Digitales Verfahren für den Nachweis der Elterneigenschaft
Digitales Nachweisverfahren ab 1. Juli 2025
Ab dem 1. Juli 2025 greift das obligatorische elektronische Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Vorteil des digitalen Verfahrens: Bei einer Änderung der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder werden Arbeitgeber über das neue Verfahren proaktiv informiert. Sie müssen in den meisten Fällen also keine Nachweise mehr von den Beschäftigten anfordern.
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist in dem elektronischen „Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung“ (DaBPV) die zentrale Datenquelle und hält die Daten der Meldebehörden und Finanzämter bereit.
Für die Berechnung der Beiträge zur Pflegeversicherung können Arbeitgeber also für die Erhebung der Elterneigenschaft und den Nachweis der entsprechenden Angaben zur Kinderanzahl auf die vom BZSt vorgehaltenen Daten zugreifen. Die technische Anbindung der Krankenkassen an das BZSt erfolgt über die Nutzung der Schnittstelle der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Weil die Arbeitgeber nicht über eine direkte Schnittstelle zur ZfA verfügen, werden sie über eine Schnittstelle, die bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) genutzt wird, technisch angebunden. Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) ist dabei das zentrale Zuordnungskriterium.
So funktioniert der digitale Datenaustausch bei den Nachweisen für Kinder in der Pflegeversicherung.
Legende zur Grafik über das Verfahren DaBPV
- Anmeldung Abonnement
- Weiterleitung (a) / Fehler (b)
- Anmeldung Abonnement
- Weiterleitung (a) / Fehler (b)
- Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl
- Vormerkung Abonnement
- Von Meldebehörde hat BZSt von der Geburt eines weiteren Kindes erfahren;
Aktualisierte Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl im Abonnement
Neue Meldepflichten für Arbeitgeber
Ab dem 1. Juli 2025 haben Arbeitgeber bei Beginn und Ende einer pflegeversicherungspflichtigen Beschäftigung eine zusätzliche elektronische Meldung über ihr Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal an die DSRV zu erstatten.
Daraufhin erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung sowie weitere proaktive Meldungen bei Änderungen in Bezug auf die Elterneigenschaft und Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder.
Initialabruf für laufende Beschäftigungen
Für Bestandsfälle – also alle Beschäftigten, die schon vor dem 1. Juli 2025 beim Arbeitgeber in einem laufenden Beschäftigungsverhältnis stehen – hat der Arbeitgeber zum 1. Juli 2025 einen Initialabruf vorzunehmen, für den er bis zum 31. Dezember 2025 Zeit hat.
Arbeitgeber schließen mit diesem Abruf ein Abonnement für alle künftigen Informationen über den Elternstatus der Beschäftigten ab. Das heißt: Die Antwort des BZSt beinhaltet bei der Berücksichtigung für den Pflegeversicherungsbeitrag die chronologische Entwicklung der Kinderanzahl bis zum Wegfall des Kindes mit Ablauf des 25. Lebensjahres.
Vollendet etwa ein Kind das 25. Lebensjahr, erfolgt zu diesem Zeitpunkt also keine proaktive Meldung, weil dies bereits durch die Angabe einer Gültigkeit für die Kinderanzahl übermittelt wurde.
Kommt ein berücksichtigungsfähiges Kind dazu oder fällt eines weg, erhält der Arbeitgeber automatisch eine Meldung.
Datenabruf: Anlässe der Arbeitgeber
- Anmeldung zur Anfrage und zur Einrichtung eines Abonnements für Arbeitgeber (sogenanntes „Push-Verfahren“)
- Historienanfrage für vergangene Zeiträume, an deren Ende eine unmittelbare Information des BZSt über die pflegebeitragsrelevanten Daten für die Arbeitgeber steht und kein Abonnement eingerichtet wird
- Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements
- Abmeldung zur Beendigung des Abonnements für die Arbeitgeber
Hinweis: Der Wechsel der Betriebsnummer hat keine Abmeldung zur Folge, wenn die Hauptbetriebsnummer unverändert bleibt.
