach Beginn beziehungsweise Ende der Elternzeit oder mit der nächsten Entgeltabrechnung. Dies gilt auch für freiwillig gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte zur Prüfung und Feststellung ihrer beitragspflichtigen Einnahmen.

Die Meldungen ersetzen nicht die Pflicht zur Abgabe einer Unterbrechungsmeldung, sondern werden zusätzlich erstellt. Die neue Meldepflicht gilt für alle Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen.

Voraussetzungen für die Meldepflicht

Die Meldepflicht besteht 

  • für alle gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitenden, wenn ihre Beschäftigung durch die Elternzeit mindestens einen Kalendermonat unterbrochen ist und damit der Anspruch auf Arbeitsentgelt wegfällt 
  • für freiwillig Krankenversicherte, hier sind auch kürzere Zeiträume als ein Kalendermonat meldepflichtig 

Für privat krankenversicherte und geringfügig Beschäftigte sind keine Elternzeit-Meldungen abzugeben.

Inhalt der Meldungen

Der Beginn der Elternzeit ist nach dem Ende der Schutzfrist mit dem Abgabegrund „17“ (Beginn-Meldung) zu melden. Die Meldung beinhaltet nur den Beginn der Elternzeit, selbst dann, wenn das Ende der Elternzeit bereits feststeht.

Das Ende der Elternzeit ist mit dem Abgabegrund „37“ (Ende-Meldung) zu melden. Die Meldung enthält den Beginn aus der Beginn-Meldung und ein Ende-Datum. Dies gilt auch, sofern die Elternzeit über den 31. Dezember eines Jahres hinaus besteht. Es sind insoweit keine „Elternzeit-Jahresmeldungen“ abzugeben.

Für eine korrekte maschinelle Zuordnung eingehender Meldungen sind neben der Versicherungsnummer (Ordnungskriterium) die Daten zum Namen und zur Anschrift der Person (mit den Datenbausteinen Name und Anschrift) sowie das Aktenzeichen aus der der Elternzeit zugrundeliegenden Beschäftigungsmeldung anzugeben.

Meldung der Elternzeit seit 1.1.2024

Eine sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmerin bezieht vom 20.2.2024 bis zum 28.5.2024 (Ende der Schutzfrist) Mutterschaftsgeld und nimmt danach vom 29.5.2024 bis zum 28.11.2024 Elternzeit in Anspruch.

Folgende Meldungen sind zu erstellen: 

  • Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund „51“ (Mutterschaftsgeldbezug)¹) vom 1.1. bis zum 19.2.2024 und dem bis dahin erzielten Arbeitsentgelt
  • Anmeldung Elternzeit mit dem Abgabegrund „17“ ab dem 29.5.2024
  • Abmeldung Elternzeit mit dem Abgabegrund „37“ und dem Zeitraum vom 29.5.2024 bis zum 28.11.2024

¹) Die Abgabe einer Unterbrechungsmeldung aus Anlass der Aufnahme einer Elternzeit (Abgabegrund „52“) erfolgt in diesen Fällen aufgrund der vorangegangenen Unterbrechungsmeldung aus Anlass des Bezugs von Mutterschaftsgeld (Abgabegrund „51“) nicht.

Aufnahme einer Beschäftigung während der Elternzeit

Beginnt die Person während der Elternzeit eine temporäre und mehr als geringfügige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber, ist mit dem Tag vor Aufnahme der Beschäftigung eine Ende-Meldung abzugeben.

Nach Beendigung dieser Beschäftigung ist erneut eine Beginn-Meldung erforderlich, sofern weiterhin oder erneut eine Elternzeit besteht.

Wird während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber eine geringfügig entlohnte Beschäftigung aufgenommen, ist eine Abmeldung mit Grund „37“ (Ende der Elternzeit) nicht vorzunehmen.

Krankenkassenwechsel oder Beschäftigungsende

Bei einem Krankenkassenwechsel während der Elternzeit geben Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Wechsels eine Beginn-Meldung gegenüber der neuen Krankenkasse ab. Die Abgabe einer Ende-Meldung an die bisherige Krankenkasse ist nicht erforderlich.

Endet das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit, ist zusätzlich zur Abmeldung (Abgabegrund „30“) eine Ende-Meldung mit dem Datum des Beschäftigungsendes erforderlich.

Übergangsregelung

Beschäftigte, die sich bereits in Elternzeit über den 31. Dezember 2023 hinaus befinden, sind nicht in das neue Verfahren eingebunden. Diese Fälle klärt die Krankenkasse mit den Arbeitgebern außerhalb des elektronischen Verfahrens. Die Meldepflicht entsteht also erstmalig bei Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen.  

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Stand

Erstellt am: 16.01.2024

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