Überstunden und Wochenend- sowie Nachtarbeit in der Sozialversicherung

Mit den ersten wärmeren Tagen nimmt in vielen Betrieben die Arbeit in den Abendstunden und an Wochenenden zu, etwa in der Gastronomie oder bei Veranstaltungen. Im Gesundheitswesen gehören Wochenend- und Feiertagsdienste ohnehin zum Alltag. Gleichzeitig ziehen in anderen Branchen die Auftragszahlen im ersten Quartal an, sodass Überstunden entstehen können. Für Arbeitgeber sind dabei nicht nur arbeitsrechtliche Regelungen relevant, sondern auch die sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtliche Behandlung der dafür geleisteten Löhne, Gehälter und Zuschläge. Ein Überblick über die geltende Rechtslage und typische Fälle aus Sicht der Sozialversicherung.

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Übersicht

Überstunden und SV: richtig einordnen und abrechnen

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

Überstunden und SV: richtig einordnen und abrechnen

Entgelte für Überstunden gehören grundsätzlich zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Sie sind damit beitragspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung – unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt oder aus welchem Anlass sie gezahlt werden. Unbezahlte Überstunden sind für die Beitragsberechnung nicht relevant.

Zeitpunkt der Zahlung

Überstunden sind zeitbezogen. Sie werden dem Abrechnungszeitraum zugeordnet, in dem die Beschäftigten sie erarbeitet haben. In der Praxis kann die Überstundenvergütung aber häufig erst im nächsten oder übernächsten Monat in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden. Grundsätzlich wird dann die bereits erfolgte Abrechnung im Erarbeitungsmonat korrigiert. Kommt diese zeitversetzte Zahlung regelmäßig vor, können Arbeitgeber den Ablauf vereinfachen: Anstatt die Abrechnung des Erarbeitungsmonats zu korrigieren, ordnen sie die Überstundenvergütung beitragsrechtlich dem Monat der Auszahlung zu.

Laufendes Entgelt oder Einmalzahlung

Monatlich ausgezahlte Überstundenvergütungen zählen zum laufenden Arbeitsentgelt und sind beitragspflichtig im jeweiligen Abrechnungsmonat.

Werden Überstunden gebündelt für mehrere Monate nachgezahlt, können Arbeitgeber die Regelungen für Einmalzahlungen anwenden. Sie berücksichtigen dann die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums. Die Auszahlung muss spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgen. Wichtig: Da die Überstundenvergütung dabei dennoch ihren Charakter als laufendes Arbeitsentgelt behält, werden dafür Umlagebeiträge fällig.

Wie eine Einmalzahlung behandelt werden auch Sonderprämien im Zusammenhang mit Mehrarbeit und pauschale Überstundenabgeltungen, wenn sie außerhalb der monatlichen Vergütung laufen.

Pauschale Abgeltung von Überstunden

Eine vertraglich vereinbarte pauschale Überstundenvergütung, die regelmäßig und losgelöst von der tatsächlich geleisteten Überstundenzahl gewährt wird, zählt zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt. Prüft der Arbeitgeber die Jahresarbeitsentgeltgrenze für die Beurteilung der Krankenversicherungspflicht, berücksichtigt er diese Pauschale auch.

Zudem wirkt sich eine vereinbarte Überstundenpauschale auf die Höhe einer Entgeltersatzleistung wie Krankengeld aus. Unregelmäßige Überstundenvergütungen bleiben hingegen hierfür unberücksichtigt.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

Arbeitgeber leisten Zuschläge, wenn Beschäftigte an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht arbeiten (SFN-Zuschläge). Damit erkennen sie die Arbeitsleistung zu diesen besonderen Zeiten finanziell an. Während Zuschläge für Nachtarbeit gesetzlich vorgegeben sind, basieren Zuschläge für Sonn- und Feiertage auf einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag.

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Sozialversicherungsbeiträge bei SFN-Zuschlägen

Diese Zuschläge sind beitragsfrei zur Sozialversicherung, soweit sie sich aus einem Grundlohn (also dem laufenden Arbeitsentgelt für die regelmäßige Arbeitszeit) von bis zu 25 Euro pro Stunde berechnen. Hier weicht das Beitragsrecht vom Steuerrecht ab, da SFN-Zuschläge bis zum Grundlohn von maximal 50 Euro teilweise steuerfrei gestellt werden.

Voraussetzungen für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung sind:

die Arbeit wurde tatsächlich zu den begünstigten Zeiten geleistet
der Arbeitgeber leistet den Zuschlag zusätzlich zum Grundlohn
die Zuschläge werden im Lohnkonto korrekt ausgewiesen

Um nachträgliche Beitragsforderungen durch Betriebsprüfungen zu vermeiden, sind eine saubere Trennung von Grundlohn und Zuschlägen, die korrekte Dokumentation der Arbeitszeiten sowie eine nachvollziehbare Abrechnung entscheidend.