Reisekosten und Verpflegungspauschalen richtig abrechnen

Was zu den Reisekosten zählt

Kosten von Dienstreisen

Übernachtungskosten

Fahrtkosten und Reisenebenkosten

Verpflegungskosten und Pauschalen

Pauschalen richtig anwenden

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören:

• Übernachtungskosten: die tatsächlichen Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte
• Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Flug, Bahn und Bus) sowie die Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten Autos
• Verpflegungsmehraufwendungen: pauschal abgegoltene Kosten für Mahlzeiten während des Außendiensttermins

Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, die Kosten für Dienstreisen zu übernehmen. In Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist dies aber häufig geregelt. Zahlt der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nicht in voller Höhe, kann der oder die Beschäftigte die Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Wenn in Betriebsvereinbarungen Erstattungshöhen geregelt werden, besteht die Gefahr, dass bei Überschreiten der gesetzlich genannten Höchstbeträge Beitrags- und Steuerpflicht für den Arbeitgeber und die Beschäftigten entsteht.

Grundsätzlich wird der Rechnungsbetrag der Übernachtung erstattet. Falls Beschäftigte privat untergekommen sind, können Arbeitgeber pauschal 20 Euro pro Nacht steuer- und beitragsfrei erstatten.

Wurden bei einer Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel genutzt, können Arbeitgeber die Kosten dafür steuer- und beitragsfrei erstatten. Auch nachgewiesene Reisenebenkosten wie Park- oder Mautgebühren werden auf diese Weise ersetzt. Wurde die Dienstreise im eigenen Auto absolviert, können pro gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent erstattet werden. Bei Nutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs gelten 20 Cent als pauschaler Kilometersatz.

Ab dem 1. Januar 2026 plant die Bundesregierung eine Erhöhung der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer. Aktuell gilt eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro und ab dem 21. Kilometer ein Betrag von 0,38 Euro.

Die Verpflegungspauschalen sind ein zentrales Element bei der Abrechnung von Geschäftsreisen und vereinfachen den Prozess sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte. Anstatt jeden einzelnen Beleg für Mahlzeiten bei Geschäftsreisen sammeln und prüfen zu müssen, werden pauschale Beträge pro Tag angesetzt. Für das Inland gelten folgende Pauschalen:

Bei mehrtägigen Reisen gilt für den An- und Abreisetag jeweils der Pauschalbetrag von 14 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen. Grundlage dafür ist, dass die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden beträgt.

Bei Dienstreisen, die an einem Tag beginnen und am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet werden, können die Zeiten addiert werden. Überschreitet die Gesamtabwesenheit acht Stunden, wird die Verpflegungspauschale für den Tag ausgezahlt, an dem der oder die Beschäftigte überwiegend abwesend war.

Reisen unter acht Stunden können mit dem Stundenkontingent am Folgetag addiert werden.

Für beruflich bedingte Reisen ins Ausland gelten andere Pauschalbeträge, die das Bundesfinanzministerium zuletzt 2024 festgelegt und in diesem Schreiben veröffentlicht hat.