§ 4 LStDV, Lohnkonto

(1) Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers Folgendes aufzuzeichnen:

• 1.1 den Vornamen, den Familiennamen, den Tag der Geburt, den Wohnort, die Wohnung sowie die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale. 2 Ändern sich im Laufe des Jahres die in einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale, so ist auch der Zeitpunkt anzugeben, von dem an die Änderungen gelten;
• 2.den Jahresfreibetrag oder den Jahreshinzurechnungsbetrag sowie den Monatsbetrag, Wochenbetrag oder Tagesbetrag, der in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragen ist, und den Zeitraum, für den die Eintragungen gelten;
• 3.bei einem Arbeitnehmer, der dem Arbeitgeber eine Bescheinigung nach § 39b Absatz 6 EStG in der am 31. 12. 2010 geltenden Fassung (Freistellungsbescheinigung) vorgelegt hat, einen Hinweis darauf, dass eine Bescheinigung vorliegt, den Zeitraum, für den die Lohnsteuerbefreiung gilt, das Finanzamt, das die Bescheinigung ausgestellt hat, und den Tag der Ausstellung;
• 4.in den Fällen des § 19 Absatz 2 EStG die für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben.

(2) Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto folgendes aufzuzeichnen:

• 1.der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;
• 2.in den Fällen des § 41 Absatz 1 Satz 5 EStG jeweils der Großbuchstabe U;
• 3.1 der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. 2 Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und — unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts — mit dem nach § 8 Absatz 2 oder 3 EStG maßgebenden und um das Entgelt geminderten Wert zu erfassen. 3 Sachbezüge im Sinne des § 8 Absatz 3 EStG und Versorgungsbezüge sind jeweils als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge nach § 8 Absatz 3 oder § 19 Absatz 2 EStG einzutragen. 4 Trägt der Arbeitgeber im Falle der Nettolohnzahlung die auf den Arbeitslohn entfallende Steuer selbst, ist in jedem Fall der Bruttoarbeitslohn einzutragen, die nach den Nummern 4 bis 8 gesondert aufzuzeichnenden Beträge sind nicht mitzuzählen;
• 4.1 steuerfreie Bezüge mit Ausnahme der Vorteile im Sinne des § 3 Nummer 37, 45, 46 und 51 EStG. 2 Das Betriebsstättenfinanzamt kann zulassen, dass auch andere nach § 3 EStG steuerfreie Bezüge nicht angegeben werden, wenn es sich um Fälle von geringer Bedeutung handelt oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist;

Nummer 4 geändert durch V vom 25. 6. 2020 (BGBl. I S. 1495).

• 5.Bezüge, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder unter Progressionsvorbehalt nach § 34c Absatz 5 EStG von der Lohnsteuer freigestellt sind;
• 6.außerordentliche Einkünfte im Sinne des § 34 Absatz 1 und 2 Nummer 2 und 4 EStG und die davon nach § 39b Absatz 3 Satz 9 EStG einbehaltene Lohnsteuer;
• 7.das Vorliegen der Voraussetzungen für den Förderbetrag nach § 100 EStG;
• 8.1 Bezüge, die nach den §§ 40 bis § 40b EStG pauschal besteuert worden sind, und die darauf entfallende Lohnsteuer. 2 Lassen sich in den Fällen des § 40 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Absatz 2 EStG die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Beträge nicht ohne weiteres ermitteln, so sind sie in einem Sammelkonto anzuschreiben. 3 Das Sammelkonto muss die folgenden Angaben enthalten: Tag der Zahlung, Zahl der bedachten Arbeitnehmer, Summe der insgesamt gezahlten Bezüge, Höhe der Lohnsteuer sowie Hinweise auf die als Belege zum Sammelkonto aufzubewahrenden Unterlagen, insbesondere Zahlungsnachweise, Bestätigung des Finanzamts über die Zulassung der Lohnsteuerpauschalierung. 4 In den Fällen des § 40a EStG genügt es, wenn der Arbeitgeber Aufzeichnungen führt, aus denen sich für die einzelnen Arbeitnehmer Name und Anschrift, Dauer der Beschäftigung, Tag der Zahlung, Höhe des Arbeitslohns und in den Fällen des § 40a Absatz 3 EStG auch die Art der Beschäftigung ergeben. 5 Sind in den Fällen der Sätze 3 und 4 Bezüge nicht mit dem ermäßigten Kirchensteuersatz besteuert worden, so ist zusätzlich der fehlende Kirchensteuerabzug aufzuzeichnen und auf die als Beleg aufzubewahrende Unterlage hinzuweisen, aus der hervorgeht, dass der Arbeitnehmer keiner Religionsgemeinschaft angehört, für die die Kirchensteuer von den Finanzbehörden erhoben wird.

(2a)1 Der Arbeitgeber hat die nach den Absätzen 1 und 2, die nach § 41 EStG aufzuzeichnenden Daten sowie die hierfür mittels Vor- und Nebensystemen ermittelten und verwendeten Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. 2 Die Übermittlung der Daten für dieselbe Betriebsstätte hat zusammengefasst in einem Datenbestand je Haupt-, Vor- und Nebensystem zu erfolgen. 3 Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der Arbeitgeber die Daten in anderer auswertbarer Form bereitstellt.

Absatz 2a neugefasst durch V vom 19. 12. 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 372) (30. 12. 2025).

(3)1 Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden, Ausnahmen von den Vorschriften der Absätze 1 und 2 zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. 2 Das Betriebsstättenfinanzamt soll zulassen, dass Sachbezüge im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 11 und Absatz 3 EStG für solche Arbeitnehmer nicht aufzuzeichnen sind, für die durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass die in § 8 Absatz 2 Satz 11 oder Absatz 3 EStG genannten Beträge nicht überschritten werden.

(4)1 In den Fällen des § 38 Absatz 3a EStG ist ein Lohnkonto vom Dritten zu führen. 2 In den Fällen des § 38 Absatz 3a Satz 2 ist der Arbeitgeber anzugeben und auch der Arbeitslohn einzutragen, der nicht vom Dritten, sondern vom Arbeitgeber selbst gezahlt wird. 3 In den Fällen des § 38 Absatz 3a Satz 7 ist der Arbeitslohn für jedes Dienstverhältnis gesondert aufzuzeichnen.