Ablauf einer Betriebsprüfung
Prüfung vor Ort
Die Prüfenden kommen während der Arbeitszeit zum Arbeitgeber. Falls Löhne und Gehälter extern über eine Steuerberatung, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt der Arbeitgeber ist einverstanden.
Die Träger der Rentenversicherung sind verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der betriebliche Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebs ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel ein oder zwei Tage. Bei Arbeitgebern mit mehreren hundert Beschäftigten sind unter Umständen mehrere Prüfende vor Ort und die Prüfung dauert länger.
Prüfung mit Ankündigung
In der Regel nimmt der Prüfer oder die Prüferin einige Wochen vor der Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Arbeitgeber auf. Nach Abstimmung des Prüftermins bekommt der Arbeitgeber eine schriftliche Prüfankündigung. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von dieser Frist abgewichen werden.
- In der Prüfankündigung sind das Aktenzeichen, die Fax- und Telefonnummer des Prüfbüros, der Name einer Ansprechperson, der Prüftermin und der Prüfungszeitraum angegeben.
- Um die Erreichbarkeit für telefonische Rückfragen des Betriebes zu ermöglichen, ist in der Prüfankündigung eine feste Ansprechperson genannt.
- In der schriftlichen Prüfankündigung an den Arbeitgeber wird angegeben, welche Unterlagen zur Prüfung benötigt werden.
- Fehlende Unterlagen können während der laufenden Prüfung und auch noch danach innerhalb einer Frist, die der oder die Prüfende setzt, nachgereicht werden.
- Werden keine Unterlagen nachgereicht, kann es zu Nachforderungen von Beiträgen kommen.
Seit 2021 erlassen die Rentenversicherungsträger auch Verwaltungsakte über den sozialversicherungsrechtlichen Status von im Betrieb tätigen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Abkömmlingen des Arbeitgebers und geschäftsführenden GmbH-Gesellschaftern, sofern sie nicht gemeldet sind und noch kein Verwaltungsakt über ihren sozialversicherungsrechtlichen Status vorliegt.
Notwendige Unterlagen für die Betriebsprüfung
Diese Unterlagen sollten auf jeden Fall bei der Betriebsprüfung parat sein:
- Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Sonstige Unterlagen, die Aufschluss über das Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzuwendungen geben – zum Beispiel Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge. Auch Kassenbücher, Journale und Nebenkostenbelege über Reisekosten sind hier relevant
- Gesellschafterverträge und Anstellungsverträge
- Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide, die den Prüfzeitraum betreffen
- Mitteilungen über die Ergebnisse der Prüfungen der Sozialversicherungsträger in den letzten vier Jahren
- Sachkonten
- Alle Unterlagen über die Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht – das heißt:
- Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen,
- Erklärungen von geringfügig/kurzfristig Beschäftigten über eventuelle weitere Beschäftigungsverhältnisse,
- Rentenbescheide.
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