Datenaustausch: Informationen des Bundeszentralamts für Steuern
- Mitteilung der Elterneigenschaft sowie der Kinderzahl ab dem Ab-Datum der Anfrage für den gesamten vom Arbeitgeber erfragten Zeitraum (soweit Daten vorliegen)
- Bei Historienanfrage vom Ab-Datum bis zum Bis-Datum
- Für die Beitragsabschläge Berücksichtigung von lohnsteuerrechtlich erfassten Kindern im Datenbestand des ELStAM-Verfahrens bis unter 25 Jahre
- Nur spätere – von der bisherigen Abmeldung abweichende – Veränderungen führen zur proaktiven Meldung des BZSt
Hinweis: Vollendet etwa ein Kind das 25. Lebensjahr, erfolgt keine proaktive Meldung, weil dies bereits durch die Angabe einer Gültigkeit für die Kinderanzahl übermittelt wurde.
Beispiel: Rückmeldung bei Geburt vor Verfahrensbeginn
Fallbeispiel 1
Arbeitgeber übermittelt Anmeldung am 28.5.2025 zu einer IdNr, für die ein Kind, geboren am 15.8.2015, vorliegt. Als Ab-Datum wird der 28.5.2025 definiert. Es wird kein Bis-Datum übermittelt.
Antwort-Datensatz:
ElternEigenschaftAb: seit 28.05.2025
Kinder: Anzahl=1; AbDatum=28.05.2025
Kinder: Anzahl=0; AbDatum=01.09.2040
Erklärung:
- Elterneigenschaft liegt bereits seit 15.8.2015 vor. Grundsätzlich ist der volle Monat zu berücksichtigen. Die Elterneigenschaft wird ab AbDatum der Anfrage angegeben.
- Anzahl Kinder: AbDatum der Anfrage ist maßgebender Beginn des mitzuteilenden Zeitraums für Anzahl der Kinder. Der Zeitraum, ab dem das Kind nicht mehr berücksichtigt wird, beginnt erst, wenn der Monat der Vollendung des 25. Lebensjahres abgeschlossen ist.
Beispiel: Proaktive Meldung einer Adoption
Ausgangssituation aus Fallbeispiel 1
In seiner monatlichen Datenprüfung stellt das BZSt zu einer abonnierten IdNr die Adoption eines zweiten Kindes zum 12.7.2025 fest. Das Kind wurde am 8.2.2024 geboren. Diese Adoption liegt dem BZSt wegen verspäteter Mitteilung durch die Bürgerin erst seit 30.9.2025 vor.
BZSt teilt am 6.10.2025 proaktiv eine Aktualisierung der Daten mit Antwort-Datensatz:
ElternEigenschaftAb seit 28.05.2025
Kinder Anzahl=1; AbDatum=28.05.2025
Kinder Anzahl=2; AbDatum=01.07.2025
Kinder Anzahl=1; AbDatum=01.09.2040
Kinder Anzahl=0; AbDatum=01.03.2049
BZSt übermittelt auch in proaktiven Meldungen immer den gesamten Zeitraum ab AbDatum beziehungsweise dem Datum der Anmeldung.
Beispiel: Historienanfrage
Historienanfrage durch Arbeitgeber am 28.5.2026 zu einer IdNr, für die zwei leibliche Kinder vorliegen, geboren am 1.2.2015 und am 30.9.2024. Ein drittes Kind, geboren am 12.1.2020 wird für die Zeit vom 3.8.2023 bis 2.8.2024 gepflegt. AbDatum 1. 7.2023, BisDatum 28.5.2026.
Antwort-Datensatz:
ElternEigenschaftAb seit 01.07.2023
Kinder Anzahl=1; AbDatum=01.07.2023
Kinder Anzahl=2; AbDatum=01.08.2023
Erklärung:
- Die Pflege endet zum 2.8.2024, ab Beginn Folgemonat ein Kind weniger zu berücksichtigen; im Folgemonat Geburt weiteres Kind. Es bleibt durchgehend bei zwei Kindern.
