Versicherungspflicht und Wahl der Krankenkasse
Mit Beginn einer Ausbildung oder einer neuen Arbeitsstelle werden Beschäftigte in der Regel krankenversicherungspflichtig. Ab diesem Zeitpunkt können sie ihre Krankenkasse frei wählen: innerhalb von zwei Wochen. Die Wahl treffen sie, indem sie bei der gewünschten Krankenkasse eine Mitgliedschaftserklärung einreichen.
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
Die gewählte Krankenkasse bestätigt dem neuen Mitglied die Mitgliedschaft schriftlich. In dieser Bestätigung weist sie auch auf die Informationspflicht gegenüber dem Arbeitgeber hin.
Der oder die Beschäftigte teilt dem Arbeitgeber formlos mit, welche Krankenkasse gewählt wurde. Eine Mitgliedsbescheinigung in Papierform ist nicht mehr notwendig. Der Arbeitgeber meldet die Person daraufhin bei dieser Krankenkasse an. Die Krankenkasse bestätigt die Mitgliedschaft anschließend elektronisch im Rahmen des DEÜV-Verfahrens. Für Auszubildende gilt dasselbe Verfahren.
Die Bindungsfrist bei der gewählten Krankenkasse beträgt in der Regel zwölf Monate.
Krankenkassenwechsel: Ablauf
Besteht bereits eine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse und Beschäftigte möchten die Kasse wechseln, sind einige Schritte zu beachten. Hier ist der Ablauf im Überblick:
Die Schritte beim KassenwechselDie wichtigsten Schritte
Beispiel: Wechsel der Krankenkasse
Ein Arbeitnehmer ist bei einem Unternehmen beschäftigt und seit 1. Juli 2025 Mitglied einer Ersatzkasse. Er möchte zur AOK wechseln. Wann ist der Wechsel möglich?
- Die Bindungsfrist endet am 30. Juni 2026. Zusätzlich gilt eine Kündigungsfrist von zwei vollen Kalendermonaten.
- Anfang April 2026 füllt der Arbeitnehmer einen Mitgliedsantrag bei der AOK online aus und gibt damit die Wahlerklärung ab.
- Die AOK meldet den Wechsel sofort an die Ersatzkasse. Diese bestätigt das Mitgliedschaftsende zum 30. Juni 2026.
- Die AOK informiert den Arbeitnehmer – dieser gibt die Information formlos an seinen Arbeitgeber weiter.
- Der Arbeitgeber meldet ihn zum 30. Juni 2026 bei der Ersatzkasse ab (Meldegrund „31“) und zum 1. Juli 2026 bei der AOK an (Meldegrund „11“).
- Die AOK bestätigt dem Arbeitgeber die Mitgliedschaft mit einer elektronischen Mitgliedsbescheinigung.
Wenn Beschäftigte keine Krankenkasse wählen
Üben Beschäftigte ihr Krankenkassenwahlrecht nicht oder nicht rechtzeitig aus, ist die Krankenkasse zuständig, bei der zuletzt eine Mitgliedschaft oder Familienversicherung bestanden hat. War die Person noch nie Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, wählt der Arbeitgeber eine Krankenkasse aus. In diesem Fall entsteht allerdings keine Bindungsfrist.
Tipps für Saisonkräfte und Beschäftigte aus dem Ausland
- Bestand bei Beschäftigten aus dem Ausland noch nie eine gesetzliche Krankenversicherung in Deutschland, gilt: Wenn die Person nicht eigenständig eine Wahl trifft, meldet der Arbeitgeber sie bei einer Krankenkasse seiner Wahl an und informiert die Person darüber. In diesem Fall gibt es keine Bindungsfrist, da die Wahl nicht eigenständig getroffen wurde.
