Personalprozesse in der Betrieblichen Altersversorgung (bAV)
Personalprozesse der betrieblichen Altersversorgung
Zur Definition der Personalprozesse der bAV sollten zunächst alle Personalereignisse definiert werden und deren Auswirkungen auf die bAV bekannt sein. Um beides zu ermitteln, können sich Unternehmen Unterstützung bei Unternehmensberatenden, die auf bAV spezialisiert sind, holen.
Danach kann, gegebenenfalls mit professionellen Beratenden, ein klarer Prozessablauf für die Bearbeitung jedes Personalereignisses definiert werden. Dabei hilft es, folgende Fragen zu klären:
- Was muss wann an wen gemeldet oder zur Unterschrift vorgelegt werden?
- Was muss von wem dokumentiert werden?
- Wo muss was wie archiviert werden?
- Welche Wiedervorlagen müssen von wem angelegt werden?
- Wie erfolgt eine prozessbezogene Kontrolle beziehungsweise Plausibilitätsprüfung?
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Inhalt eines standardisierten Prozesses
Ein standardisierter Prozess beschreibt und definiert anhand der gesetzlichen Grundlagen im Betriebsrentengesetz die exakten Handlungsanleitungen, die bei bestimmten wiederkehrenden Personalereignissen zu berücksichtigen sind.
Ziel der Implementierung dieser standardisierten Prozesse muss sein, die Haftung des Arbeitgebers auf ein Minimum zu reduzieren und unnötige Kosten für ihn zu vermeiden. Damit werden der Personalaufwand für bAV-Vorgänge deutlich verringert und die Bearbeitungszeiten erheblich reduziert.
Betriebliche Altersvorsorge nach Verlassen des Unternehmens
Das Betriebsrentengesetz regelt nur die Abfindung, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen, bevor der Versorgungsfall durch die bAV eintritt.
Das Gesetz schreibt in § 3 BetrAVG ein Abfindungsverbot vor, es sei denn, die abzufindende Anwartschaft übersteigt nicht die dort definierten Mindestrenten (für 2026: 59,33 Euro monatlicher Rentenbetrag oder 7.119 Euro Kapitalleistung). Diese Werte gelten bundesweit einheitlich. Ansonsten ist eine Abfindung, selbst mit Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, nicht erlaubt.
Die bAV-Verträge werden daher nach Ausscheiden aus dem Unternehmen in der Regel bei einem anderen Arbeitgeber weitergeführt, von Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin als Versicherungsnehmende privat fortgeführt oder stillgelegt.
Durch das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz gibt es seit dem 1. Januar 2026 durch die Einführung einer neuen Abfindungsform eine Erhöhung der oben genannten Grenzen, wenn die Kleinstanwartschaft in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt wird (79,10 Euro monatlicher Rentenbetrag oder 9.492 Euro Kapitalleistung). Voraussetzung für die Anwendung dieser neuen Abfindungsform ist die ausdrückliche vorherige Zustimmung des Arbeitnehmenden. Diese Abfindungsform ist nur vor Rentenbeginn möglich.
Vorzeitige Kündigung der betrieblichen Altersvorsorge
Manchmal wollen oder müssen Beschäftigte ihre betriebliche Altersvorsorge aus wirtschaftlichen Gründen kündigen, weil sie den Rückkaufswert aus der Versicherung (Abfindung) benötigen. Dieser Fall ist gesetzlich nicht geregelt. Daher brauchen die Beschäftigten für die Kündigung die Zustimmung des Arbeitgebers, wenn sie ihre bAV im laufenden Arbeitsverhältnis vorzeitig kündigen wollen.
Die Zustimmung birgt jedoch einige Risiken. Deshalb sind für den Arbeitgeber diese Punkte im Kündigungsprozess wichtig:
- Kündigung der ursprünglich erteilten Zusage
- vollständige Arbeitnehmerinformation über die tatsächlichen Auswirkungen
- Dokumentation der Arbeitnehmerinformation
- Archivierung (insbesondere der unterschriebenen Arbeitnehmererklärung)
Informationspflichten des Arbeitgebers
Besonders wichtig ist im Fall der vorzeitigen Kündigung einer bAV die Information des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin. Der Arbeitgeber muss darüber aufklären, dass die Abfindung
- als Einmalbezug steuerpflichtig nach § 22 EStG (sonstige Einkünfte) und
- als Versorgungsbezug grundsätzlich beitragspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung ist.
