Laufendes Arbeitsentgelt
Laufendes Arbeitsentgelt wird für einen bestimmten Abrechnungszeitraum gezahlt. Das gilt zum Beispiel für Lohn, Gehalt, Mehrarbeitszuschläge oder Schichtzulagen. Um laufendes Arbeitsentgelt handelt es sich immer, wenn die Zuwendungen der Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet werden können.
Dabei wird das Entgelt dem Abrechnungszeitraum zugeordnet, in dem es erzielt worden ist. Dies gilt unabhängig davon, dass die Abrechnung von laufendem Arbeitsentgelt in größeren Abständen als monatlich erfolgen kann – zum Beispiel bei Mehrarbeitsvergütungen oder Provisionen.
Zuordnung von Einmalzahlungen
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wird aus einem besonderen Anlass gezahlt, wie etwa das Weihnachts- und Urlaubsgeld. Es wird also ohne konkreten Bezug zu einem Abrechnungszeitraum gezahlt (§ 23a SGB IV).
Eine Einmalzahlung wird dem Monat der Auszahlung zugeordnet. Zahlt der Arbeitgeber die Einmalzahlung nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, wird es dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum im laufenden Kalenderjahr zugeordnet.
Beispiel: So werden Einmalzahlungen zugeordnet
| Ende des Beschäftigungsverhältnisses am | 31.5. |
| Krankengeld | 11.4. bis 31.5. |
| Einmalzahlung | Juli desselben Jahres |
Die Einmalzahlung wird nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgezahlt. Sie wird dem letzten Monat der Beschäftigung, hier dem Mai, zugeordnet. Dabei spielt es keine Rolle, dass der Mai beitragsfrei war, weil Krankengeld bezogen wurde.
Die korrekte Zuordnung einer Einmalzahlung ist sehr wichtig, weil nur bis zum Ende des Zuordnungsmonats die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen zu ermitteln sind. Zu beachten sind die Beitragssätze, die Beitragsgruppen und die Beitragsbemessungsgrenzen des Zuordnungsmonats. Die Beiträge aus einer Einmalzahlung führt der Arbeitgeber an die Krankenkasse ab, die im Zuordnungsmonat zuständig war.
Anteilige Beitragsbemessungsgrenzen
Einmalzahlungen sind zu berücksichtigen, soweit das bisher gezahlte beitragspflichtige Arbeitsentgelt die anteilige Bemessungsgrenze für Sozialversicherungsbeiträge nicht erreicht. Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze orientiert sich an Beschäftigungszeiten der Mitarbeitenden beim Arbeitgeber, der die Einmalzahlung leistet.
Die Bemessungsgrenze für Sozialversicherungsbeiträge wird durch die beitragspflichtigen Tage, die „Sozialversicherungstage“ (SV-Tage), ermittelt:
- Volle Kalendermonate werden mit 30 Tagen angesetzt. Teilmonate mit den tatsächlichen Tagen.
- Beiträge sind grundsätzlich für jeden Tag der Mitgliedschaft zu zahlen. Dabei beginnt die Beitragszeit mit dem Eintritt in das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis.
- Für die Berechnung der anteiligen Bemessungsgrenze für Sozialversicherungsbeiträge ist die Jahresbeitragsbemessungsgrenze zunächst durch 360 zu dividieren und das ungerundete Ergebnis mit den festgestellten Sozialversicherungstagen zu multiplizieren.
- Aus der Differenz zwischen den anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen und dem für den Zeitraum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ist erkennbar, in welchem Umfang die Einmalzahlung beitragspflichtig ist.
Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahmen
Überschreitet das laufende Arbeitsentgelt zusammen mit dem einmaligen Arbeitsentgelt in einer Beschäftigung die monatliche Beitragsbemessungsgrenze, so wird in drei Schritten geprüft
(§ 23a Abs. 3 SGB IV):
- Ermittlung der anzuwendenden anteiligen Beitragsbemessungsgrenze: Die Ermittlung ist je Versicherungszweig vorzunehmen. Dabei werden die SV-Tage ab Beschäftigungsbeginn, frühestens ab dem 1. Januar des laufenden Jahres, berücksichtigt. Sie werden nur bis zum Ende des Zuordnungsmonats angesetzt.
- Diesen Werten wird das auf diese Beschäftigungszeit entfallende beitragspflichtige Arbeitsentgelt gegenübergestellt. Dabei ist laufendes monatliches Entgelt nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen, weil von dem darüber hinaus gehenden Entgelt keine Beiträge berechnet wurden. Die aktuell zu beurteilende Einmalzahlung wird nicht zu dieser Summe addiert.
- Der beitragspflichtige Teil ergibt sich aus der Differenz aus diesen beiden Schritten. Das bisher beitragspflichtige Entgelt wird von der jeweiligen anteiligen Beitragsbemessungsgrenze abgezogen. Die einmalige Zuwendung ist entweder vollständig oder bis zum Differenzbetrag beitragspflichtig: Ist der sich so ergebende Differenzbetrag größer als die zu beurteilende Einmalzahlung, ist die Einmalzahlung in voller Höhe beitragspflichtig, anderenfalls ist die Einmalzahlung nur in Höhe des Differenzbetrags beitragspflichtig.
Märzklausel: Einmalzahlungen im ersten Jahresquartal
Werden Einmalzahlungen im ersten Quartal eines Jahres gezahlt, müssen Arbeitgeber immer prüfen, ob die sogenannte Märzklausel anzuwenden ist.
Dabei werden einmalige Zuwendungen, die vom 1. Januar bis 31. März gezahlt werden, dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres (in der Regel Dezember des Vorjahrs) hinzugerechnet. Voraussetzung dafür ist, dass auch im Vorjahr das Arbeitsverhältnis bei diesem Arbeitgeber bestanden hat und die anteilige Beitragsbemessungsgrenze überschritten ist.
Erfolgt die Zuordnung zum Vorjahr, gelten für die Berechnung der Beiträge die Rechengrößen des Vorjahrs (zum Beispiel Beitragssätze sowie die Beitragsbemessungsgrenzen).
Die Zuordnung erfolgt generell in allen Versicherungszweigen (auch für die Insolvenzgeldumlage). Eine Ausnahme bildet die Unfallversicherung. Hier werden die Beiträge generell in dem Monat berechnet, in dem die Einmalzahlung gezahlt wurde.
Die Höhe des beitragspflichtigen Anteils der Einmalzahlung ermittelt der Arbeitgeber wie unter dem Punkt „Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahmen“ beschrieben.
