Arbeit stressfrei organisieren - Informationsflut beschränken

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in vielen Unternehmen vorangetrieben. Doch E-Mails, Kollaborationsplattformen oder Digital-Konferenzen verursachen eine Informationsflut, die Beschäftigte unter Stress setzt. So können Arbeitgeber eine entspanntere Arbeitsweise fördern.

Zunehmende Digitalisierung – ein neuer Stressfaktor

Digitale Werkzeuge haben die gemeinsame Arbeit auf Distanz, etwa aus dem Homeoffice, in vielen Unternehmen während der Corona-Krise erst möglich gemacht. Allerdings können ständige Erreichbarkeit oder häufige Ablenkung zu digitalem Stress führen. Tatsächlich empfindet jeder fünfte Arbeitnehmer starken digitalen Stress durch seinen Beruf. Das ergab eine Studie unter der Beteiligung der Universität Bayreuth. Sie zeigt auch, dass digital gestresste Menschen in der Folge unzufrieden mit ihrer Arbeitsstelle sind, eine schlechtere Leistung erbringen und überlegen, die Arbeitsstelle oder den Beruf zu wechseln.

Viele dienstliche E-Mails oder Nachrichten auf Social Media, unternehmensinternen Plattformen und in Chat-Programmen tragen zu dem Gefühl der „Informationsüberflutung“ bei, wie der iga.Report 41 „Neue Technologien und Digitalisierung in der Arbeitswelt“ der Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) belegt.

Im Umgang mit Nachrichten weisen die Experten im iga.Report 41 auf folgende Probleme hin:

  • Die Notwendigkeit, sich mit ständig neuen Informationen zu beschäftigen, stört den eigentlichen Arbeitsablauf und verkürzt die für die Arbeitsausführung verfügbare Zeit.
  • Je schwieriger es ist zu unterscheiden, ob eine Nachricht wichtige Informationen enthält oder nicht, desto eher entsteht das Gefühl, von Informationen überflutet zu werden.
  • Auch wenn die Nachricht nicht zum richtigen Zeitpunkt kommt, muss sie trotzdem bearbeitet und womöglich für einen späteren Zeitpunkt aufbewahrt werden. Das ist alles aufwendig und kostet Zeit.

Die Folge: Durch die ständigen Unterbrechungen verringern sich die Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.

iga
Digitalen Wandel gestalten

Die Digitalisierung verändert Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastung und Arbeitsorganisation nachhaltig. Im iga.Report 41 zeigen Fachleute, wie sich Unternehmen aufstellen müssen, damit Beschäftigte leistungsfähig und zufrieden sind.

Digitale Informationsflut im Team besser planen

Gemeinsam mit ihrem Team können Führungskräfte aktiv werden und zum Beispiel die Datenflüsse im Unternehmen prüfen. Der Informationsfluss orientiert sich idealweise daran, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt benötigt. Das ist vom jeweiligen Arbeitsauftrag eines Mitarbeiters abhängig. Wird die Weitergabe von Informationen gezielt gesteuert und strukturiert, lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiter mit der Verarbeitung von Nachrichten überfordert werden. Folgende Maßnahmen helfen die Informationsflut einzudämmen:

  • Um für weniger E-Mails zu sorgen, prüfen Führungskräfte am besten gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die E-Mail-Verteiler zu verschiedenen Themen und Projekten: Können eventuell einige Empfänger gestrichen werden?
  • Teams können vereinbaren, die Cc-Funktion nur dosiert zu nutzen, zum Beispiel, indem eine E-Mail nie an mehr als zwei Empfänger geschickt wird.
  • Vorteilhaft wirkt sich auch das Umstellen auf gemeinsame digitale Arbeitsplattformen wie ein sogenanntes Wiki aus. Hier können Dokumente von allen Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden. Darin findet jeder Mitarbeiter Informationen auf dem neusten Stand, und zwar dann, wenn sie gebraucht werden. Das reduziert das Suchen nach Informationen, zum Beispiel in alten E-Mails, und reduziert die Anzahl der E-Mails. 
  • Kommen Beschäftigte nach mehreren Wochen im Homeoffice wieder an ihren Arbeitsplatz zurück, können Vorgesetzte anregen, wieder mehr auf persönlichen Austausch zu setzen – natürlich mit dem aktuell gebotenen Abstand. Also einfach eine Tür (oder einen Flur) weitergehen und sich direkt mit den Kollegen abstimmen. So können sich Mitarbeiter einige intensive Mailverläufe sparen und tun noch etwas für die eigene Gesundheit und das Betriebsklima.

Für störungsfreie Zeiten sorgen

Neben der Menge erzeugt auch die Geschwindigkeit der eingehenden Nachrichten Stress. Sie suggerieren dem Empfänger, ebenso schnell darauf reagieren zu müssen. Das führt dazu, dass die Beschäftigten immer wieder aus eigenen Arbeitsprozessen herausgerissen werden. Nach jeder Störung muss ein Neustart her, das kostet Zeit und Nerven.

Besonders Aufgaben, die Konzentration und Ausdauer erfordern, brauchen aber störungsfreie Zeiten. Die meisten Menschen sind vormittags geistig am frischesten und sollten dann die Zeit haben, wichtige Projekte zu bearbeiten. Um das zu ermöglichen, könnten zum Beispiel Digital-Konferenzen und das Checken von E-Mails auf den Nachmittag verlegt werden.

Gut organisiert, weniger gestresst

Um wichtige Aufgaben konzentriert und zügig zu erledigen, hilft auch cleveres Zeitmanagement. Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter dazu inspirieren und gezielt darin schulen, etwa in gemeinsamen Kurz-Workshops. Bewährt hat sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik, um volle Aufgaben-Zettel effektiv abzuarbeiten. Dieses Prinzip des Arbeitens in kurzen Intervallen geht auf den italienischen Unternehmer Francesco Cirillo zurück, der zum Zeitstoppen eine Küchenuhr in Tomatenform – also eine Pomodoro – nutzte. Und so geht es:

  1. Notieren Sie, welche Aufgabe Sie erledigen möchten und halten Sie auf einer To-do-Liste fest, welche Schritte dafür nötig sind.
  2. Stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten und legen Sie los.
  3. Klingelt der Wecker, haken Sie auf der To-do-Liste ab, welche Schritte Sie bereits geschafft haben.
  4. Machen Sie fünf Minuten Pause.
  5. Danach starten Sie das nächste Intervall von 25 Minuten, dann pausieren Sie wieder fünf Minuten. Nach insgesamt vier Intervallen machen Sie 30 Minuten Pause.
  6. Arbeiten Sie so weiter, bis die Aufgabe erledigt ist.

Gesunde Pausen anregen

Regelmäßige kurze Minipausen, aber auch lange Erholungspausen während eines Arbeitstags sind wichtig, auch weil sie leistungsfähig halten. Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter deshalb dazu ermuntern, sich Auszeiten zu gönnen. Schließlich ermüden Körper und Geist schon nach kurzer Zeit konzentrierter Arbeit. Um Stress und Anspannung vorzubeugen, empfiehlt es sich, in den Pausen das Gegenteil von dem zu tun, was sonst den Arbeitsalltag bestimmt. Wer körperlich schwer arbeitet, wird sich hinsetzen und die Beine ausruhen wollen. Wer konzentriert am Rechner tätig ist, kann spazieren gehen oder kleine Bewegungspausen einlegen und zur Augenentspannung aus dem Fenster in die Ferne schauen.

Stand

Erstellt am: 16.07.2020

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