Die wirtschaftlichen Nachteile für die Beschäftigten sind gravierend. In den meisten Fällen umfasst der Rückkaufswert (auch Abfindung genannt) lediglich circa 20 bis 30 Prozent der eingezahlten Beiträge. Das bedeutet 70 bis 80 Prozent Verlust. Hinzu kommt, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin damit keine weitere zusätzliche Altersversorgung aufbaut.
Sozialversicherungsbeiträge auf Abfindung
Die Abfindung beziehungsweise der Rückkaufswert unterliegt als Versorgungsleistung grundsätzlich der Beitragspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung. Beitragspflichtig ist aber allein der (gesetzlich krankenversicherte) Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin.
Durch die Zuordnung als Versorgungsbezug entsteht eine Meldepflicht der Zahlstelle, die der zuständigen Kasse die Höhe der ausgezahlten Abfindung mitzuteilen hat.
Der Arbeitgeber selbst muss keine Beiträge nachzahlen, auch wenn der in der Vergangenheit in Anspruch genommenen Beitragsfreiheit durch die Kündigung der bAV im Nachhinein die Grundlage entzogen wurde.
Kleinst-Betriebsrenten können in Rentenversicherung eingezahlt werden
Eine Ausnahme vom grundsätzlichen Abfindungsverbot für Anwartschaften in der bAV ist die Abfindung von Kleinstanwartschaften ohne Zustimmung des Mitarbeitenden. Die gesetzlich vorgeschriebenen Grenzbeträge wurden durch das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz angehoben. Die Grenzbeträge liegen seit dem 1. Januar 2026 für laufende Betriebsrenten bei 59,33 Euro und für Kapitalleistungen bei 7.119 Euro. Dabei ist die Abfindung durch den Arbeitgeber sowohl nach Ausscheiden als auch in der Rentenbezugsphase möglich. Diese Abfindungszahlungen sind als sonstige Einkünfte steuerpflichtig nach § 22 Nr. 5 Satz 1 EStG. In der Kranken- und Pflegeversicherung ist eine Beitragspflicht als Versorgungsbezug möglich.
Seit dem 1. Januar 2026 gibt es eine neue Abfindungsoption: Die Kleinstanwartschaft kann auch in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt werden. Das zweite BRSG sieht für diesen Fall eine Verdoppelung der bisherigen Grenzen vor:
- Laufende Leistungen: bis zu 79,10 Euro monatlich
- Kapitalleistungen: bis zu 9.492 Euro
Diese Form der Abfindung ist nur mit Zustimmung der Abzufindenden und nur vor Beginn der Rente zulässig. Weiterhin gilt: Die Abfindungszahlung ist steuerfrei nach § 3 Nr. 55c Satz 2 Buchstabe b EStG. In der Kranken- und Pflegeversicherung besteht gegebenenfalls eine Beitragspflicht als Versorgungsbezug.
Beispiel zur Abfindung und Einzahlung in die Rentenversicherung
Ein Arbeitgeber möchte eine unverfallbare Anwartschaft der betrieblichen Altersversorgung nach dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers zum 31.3.2026 als Kapitalleistung abfinden. Der Wert der Kapitalleistung beträgt im
- Fall a) 7.000 €
- Fall b) 9.300 €
Lösung:
a) Da der Wert der Kapitalleistung den Betrag von 7.119 € (= 18/10 der monatlichen Bezugsgröße von 2026) nicht übersteigt, kann der Arbeitgeber die Bagatellanwartschaft auch ohne Zustimmung des ausgeschiedenen Arbeitnehmers abfinden.
b) Die Kapitalleistung von 9.300 € kann aufgrund der neuen Abfindungsform mit Zustimmung des ausgeschiedenen Arbeitnehmers in dessen Rentenversicherung eingezahlt werden, da der in diesem Fall zur Verfügung stehende neue Grenzbetrag von 9.492 € (= 24/10 der monatlichen Bezugsgröße für 2026) nicht überschritten wird.
Eine anderweitige Verwendung als die Einzahlung in die gesetzliche Rentenversicherung ist allerdings nicht möglich.
Stand
Zuletzt aktualisiert: 17.09.2026
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