Meetings gesund und erfolgreich gestalten

Warum gute Meetings unverzichtbar sind

Wenn Besprechungen zur Belastung werden

Eine eigene Meetingkultur entwickeln

Sieben goldene Regelungen für Besprechungen

Der Arbeitsalltag im Büro oder Homeoffice könnte so motivierend und erfüllend sein: konzentriertes Arbeiten, gut strukturierte Meetings, schnelle Entscheidungen und pünktlich in den Feierabend. Dass die Realität oft anders aussieht, wissen die meisten.

Eine gute Meetingkultur hingegen bringt viele Vorteile mit sich: Wenn Teams gezielt zusammenkommen, um Aufgaben zu verteilen, Ideen auszutauschen und Projekte voranzutreiben, entsteht wertvolle Energie. Effiziente Kommunikation gehört zu den Instrumenten gesunder Führung.

Beschäftigte können sich dann länger auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und die gewonnene zeitliche Flexibilität besser für individuelle Arbeitsrhythmen und Pausen nutzen. Diese Entlastung fördert wiederum die Motivation aller, sich aktiv einzubringen: ein Pluspunkt für die Mitarbeitendenbindung und den wirtschaftlichen Erfolg jedes Unternehmens.

In der Realität lässt die Meetingkultur in vielen Unternehmen zu wünschen übrig. Eine weltweite Untersuchung von Microsoft, die Daten von 31.000 Berufstätigen weltweit auswertete, zeigt die konkrete Belastung: 60 Prozent aller Besprechungen finden spontan und unstrukturiert statt, zudem stieg die Zahl der Termine nach 20 Uhr innerhalb eines Jahres um 16 Prozent an. Die digitale, ortsungebundene Kommunikation trägt außerdem dazu bei, dass die Zahl der täglichen Meetings in vielen Unternehmen wächst, ihre Effizienz aber nicht unbedingt.
 
Mehr als die Hälfte der Führungskräfte und die Hälfte der Mitarbeitenden empfanden in der Befragung ihren Arbeitsalltag als „chaotisch“. Eine Ursache dafür ist, dass durch ständige Unterbrechungen für Meetings ungestörte Konzentrationszeit fehlt.  Das sehen viele als Ursache für ineffizientes Arbeiten. Eine gut geplante Meetingkultur kann das verhindern.

Wie kann eine eigene Meetingkultur aussehen? Die Hamburger Arbeits- und Organisationspsychologin Prof. Dr. Nale Lehmann-Willenbrock betont, dass Meetings eine Kulturform seien und nicht automatisch produktiv abliefen, sondern aktiv gestaltet werden müssten. Das gelte für Besprechungen offline und online gleichermaßen.

Um den Austausch effizient zu machen und Raum für Ideen zu geben, gelten laut der Forschung fünf Praxis-Grundregeln:

1. pünktlich starten und enden,
2. Monologe vermeiden,
3. aktiv zuhören,
4. klare Ziele formulieren und
5. Ergebnisse protokollieren.

Damit diese fünf Grundprinzipien im Arbeitsalltag auch tatsächlich gelebt werden, bedarf es klarer organisatorischer Leitplanken. Die folgenden sieben goldenen Regeln zeigen Ihnen detailliert, wie Sie Ihre Termine von der Vorbereitung bis zum Feedback optimal strukturieren.

Folgende Besprechungsregeln sind für Arbeitgeber empfehlenswert. Der Fachbereich Arbeits- und Organisationspsychologie der Universität Zürich vermittelt sie ebenfalls.

1. Ziele und Agenda formulieren. Versenden Sie vorab eine Agenda mit einer klaren Zielvorgabe, damit sich alle Beteiligten vorbereiten können. Setzen Sie das auch voraus.
2. Teilnehmende regelmäßig prüfen. Laden Sie nur die Personen ein, deren Expertise für die Entscheidung zwingend notwendig ist. Überprüfen Sie die Liste regelmäßig. Wer nur über Inhalte und Ergebnisse informiert werden muss, kann im Nachgang eine kurze Zusammenfassung erhalten.
3. Zeiten sinnvoll begrenzen. Kürzere Termine fördern die Konzentration. Wenn Sie sie standardmäßig auf 25 oder 45 Minuten beschränken, schaffen Sie gleichzeitig Puffer für Pausen.
4. Form der Besprechung aktiv gestalten. Das kann bei Präsenzmeetings bedeuten, sie im Stehen, Sitzen oder bei Möglichkeit auch mal als „Walk and Talk“ abzuhalten. Aktiv sein - das geht auch bei Videokonferenzen. Zusammen stretchen, mal auf und ab gehen, im Stehen konferieren. Vieles ist möglich.
5. Aufgaben kompetenzgerecht verteilen. Bestimmen Sie vorab, wer welche Rolle zugeteilt bekommt. Zum Beispiel: Wer moderiert, wer achtet auf die Zeit, wer dokumentiert die Ergebnisse?
6. Regeln benennen. Legen Sie fest: Wann sind Pausen angesetzt? Wer bringt sich wie erkennbar ein? Wird aufgezeichnet oder nicht? Wer darf die ELMO-Karte (Enough, let‘s move on) wann einsetzen?
7. Feedback zum Meeting einholen. Fragen Sie am Ende jeder Runde, ob noch Fragen, Anmerkungen oder Wünsche offen sind, und notieren Sie sie.

Wenn sich diese Meetingregeln etablieren lassen, können Besprechungen wieder das werden, was sie sein sollten: Ein kommunikativer Ort für effizienten Austausch und gemeinsamen Erfolg.