Gehaltsextras als Sachbezüge
Betriebsveranstaltungen
Sachzuwendungen an Beschäftigte und ihre Begleitpersonen bei Betriebsveranstaltungen sind bis zu 110 Euro je teilnehmender Person kein Arbeitslohn, sofern die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht. Die Kosten werden gleichmäßig auf alle Anwesenden verteilt. Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Ein separater Freibetrag für Begleitpersonen besteht nicht. Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr.
Gehen die Kosten für Betriebsveranstaltungen über den Freibetrag hinaus, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn, den der Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent versteuert (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Voraussetzung dafür ist, dass die Pauschalbesteuerung zeitnah mit der Entgeltabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums erfolgt – spätestens mit der Entgeltabrechnung vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr. Maßgeblicher Stichtag ist der 28. Februar des Folgejahres (Schaltjahr: 29. Februar).
Seit 2026 gilt: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer bei steuerpflichtigen Betriebsveranstaltungen nur pauschalieren, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine sorgfältige Dokumentation der Kosten und Teilnehmendenzahlen ist empfehlenswert.
Aufmerksamkeiten und Geschenke aus besonderem Anlass
Aufmerksamkeiten sind einmalige Sachzuwendungen von geringem Wert wie Blumen, Bücher und Gutscheine. Sie werden Beschäftigten oder deren Angehörigen, die im selben Haushalt leben, anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses überreicht, beispielsweise zum Geburtstag. Aufmerksamkeiten sind beitragsfrei, wenn ihr Wert 60 Euro pro Anlass nicht übersteigt.
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Beispiel: Aufmerksamkeiten
Eine Arbeitnehmerin heiratet Anfang Juni und wird drei Wochen später Mutter eines Sohnes. Der Arbeitgeber schenkt ihr zur Hochzeit einen Blumenstrauß im Wert von 35 € und zur Geburt eine Windeltorte im Wert von 40 €.
Bei beiden freiwilligen Sachzuwendungen handelt es sich um steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeiten, weil der Wert je Einzelzuwendung unter 60 € liegt und unterschiedliche Anlässe vorliegen. Es ist unerheblich, dass beide Aufmerksamkeiten zusammen den Betrag von 60 € im selben Monat überschreiten.
Beispiel: Geldleistung als Aufmerksamkeit
Anlässlich ihres Geburtstags darf sich eine Arbeitnehmerin in einer Buchhandlung Bücher im Wert von bis zu 55 € aussuchen. Sie wählt ein Buch für 52 € und erhält den Betrag anschließend vom Arbeitgeber gegen Vorlage der Quittung erstattet.
Zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen erfüllen nicht die Vorgaben für steuerfreien Sachlohn. Es handelt sich um einen steuer- und beitragspflichtigen Geldbezug.
Andere Sachzuwendungen, die nicht aus besonderem Anlass gewährt werden, können steuer- und damit auch beitragsfrei sein, wenn die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro eingehalten wird. Bei Beträgen über 50 Euro kann die Einkommensteuer für die Sachzuwendung pauschaliert werden. Vorsicht: Geldzuwendungen sind stets beitragspflichtig.
Warengutscheine und Belegschaftsrabatte
Bei Warengutscheinen gilt die 50-Euro-Sachbezugs-Freigrenze. Unabhängig davon, ob es sich um eine Zuwendung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers oder um Annehmlichkeiten handelt, sind Vorteile aus Sachbezügen beitrags- und lohnsteuerfrei, wenn der geldwerte Vorteil im Monat insgesamt nicht über 50 Euro liegt. Wird die Freigrenze überschritten, so ist der gesamte Wert des Sachbezugs steuer- und beitragspflichtig.
Voraussetzung ist, dass der Gutschein
- ausschließlich zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen berechtigt. Dabei kommt es auf einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder ein begrenztes Waren- und Dienstleistungsspektrum an.
- zusätzlich zum Gehalt gewährt wird und somit keine Entgeltumwandlung vorliegt.
Gebühren bei elektronischen Gutscheinen oder Gutschein-Apps sind kein zusätzlicher geldwerter Vorteil, weshalb es sich nicht um Arbeitslohn der oder des Beschäftigten handelt. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für derartige Gebühren, ohne dass er sie auf die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro anrechnet.
Beispiele: begrenzter Kreis von Akzeptanzstellen
- Städtische Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde (inklusive deren Onlineshops) „City-Cards“
- Gutscheine einer bestimmten Ladenkette (inklusive deren Onlineshops)
- Eigenausgestellter (Tank-)Gutschein vom Arbeitgeber zur Einlösung bei Rahmenvertragspartnern
Ist die Einlösung des Gutscheins nicht nur auf ein Shoppingcenter begrenzt, sondern bundesweit in mehreren Shoppingcentern möglich, stellt die Gutscheingewährung keinen Sachbezug dar, weil es an der Voraussetzung des eng begrenzten Kreises der Akzeptanzstellen fehlt.