- Anders bei Personen, die schon einmal in Deutschland versicherungspflichtig beschäftigt waren: Meldet sich der ausländische Beschäftigte innerhalb von zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn nicht mit einer Krankenkassenwahl beim Arbeitgeber, übermittelt dieser die Anmeldung an die zuletzt zuständige Krankenkasse. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange das letzte Versicherungsverhältnis zurückliegt.
Wichtig: Nur eine aktiv getroffene Wahl löst eine Bindungsfrst aus.
Rückabwicklung vermeiden: Arbeitgeber sollten sich in solchen Fällen vor der Anmeldung an ihre AOK vor Ort wenden. So lässt sich das optimale Vorgehen klären – und aufwendige Rückabwicklungen, Rückrechnungen oder Meldekorrekturen werden vermieden. Eine vor der Meldung eingereichte Mitgliedserklärung schützt vor solchen Rückabwicklungen. Mitgliedschaftserklärungen sind in vielen Sprachen erhältlich.
Beispiel: Krankenkassenwahlrecht (Anmeldung durch den Arbeitgeber)
Ein Arbeitnehmer kommt aus Tschechien, um in Deutschland eine Vollzeit-Beschäftigung für sechs Monate aufzunehmen. Der Arbeitnehmer sagt seinem Arbeitgeber nicht, wo er versichert sein möchte.
- Der Arbeitgeber meldet ihn bei der AOK an.
- Der Arbeitnehmer wird darüber in Kenntnis gesetzt und ist einverstanden.
- Die Anmeldung geht mit Kennzeichen „Saisonarbeitnehmer“ zur AOK, eine Gesundheitskarte wird ausgestellt, eine Info an den Arbeitnehmer über die weitere Versicherung nach Ende der Beschäftigung erfolgt.
Im Nachhinein stellt sich heraus: Der Arbeitnehmer war vor Jahren bereits in Deutschland beschäftigt und bei der BKK versichert.
Folge:
- Die BKK ist für die aktuelle Mitgliedschaft zuständig.
- Die AOK-Mitgliedschaft wird rückwirkend aufgehoben.
- Der Arbeitgeber muss die Anmeldung bei der AOK stornieren, eine Anmeldung bei der BKK vornehmen und die Beiträge zurückrechnen.
Fragen und Antworten
Ist die Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse auf Papier notwendig?
Nein. Es reicht, wenn Beschäftigte dem Arbeitgeber formlos mitteilen, dass sie eine Krankenkasse gewählt haben. Die elektronische Rückmeldung der Krankenkasse nach der Anmeldung durch den Arbeitgeber gilt als elektronische Mitgliedsbescheinigung.
Was passiert bei einem Krankenkassenwechsel während einer Arbeitsunfähigkeit?
Erfolgt ein Krankenkassenwechsel, während Beschäftigte arbeitsunfähig sind, leitet die bisherige Kasse die eAU-Daten selbstständig an die neue weiter. Fragen Arbeitgeber in dieser Phase eine eAU ab, erhalten sie die Zwischennachricht „9“ – Weiterleitungsverfahren. Sobald die neue Kasse die eAU erhalten hat (entweder durch Weiterleitung oder durch einen Nachweis der versicherten Person), sendet sie innerhalb von 14 Tagen nach der Zwischennachricht die eAU-Daten automatisch an den Arbeitgeber. Ist die Datenlage geklärt, erhalten Arbeitgeber die eAU-Daten automatisch.
Was ist, wenn die Sozialversicherungsnummer fehlt?
Für das Meldeverfahren wird die Sozialversicherungsnummer der oder des Beschäftigten benötigt. War die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer schon einmal in Deutschland beschäftigt, so kann diese über das Abrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal maschinell beim Rentenversicherungsträger angefragt werden.
Wer zum ersten Mal in Deutschland arbeitet, hat noch keine Sozialversicherungsnummer. Ist dies der Fall, übermittelt der Arbeitgeber mit der Anmeldung weitere Angaben zur Person (unter anderem Geburtsort, Geschlecht und Geburtsname) zur Beantragung einer Sozialversicherungsnummer.