- Wegfall Kind aufgrund Vollendung des 25. Lebensjahres nicht berücksichtigt, da Historienanfrage BisDatum 28.5.2026.
Beispiel: Kind bei Anfrage bereits über 25 Jahre
Arbeitgeber übermittelt Anfrage als Anmeldung am 1.5.2025 zu einer IdNr, für die ein Kind, geboren am 15.08.1997, vorliegt.
Antwort-Datensatz:
ElternEigenschaftAb seit 01.05.2025
Kinder Anzahl=0; AbDatum=01.05.2025
Erklärung:
- Elterneigenschaft liegt bereits seit 15.8.1997 vor
- Baustein Kinder ist von Beginn an bei Null, da das Kind zum Beginn des Abonnements bereits das 25. Lebensjahr vollendet hatte
Grenzen des digitalen Verfahrens bei der Elterneigenschaft
In einigen Fällen sind die Daten des Bundeszentralamts nicht vollständig. Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder können über dieses Verfahren nicht erhoben werden. Hier müssen Arbeitgeber und Beschäftigte individuell reagieren. Bei Pflegekindern ist die steuerliche Gültigkeit immer für ein Jahr befristet, die Verlängerung der steuerlichen Gültigkeit kommt dann per Änderungsmitteilung.
Steuerlich nicht erfasste Kinder können zum Beispiel sein:
- Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden (Adoptionspflege oder Adoption wurde dem Finanzamt nicht gemeldet)
- Stiefkinder
- Kinder, die vor Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 bereits 18 Jahre alt waren, sofern die Kinder nicht direkt dem Finanzamt mitgeteilt wurden (kein Kinderfreibetrag)
- Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist, und die Kinder nicht dem Finanzamt gemeldet wurden (sogenannte auswärtige Kinder)
- Kinder, die melderechtlich nicht an das BZSt zu übermitteln sind und steuerrechtlich nicht erfasst wurden, zum Beispiel im Ausland lebende Kinder
- Eltern haben Kinderfreibetrag nur einem Elternteil zugeordnet
Abweichende Daten im digitalen Verfahren
Die Informationen des BZSt sind keine abschließende und verbindliche Feststellung der Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder. Wenn das digitale Nachweisverfahren an seine Grenzen stößt, sind in Einzelfällen abweichende Entscheidungen des Arbeitgebers zugelassen und erforderlich. Dann sind selbst erhobene Daten für die Beitragserhebung zulässig.
Sind keine Abweichungen zu den Daten beim BZSt bekannt oder liegen keine Indizien für einen Zweifel an den Daten des BZSt vor, sind sie für den Arbeitgeber verbindlich. Der Arbeitgeber hat also keine generalisierende Verpflichtung zur Prüfung auf Abweichungen.
Liegen dem Arbeitgeber abweichende Informationen von der Meldung des BZSt vor, muss der Arbeitgeber eine Klärung mit den betroffenen Beschäftigten herbeiführen.
Bei Bestätigung der Elterneigenschaft oder Anzahl der Kinder anhand geeigneter Nachweise, sind die Daten für die Beitragserhebung in der Pflegeversicherung zu verwenden. Abweichende Informationen des BZSt zählen dann nicht.
Bei Abweichungen zwischen vereinfachtem und digitalem Nachweisverfahren gilt:
Für den Zeitraum bis zum 30. Juni 2025 gilt eine Art Bestandsschutz. Das bedeutet, es gibt keine rückwirkende Korrektur zulasten der oder des Beschäftigten. Bei Abweichungen zugunsten der oder des Beschäftigten erfolgt die rückwirkende Korrektur in Form einer Erstattung längstens für die Zeit bis 1. Juli 2023.
Stand
Erstellt am: 07.05.2025
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