Beispiele: begrenztes Waren- und Dienstleistungsspektrum
- Personennah- und Fernverkehr
- Kraftstoff, Ladestrom
- Streamingdienste für Filme und Musik
- Fitnessleistungen
- Printmedien (Zeitungen und Zeitschriften inklusive Downloads)
Die monatliche 50-Euro-Freigrenze gilt nicht bei einer Entgeltumwandlung zugunsten von Gutscheinen oder Geldkarten.
Für Sachbezüge über 50 Euro an Beschäftigte ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 30 Prozent möglich, sofern keine Steuerbefreiung beziehungsweise Steuervergünstigung greift (§ 37b EStG). Es besteht aber Beitragspflicht zur Sozialversicherung.
Belegschaftsrabatte bis 1.080 Euro steuerfrei
Bei Waren und Dienstleistungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers gilt ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 Euro. Warengutscheine, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, gelten ohne weitere formale Anforderungen immer als Sachbezug. Diese arbeitgeberbezogenen Gutscheine sind deshalb als Belegschaftsrabatt bis zu einem Jahresbetrag von 1.080 Euro steuer- und beitragsfrei.
Gruppenunfallversicherung
Bei der Gruppenunfallversicherung schließt der Arbeitgeber eine Unfallversicherung zugunsten aller oder einer Gruppe von Beschäftigten ab. Der Arbeitgeber tritt als Versicherungsnehmer auf, der die Prämie zahlt.
Die versicherte Person ist die oder der Beschäftigte. Die Prämienzahlungen sind nicht als Entgelt im beitrags- und steuerrechtlichen Sinn zu werten, wenn der Versicherungsschutz überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt.
Versicherungsbeiträge des Arbeitgebers zu einer freiwilligen Gruppenunfallversicherung sind hingegen grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig für die begünstigten Beschäftigten. Im Steuerrecht besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen steuerpflichtige Versicherungsbeiträge zum Zeitpunkt der Zahlung pauschal mit 20 Prozent versteuern (§ 40b Abs. 3 EStG). Dann besteht auch Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung.
Handelt es sich um eine Versicherung für fremde Rechnung, bei der die Ausübung der Rechte ausschließlich dem Arbeitgeber zusteht, fließen die Beiträge nicht bereits im Zeitpunkt der Zahlung zu, sondern kumuliert bei Gewährung der Versicherungsleistung im Schadensfall. Das führt zu einer nachgelagerten Versteuerung bei den versicherten Beschäftigten.
Beispiel Gruppenunfallversicherung
Ein Arbeitgeber hat für 15 Arbeitnehmer eine Gruppenunfallversicherung abgeschlossen.
Der Arbeitgeber trägt den Beitrag von 25 € monatlich je Arbeitnehmer. Das Unfallrisiko bei Auswärtstätigkeiten ist mitversichert. Eine Aufteilung der Beiträge zur Absicherung des Unfallrisikos liegt nicht vor. Die Beschäftigten sind Begünstigte der Versicherungsleistung.
Die Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung nach § 40b Abs. 3 EStG sind erfüllt: Es sind mehrere Beschäftigte gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag versichert. Die 50‑€‑Sachbezugsfreigrenze ist daher nicht anwendbar.
Es liegt keine Aufteilung des Unfallrisikos vor, daher können 20 % des Gesamtbeitrags steuerfrei bleiben (steuerfreier Reisekostenersatz). Die restlichen 80 % der Beiträge sind entweder individuell nach ELStAM oder pauschal mit 20 % Pauschalsteuer zuzüglich Nebensteuern zu versteuern (§ 40b Abs. 3 EStG).
Wählt der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung, entfällt die Beitragspflicht zur Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SvEV). Ansonsten besteht Beitragspflicht.
Betriebliche Krankenversicherung
Auch bei einer Betrieblichen Krankenversicherung fließt den Beschäftigten Lohn zu, wenn der Arbeitgeber die Beiträge zur Versicherung übernimmt, die Ausübung der Rechte aber der oder dem Beschäftigten zusteht:
- Liegt der Beitrag unterhalb der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro, besteht bei Steuerfreiheit auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
- Liegt der Beitrag höher, ist eine Pauschalbesteuerung der Beiträge mit 30 Prozent möglich (§ 37b Abs. 2 EStG). In diesem Fall besteht allerdings Beitragspflicht zur Sozialversicherung.
Beispiel: Betriebliche Krankenversicherung
Ein Arbeitgeber schließt für seine Mitarbeiter eine betriebliche Krankenversicherung ab und zahlt jährlich je 600 € Prämien pro Mitarbeiter. Im Leistungsfall können die Beschäftigten die Versicherungsleistung gegenüber der Versicherung geltend machen.
