Diese Arbeitgeber nehmen an der Umlage U2 teil
Um die Erstattungsleistungen bei Mutterschaft ihrer Mitarbeiterinnen finanzieren zu können, entrichten grundsätzlich alle Arbeitgeber Beiträge in eine eigene Umlagekasse, das Ausgleichsverfahren U2. Die Anzahl der Beschäftigten spielt ebenso wenig eine Rolle wie ihr Geschlecht – auch wer ausschließlich Männer beschäftigt, beteiligt sich.
Öffentlich-rechtliche Arbeitgeber und Verbände der freien Wohlfahrtspflege, die von der Teilnahme an der Entgeltfortzahlungsversicherung U1 ausgenommen sind, nehmen ebenfalls an der Umlage U2 teil.
Kein U2-Verfahren
Vom U2-Verfahren ausgenommene Arbeitgeber
- Landwirtschaftsbetriebe, die nur Familienangehörige beschäftigen
- Stationierungsstreitkräfte in Deutschland sowie deren begleitendes Zivilpersonal und deren Angehörige
- Außerbetriebliche Einrichtungen für bezuschusste Einstiegsqualifizierungen und bezuschusste Berufsausbildungen nach dem Dritten Sozialgesetzbuch
- Anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen
- Arbeitgeber, die in eine branchenbezogene freiwillige Ausgleichskasse nach § 12 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) einzahlen
Beiträge zur U2 berechnen
Der Umlagesatz zur U2 ist in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse festgelegt. Arbeitgeber entrichten die Umlagebeiträge allein. Die Beschäftigten sind an der Finanzierung nicht beteiligt.
Nur das laufend gezahlte Entgelt ist Grundlage für die Umlageberechnung zur U2 und wird mit dem Umlagesatz zur U2 multipliziert.
Laufend gezahltes Arbeitsentgelt
Laufendes Arbeitsentgelt wird für einen bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt. Hierzu gehören beispielsweise:
- Lohn oder Gehalt
- Mehrarbeitszuschläge
- Schichtzulagen
- Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist von der Erstattung ausgeschlossen und wird daher auch bei der Umlageberechnung nicht berücksichtigt. Auch fiktiv beitragspflichtige Einnahmen (etwa bei Beziehenden von Kurzarbeitergeld) zählen nicht zum umlagepflichtigen Entgelt zur U2.
Bei Beschäftigten im Übergangsbereich gilt die reduzierte beitragspflichtige Einnahme als umlagepflichtiges Arbeitsentgelt zur U2.
Berücksichtigungsfähige Entgelte für die U2
- Arbeitgeber entrichten den Umlagebeitrag zur U2 grundsätzlich aus den Entgelten aller Beschäftigter und aller Auszubildenden – unabhängig vom Geschlecht. Auch aus den Entgelten von Fremd- und Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH zahlen Arbeitgeber die U2-Umlage. Für die Entgelte aller anderen GmbH-Geschäftsführer gilt keine U2-Pflicht.
Ebenso bleiben die Entgelte für folgende Personengruppen außen vor:
- Entsendete Beschäftigte, wenn ein neuer Arbeitsvertrag mit dem ausländischen Arbeitgeber besteht und der inländische Vertrag entweder aufgelöst wurde oder ruht (= keine Entgeltzahlung durch den Arbeitgeber im Inland)
- Ausländische Saisonarbeitskräfte mit einer gültigen A1-Bescheinigung aus dem Herkunftsstaat
- Beziehende von Vorruhestandsgeld
- Vollständig freigestellte Personen in Eltern- oder Pflegezeit
Weitere ausgenommene Personengruppen
- Beamte, Richter, Soldatinnen und Soldaten, sofern nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder Grundsätzen im Krankheitsfall ein Anspruch auf Fortzahlung ihrer Bezüge und Beihilfe oder Heilfürsorge besteht
- Ausländische Stationierungsstreitkräfte in Deutschland, deren begleitendes Zivilpersonal sowie deren Angehörige
- Pflichtversicherte Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes
- Personen, die im Rahmen einer betrieblichen Einstiegsqualifizierung (von der Bundesagentur für Arbeit bezuschusst) beschäftigt sind
- Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich von anerkannten Werkstätten in einem arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis
- Ordensangehörige, deren Beschäftigung nicht vorrangig dem Erwerb dient, sondern aus religiösen oder karitativen Beweggründen erfolgt (zum Beispiel im Noviziat oder Postulat, Ordensangehörige, Kongregationen der katholischen Kirche und evangelische Diakonissen)
U2-Beiträge richtig abführen
Die Umlagebeiträge für das U2-Verfahren tragen Arbeitgeber im Beitragsnachweis im Datensatzfeld U2 ein. Sie werden gemeinsam mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen an die zuständige gesetzliche Krankenkasse abgeführt. Bei privat krankenversicherten Personen werden die Beiträge an die Umlagekasse entrichtet, an die auch die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung gezahlt werden. Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijob-Zentrale die zuständige Umlagekasse.
Welche Aufwendungen erstattet werden
Aus der Umlage U2 erhält der Arbeitgeber alle Aufwendungen ersetzt, die ihm im Rahmen der Mutterschaft seiner Arbeitnehmerinnen entstanden sind. Dazu gehören:
- Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld während der allgemeinen Mutterschutzfristen
- Das bei Beschäftigungsverboten weitergezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn)
- Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung aus den Arbeitsentgelten bei Beschäftigungsverboten (in der Satzung der Krankenkasse kann eine pauschale Erstattung des Arbeitgeberbeitragsanteils an den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen bei Beschäftigungsverboten geregelt sein)
- Entgeltbestandteile wie vermögenswirksame Leistungen oder Beiträge zu betrieblichen Versorgungseinrichtungen
Nicht erstattungsfähig sind Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder einmal jährlich geleistete Zahlungen zur betrieblichen Altersversorgung. Auch freiwillige Leistungen des Arbeitgebers an Beschäftigte und die Umlagebeiträge selbst werden nicht erstattet.
Ablauf der Erstattung
Umlagekasse ist stets die Krankenkasse, bei der die Beschäftigte versichert ist. Es gilt also der Grundsatz „Umlage folgt Krankenversicherung“. Um die Erstattung zu erhalten, stellt der Arbeitgeber einen elektronischen Antrag über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm (oder das SV-Meldeportal).
Für die Überweisung der Erstattungssumme ist die Nennung eines Verwendungszwecks nötig. Aus Datenschutzgründen sollten dort keine Angaben stehen, die Rückschlüsse auf die Arbeitnehmerin zulassen. Die Grundsätze und Details zum Erstattungsverfahren hat der GKV-Spitzenverband online veröffentlicht.
