Existenzgründer - Beschäftigte einstellen

Mit der Einstellung von Beschäftigten gehen einige Pflichten einher, zu denen das Anmelden der Mitarbeiter und die Beitragsberechnung zur Sozialversicherung zählen.

Sozialversicherungspflicht

Sobald Lohn oder Gehalt über der Geringfügigkeitsgrenze von 450 Euro gezahlt wird, sind Arbeitnehmer und Auszubildende in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert. Krankenversicherungsfreiheit besteht mit Beginn der Beschäftigung erst bei Überschreiten der Jahresentgeltgrenze.

Die Arbeitnehmer können ihre Krankenkasse frei wählen. Die individuell gewählte gesetzliche Krankenkasse ist dann Einzugsstelle für alle Sozialversicherungsbeiträge. Es werden also auch die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsbeiträge an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers gezahlt.

Ausnahmen von der Versicherungspflicht

Für Aushilfen gelten Ausnahmen: So sind beispielsweise geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte oftmals von der Versicherungspflicht ausgenommen. In der Rentenversicherung sind geringfügig Entlohnte, sogenannte Minijobber, nur auf Antrag versicherungsfrei. Arbeitgeber zahlen für Minijobber einen pauschalen Beitrag in die Kranken- und Rentenversicherung sowie eine Pauschsteuer von 2 Prozent vom Bruttolohn. Die Beschäftigten dürfen nicht mehr als 450 Euro monatlich verdienen.

Beitragsberechnung

Grundlage für die Berechnung der Beiträge von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern sind das Arbeitsentgelt, der jeweilige Beitragssatz des Versicherungszweigs sowie die Beitragszeit. Zum Arbeitsentgelt zählen grundsätzlich alle Einnahmen aus einer Beschäftigung.

Beachten Sie folgende Regeln zum Thema Beiträge:

  • Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats fällig.
  • Ist die Entgeltabrechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt, ist die Höhe der fälligen Beiträge sorgfältig zu schätzen oder auf Basis des Vormonats zu berechnen. Eine etwaige Differenz wird mit der nächsten Abrechnung ausgeglichen.
  • Für freiwillig versicherte Selbstständige und Arbeitnehmer werden die Beiträge in der Regel am 15. des Folgemonats fällig.

Die Beiträge können überwiesen oder per Scheck bezahlt werden. Am einfachsten ist die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats an die Krankenkasse. Dann werden die Beiträge automatisch zum Fälligkeitstag vom Konto abgebucht.

Umlage U1 und U2

Darüber hinaus sollten Existenzgründer mit Arbeitnehmern die Entgeltfortzahlungsversicherung kennen. Werden Arbeitnehmer krank, zahlen Arbeitgeber ihnen grundsätzlich das Arbeitsentgelt für eine Dauer von bis zu sechs Wochen fort. Das kann insbesondere für kleine Betriebe zu einer großen Belastung werden. Dank der Versicherung (Umlage U1) wird ihnen ein Großteil der Aufwendungen von der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, erstattet. Der zu zahlende Umlagesatz ist abhängig vom gewählten Erstattungssatz. Die Entgeltfortzahlungsversicherung ist eine Pflichtumlage für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern.

Zusätzlich gibt es eine solche Versicherung für die Entgeltzahlungen während einer Mutterschaft – die Umlage U2.

Meldungen für Arbeitnehmer

Für die Meldungen zur Sozialversicherung, die ein Arbeitgeber für seine Mitarbeiter in bestimmten Fällen machen muss, braucht er von jedem Arbeitnehmer eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Die AOK sendet die Mitgliedsbescheinigungen für ihre Versicherten auch direkt dem Arbeitgeber zu.

Darüber hinaus wird für die Meldung eines Arbeitnehmers die Rentenversicherungsnummer benötigt. Hat ein neuer Mitarbeiter noch keine Rentenversicherungsnummer, sind bei der Meldung zusätzlich der Geburtsname und der Geburtsort anzugeben. Die Krankenkasse teilt dem Arbeitgeber dann die Rentenversicherungsnummer mit, sobald diese für den Beschäftigten von der Rentenversicherung vergeben wurde.

Das Meldeverfahren ist in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt und funktioniert mittlerweile vollständig digital. Zu den Meldungen zählen die An- oder Abmeldung von Arbeitnehmern sowie Jahres- und weitere Meldungen.

Stand

Erstellt am: 19.07.2019

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