Ermittlung des Steuer- und SV-Brutto:
Sachbezug: 600 €
Pauschale Lohnsteuer 30 %: 180 €
Pauschaler SolZ 5,5 % der Lohnsteuer: 9,90 €
Die Pauschalbesteuerung der Prämien hat keine Auswirkungen auf die SV. Die Prämien sind in voller Höhe beitragspflichtig zur SV. Die Sachbezugsgrenze ist nicht anwendbar, da der Betrag 50 € übersteigt. Das wäre bei monatlicher Zahlung anders (50 € x 12 = 600 €).
Folge:
- Geldwerter Vorteil ist sozialversicherungspflichtig
- Arbeitgeber kann die Arbeitnehmeranteile zur SV übernehmen
- Übernahme führt zu zusätzlichem geldwertem Vorteil. Dieser ist individuell zu versteuern.
- Auch diesen Betrag kann der Arbeitgeber freiwillig übernehmen.
Internet-, Telefon, Homeoffice-Ausstattung
Überlässt der Arbeitgeber Beschäftigten Arbeitsmittel wie etwa Rechner, Bildschirm oder Büromaterial unentgeltlich zur betrieblichen Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel kauft und den Beschäftigten zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob Beschäftigte sie selbst anschaffen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz nach § 3 Nr. 50 EStG).
Sobald eine private Mitnutzung der Arbeitsmittel erlaubt ist, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings dürfen Beschäftigte betriebliche Datenverarbeitungsgeräte und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör und Anwendungen privat steuer- und beitragsfrei nutzen (§ 3 Nr. 45 EStG).
Arbeitgeber können Kosten für die technische Infrastruktur bei Beschäftigten im Homeoffice erstatten:
Telefonkosten: Steuerfrei (und beitragsfrei) ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags. Die Höchstgrenze liegt bei 20 Euro im Monat. Die berufliche Veranlassung muss bei Beschäftigten, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten, nicht nachgewiesen werden.
Internetkosten: Arbeitgeber können Beschäftigten bis zu 50 Euro Internetpauschale monatlich als Zuschuss zu den Kosten für den privaten Internetanschluss, Einrichtung und Router zahlen. Bei nachgewiesenen höheren Kosten kann die Zahlung pauschal mit 25 Prozent versteuert werden und ist damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Wohnraumüberlassung an Beschäftigte
Immer mehr Unternehmen nutzen die Überlassung von Wohnraum als Instrument zur Mitarbeiterbindung – besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und angespannten Wohnungsmärkten. Wer Beschäftigten eine Wohnung verbilligt oder kostenlos zur Verfügung stellt, schafft einen attraktiven Vorteil.
Wohnung oder Unterkunft?
Eine Wohnung ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit Küche und Bad.
Fehlen diese Merkmale, etwa bei einem WG-Zimmer, handelt es sich rechtlich um eine Unterkunft. In diesem Fall gilt der amtliche Sachbezugswert als Bemessungsgrundlage, der 2026 bei 285 € monatlich liegt.
Voraussetzungen für Steuerfreiheit: Zahlen Beschäftigte mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete (inklusive umlagefähiger Nebenkosten, jedoch ohne Heiz- und Warmwasserkosten), entfällt die Steuerpflicht für den geldwerten Vorteil durch das vom Arbeitgeber übernommene Drittel der Miete vollständig. Die ortsübliche Kaltmiete darf dabei 25 Euro pro Quadratmeter nicht übersteigen.
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils kann ein Bewertungsabschlag vorgenommen werden. Als Grundlage dient die unterste Mietpreisspanne des örtlichen Mietspiegels.
Sozialversicherung: Auch wenn der geldwerte Vorteil steuerfrei ist, bleibt er in der Regel sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber sollten diesen Unterschied bei der Lohnabrechnung im Blick behalten und die Beiträge korrekt berechnen.
Dienstwohnung oder Werkmietwohnung haben unterschiedliche rechtliche Grundlagen:
- Bei der Dienstwohnung besteht eine enge Verknüpfung mit der Tätigkeit. Klassisches Beispiel ist der Hausmeister.
- Die Werkmietwohnung hingegen basiert auf einem eigenständigen Mietvertrag, der im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag steht. Grundsätzlich empfiehlt es sich, Arbeits- und Mietvertrag stets getrennt zu schließen und das Ende des Wohnrechts bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu regeln.
Die Vermietung an Beschäftigte ist in der Regel umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12a UStG). Werden Nebenkosten vom Arbeitgeber übernommen, gilt dies als lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
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Stand
Erstellt am: 30.04.2026
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