Das bei einer Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber auf Antrag.
Die Anträge sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Die Erstattungsanträge werden an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt, die diese Dateien an die jeweils zuständige Krankenkasse weiterleitet.
Identifizierungsmerkmale für die maschinelle Zuordnung der Erstattungsanträge sind die Betriebsnummer des Arbeitgebers und die Versicherungsnummer der oder des Beschäftigten. Als gültige Versicherungsnummer muss die Sozialversicherungsnummer der oder des Beschäftigten angegeben werden.
Im maschinellen Erstattungsverfahren sind Endabrechnungen oder auch Zwischenabrechnungen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann hierbei wählen, ob die Erstattung mittels Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung mit dem Beitragsnachweis erfolgen soll. Bei fälligen Beiträgen nimmt die AOK Hessen grundsätzlich eine Verrechnung vor.
Im Datensatz ist bei einem Antrag auf Erstattung von Krankheitsaufwendungen der Abgabegrund 01 zu übermitteln.
Der Arbeitgeber erhält in jedem Fall eine maschinelle Rückmeldung zum übermittelten Erstattungsantrag. Dies gilt insbesondere, wenn dem Antrag der Höhe nach nicht oder nicht vollständig entsprochen wird. In diesem Fall wird zusätzlich der Grund für die Abweichung angegeben.
Aus Datenschutzgründen dürfen personenbezogene Daten der Beschäftigten wie Name, Versicherungsnummer oder Personalnummer nicht im Feld Verwendungszweck übermittelt werden. Für die Arbeitgeber und die Mitarbeitenden im Personal- und Lohnbüro bedeutet das: Die manuelle oder maschinelle Eingabe personenbezogener Daten im Verwendungszweck ist unzulässig und darf nicht mehr vorgenommen werden. Verwendet der Arbeitgeber doch einen personenbezogenen Verwendungszweck, kann die Krankenkasse diesen nicht in der Erstattung angeben. Als Hinweistext wird stattdessen „Erstattung AAG“ ausgegeben.
