Arbeiten von zuhause: Tipps für Kommunikation, Gesundheit, Pausen und BGF

• Wer fragt, der führt. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie es ihnen geht: mit der aktuellen Situation, der eigenen Arbeitssituation. Brechen Sie das Eis und machen Sie den Anfang. Hören Sie Ihren Mitarbeitenden gut zu. Fragen Sie, was alle brauchen, um sich besser zu fühlen oder effektiver arbeiten zu können. Haken Sie das nächste Mal nach, ob sich etwas verbessert hat oder wo Sie unterstützen könnten.
• Kommunizieren Sie authentisch, stellen Sie Ihre eigene Einschätzung aus der Ich-Perspektive dar. Strahlen Sie dabei Optimismus und Vertrauen aus, ohne etwas zu beschönigen. Sagen Sie zum Beispiel: „So wie ich die aktuelle Situation beurteile, stehen wir in einem halben Jahr wieder auf einer soliden Basis.“
• Sprechen Sie Probleme wie Umsatzeinbrüche offen an, vor allem aber auch Lösungsansätze und wie das Unternehmen damit umgehen wird.
• Versuchen Sie, lösungsorientiert zu kommunizieren und eher Dinge, die man lernen kann, die Chancen bieten, in den Vordergrund zu rücken. Vermeiden Sie, die schlechte Nachrichtenlage zu wiederholen, machen Sie Ihrem Team Mut, Neues auszuprobieren und Veränderungen anzunehmen. 

Wenn durch die Arbeit im Homeoffice der tägliche Kontakt vor Ort fehlt, wird ein persönliches Feedback für Mitarbeitende umso wichtiger. Solche regelmäßigen Rückmeldungen zur eigenen Arbeit geben Sicherheit und stärken das Selbstvertrauen der Beschäftigten.

Richten Sie deshalb regelmäßig „Sprechstunden“ für Einzelgespräche ein, in denen Sorgen, Erwartungen, Missverständnisse und Konflikte besprochen werden können. Sparen Sie in diesen Zeiten nicht an Dank für den Einsatz der Mitarbeitenden und ihre Flexibilität.

Dabei geht es nicht darum, Komplimente nach dem Gießkannenprinzip zu verteilen. Formulieren Sie möglichst konkret, was Ihnen positiv an der Arbeit der Mitarbeitenden aufgefallen ist. Das steigert das Selbstwertgefühl.

Sagen Sie zum Beispiel: „Ihre Hinweise zu dem Projekt haben mir einen neuen Blickwinkel eröffnet, sodass ich noch wichtige Verbesserungen vornehmen konnte. Herzlichen Dank dafür.“

Videokonferenzen gehören inzwischen in vielen Unternehmen zum Alltag. Videoformate ersetzen aber nicht den persönlichen Kontakt.

Für Führungskräfte bedeuten die virtuellen Meetings häufig besondere Herausforderungen, denn Stimmungen gehen oft verloren, zum Beispiel weil Gestik und Mimik als Feedback fehlen.

Wenn Führungskräfte bei Meetings auf folgende Punkte achten, fühlt sich jeder gut integriert und wahrgenommen:

• Planen Sie den Ablauf vorab genau. Bitten Sie dazu alle Teilnehmenden, Punkte einzureichen, die besprochen werden sollen.
• Erstellen Sie daraus eine Agenda und schicken Sie sie vor dem Meeting an das Team.
• Zeigen Sie als Führungskraft selbst Präsenz, indem Sie Ihre Kamerafunktion nutzen. Überlassen Sie es aber Ihren Mitarbeitenden selbst, ob sie das auch tun wollen.
• Bitten Sie alle Mitarbeitenden, mit voller Konzentration bei der Sache zu sein und nicht nebenher E-Mails zu schreiben oder andere Dinge zu erledigen.
• Übernehmen Sie selbst die Moderation oder bestimmen Sie eine Person dafür. Die moderierende Person gibt dem Meeting Struktur und behält Zeit sowie Agenda im Auge. Das hilft, Monologe zu verhindern oder dass mehrere Teilnehmende gleichzeitig sprechen.
• Achten Sie darauf, zurückhaltende Teilnehmende immer wieder „mit ins Boot“ holen und sie direkt anzusprechen, um das Interesse und die Beteiligung aufrechtzuerhalten.

Führungskräfte können viel dafür tun, die Arbeit im Homeoffice gesundheitsgerecht zu gestalten. Ganz wichtig dabei ist, klare Strukturen festzulegen und die eigenen Erwartungen an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. Das beugt Konflikten vor.

Betriebe setzen am besten Homeoffice-Leitlinien auf, die folgende Punkte beinhalten:

• Zu welchen Kernarbeitszeiten sollen die Beschäftigten erreichbar sein?
• Wie schnell soll auf E-Mails und andere Anfragen reagiert werden?
• Welche Meetings finden wöchentlich statt und wer nimmt daran teil?
• Wird ein Protokoll geführt, um Abwesende auf dem Laufenden zu halten?
• Welche Prozesse gelten sonst für die Kommunikation? Wer berichtet über welche Wege an wen?
• Wer ist für welches Projekt zuständig und wer vertritt wen?
• Wer hat auf welche Dateien und Programme Zugriff?

Tipp: Beziehen Sie die Mitarbeitenden beim Festlegen der Regeln mit ein, zum Beispiel, indem Sie Vorschläge mithilfe eines Fragebogens ermitteln. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, auf den sich alle einigen können. Umso höher ist die Akzeptanz der Regeln. 

Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen, etwa alle drei Wochen, die Zeit, gemeinsam mit den Mitarbeitenden ein Fazit zu ziehen: Welche Absprachen haben sich in der Vergangenheit bewährt, welche sollten nochmal überdacht werden.