Wichtiges zur Betriebsprüfung

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Seit 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) Pflicht. Dazu führt der Arbeitgeber elektronische Entgeltunterlagen für die Beschäftigten. Die Dokumentationspflichten nehmen weiter zu.
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Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger

Die Rentenversicherungsträger sind gesetzlich beauftragt, mindestens alle vier Jahre bei jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen. Die Prüfung wird als Betriebsprüfung (BP) bezeichnet. Zu diesem Zweck vereinbaren Betriebsprüfende der Rentenversicherung mit dem jeweiligen Arbeitgeber in der Regel einen Termin, um die entsprechenden Unterlagen vor Ort einzusehen. Das umfasst auch Unterlagen der Finanzbuchhaltung.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Im Rahmen der seit 1. Januar 2023 obligatorischen, elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) stellt der Arbeitgeber vorab Unternehmensdaten elektronisch zur Verfügung. Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehören dabei:

  • die Beurteilung der Versicherungspflicht beziehungsweise Versicherungsfreiheit aller Beschäftigen inklusive der Minijobbenden und Auftragnehmenden,
  • die richtige, vollständige und fristgerechte Übermittlung von Meldungen zur Sozialversicherung,
  • die richtige Beitragsberechnung und -abführung inklusive aller Umlagen,
  • sofern zutreffend, die korrekte Abführung der Künstlersozialabgabe und,
  • sofern zutreffend, die Existenz und Sicherstellung eines ausreichenden Insolvenzschutzes bei bestehenden Wertguthabenvereinbarungen nach § 7b SGB IV.

Die euBP vereinfacht dem Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung. Dem Betriebsprüfer oder der Betriebsprüferin vor Ort müssen weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden.

Unterlagen für die euBP

Zu den Entgeltunterlagen im Zusammenhang mit der euBP zählen insbesondere Unterlagen

  • zur Staatsangehörigkeit,
  • über die erstatteten Meldungen,
  • zur Versicherungspflicht beziehungsweise Versicherungsfreiheit,
  • zur Entsendung und
  • die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse.

Aus der Verpflichtung zur Führung der Unterlagen in elektronischer Form folgt, dass auch die Beschäftigten die Unterlagen elektronisch vorlegen sollen. Dabei kann der Arbeitgeber unterstützen. Ziel ist die Vermeidung eines Medienbruchs bei der Übernahme in die Entgeltunterlagen. Die Prüfung erfolgt in der Regel stichprobenhaft.

Grundlegende Voraussetzung für die Teilnahme an der euBP ist die Übermittlung der Daten aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen und die Bereitstellung über das Modul „euBP“.

Der Online-Datenspeicher des SV-Meldeportals kann für die Betriebsprüfung genutzt werden. 

Die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm werden elektronisch an den Rentenversicherungsträger übermittelt. Die übermittelten Daten werden mithilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Nach Abschluss der Prüfung kann der Arbeitgeber die Ergebnisse elektronisch abrufen.

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Ausnahmen nur auf Antrag

Für Prüfzeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf Antrag des Arbeitgebers auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.

Elektronische Zeiterfassung in der Betriebsprüfung

Arbeitszeiterfassung besteht gemäß der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) schon jetzt. Darauf verweist der Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz ausdrücklich.

Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen täglich und elektronisch erfasst werden. Ausnahmen gibt es für Tarifparteien, die die Zeiterfassung auch anders regeln können. Die Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren. Sie müssen jedoch die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung sicherstellen. Nachweise über die erfasste Arbeitszeit müssen Unternehmen im Inland und in deutscher Sprache bereithalten. Die Aufbewahrungspflicht für die Aufzeichnungen beträgt im Grundsatz zwei Jahre. Eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis bleibt möglich, jedoch müssen Zeiten ab sofort auch bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden.

Beschäftigte können auf Anfrage eine Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit vom Arbeitgeber erhalten. Für die Umstellung auf die elektronische Erfassung der Arbeitszeit gelten jedoch Übergangsfristen:

  • 1 Jahr ab 250 Beschäftigten
  • 2 Jahre bei weniger als 250 Beschäftigten
  • 5 Jahre bei weniger als 50 Beschäftigten
  • Achtung: Zeiterfassung in Papierform ist weiterhin ausreichend bei zehn Beschäftigten und weniger

Der aktuelle Referentenentwurf gilt als Startschuss für das Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet, ein Zeitpunkt für das Inkrafttreten ist noch nicht bekannt.

Stand

Zuletzt aktualisiert: 08.01.2024

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