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EBZ: elektronische Anträge und Genehmigungen für Zahnärzte

Seit dem 1. Juli 2022 können Zahnärztinnen und Zahnärzte unter anderem elektronische Heil- und Kostenpläne erstellen. Zu diesem Zeitpunkt ist das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, kurz EBZ-Verfahren, gestartet.

Digitalisierung in der Zahnmedizin (Symbolbild)
© iStock.com/AndreyPopov

Start zum 1. Juli 2022

Mit dem EBZ-Verfahren werden alle genehmigungspflichtigen zahnärztlichen Leistungen auf digitale Verfahren umgestellt. Zahnarztpraxen können ihre Antragsdatensätze dann an alle Krankenkassen in Deutschland senden. Krankenkassen müssen ab 1. Juli 2022 annahmebereit sein. 

Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember läuft die sogenannte Rolloutphase. In dieser Zeit wird der Hochlauf der teilnehmenden Praxen bis zu 100 Prozent organisiert. Geplant ist anschließend eine Einführungsphase vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023. Diese Zeit dient unter anderem der Evaluation des Einsatzes von Vordrucken. Voraussichtlich setzen ab dem 1. Januar 2023 fast 100 Prozent der Praxen das digitale Verfahren um.

Übergangsphase bei der Einführung

Während der bundesweiten Einführungsphase können in Papier ausgestellte Behandlungspläne nur noch im begründeten Ausnahmefall akzeptiert werden. Diese Übergangsphase gilt für folgende Leistungen: Zahnersatz (ZE), Kieferorthopädie (KFO) sowie für die Behandlung von Kiefergelenkserkrankungen / Kieferbruch (KBR).

Auf diese Terminstrecke haben sich der GKV-Spitzenverband, die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und die Praxisverwaltungssoftwarehersteller verständigt. 

Grundlage für die Einführung des EBZ-Verfahrens ist ein gesetzlicher Auftrag durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG).

Vorbereitung in der Zahnarztpraxis

Das EBZ-Verfahren soll die Arbeit in Zahnarztpraxen vereinfachen. Damit Zahnärztinnen und Zahnärzte das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren nutzen können, müssen sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Der Kommunikationsdienst KIM muss installiert und angebunden sein.
  • Der Elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist vorhanden.
  • Das EBZ-Fachmodul ist im Praxisverwaltungssystem installiert.
  • Das Praxisverwaltungssystem verfügt über alle nötigen Updates.

Inhaltliche Neuerungen durch den elektronischen Leistungsantrag

Inhaltlich ändert sich für Zahnärztinnen und Zahnärzte wenig. Was bisher bei der Erstellung eines Heil- und Kostenplans – oder anderen Leistungsanträgen – auf Papier galt, gilt auch für die digitale Variante. Wie bisher wird der Behandlungsplan nach der Untersuchung erstellt – nun aber digital statt per Post an die Krankenkassen versendet.

Erstellung des digitalen Leistungsantrags

In der Regel wird der digitale Leistungsantrag in dieser Reihenfolge erstellt:  

  1. Untersuchung der Patientin oder des Patienten
  2. Zahnärztin/Zahnarzt erstellt digitalen Behandlungsplan/Leistungsantrag.
  3. Zahnärztin/Zahnarzt reicht Antrag digital bei Krankenkasse ein. Die Patienten erhalten eine Patienteninformation mit den relevanten Inhalten. 
  4. Zahnärztin/Zahnarzt erhält digital die  Genehmigung oder Ablehnung. Bei Genehmigung kann die Behandlung beginnen; oder:
  5. Zahnärztin/Zahnarzt erhält manuelle Genehmigung oder Ablehnung, falls der Antrag zuvor in Papierform eingereicht wurde.

Nutzen für Zahnärztinnen und Zahnärzte

Die Einführung des elektronischen Antrags- und Genehmigungsverfahrens ist kein Selbstzweck. Die Arbeit von Zahnärztinnen und Zahnärzten soll dadurch einfacher, schneller und ressourcenschonender werden. Fachleute erwarten vom EBZ-Verfahren unter anderem folgende konkrete Verbesserungen: 

  • Verkürzte Bearbeitungszeit: Die Daten gehen direkt bei der Krankenkasse ein, der Postweg entfällt.
  • Kein Ausdrucken der Behandlungspläne mehr. Zahnärztinnen und Zahnärzte sparen Zeit und verringern ihren ökologischen Fußabdruck.
  • Digitale Eingangsbestätigung der Krankenkasse erhöht die Sicherheit und Planbarkeit.
  • Genehmigung oder Ablehnung in jedem Fall: Durch das EBZ-Verfahren wird jeder Antrag beantwortet.  
  • Automatisierte Übernahme von Genehmigung oder Ablehnung in die Praxisverwaltungssoftware. In der Praxis entfällt der manuelle Erfassungsaufwand.
  • Strukturierte Datensätze vereinfachen insbesondere bei der Kieferorthopädie (KFO) die Kommunikation, etwa beim Abschluss der Behandlung. Zahnärztinnen und Zahnärzte müssen nur Datenfelder anklicken und versenden. Dadurch entfallen Briefe, Unterschriften, Ausdrucke und Versand. Auch dies spart Ressourcen.

Das EBZ-Verfahren im Überblick

Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ-Verfahren) ermöglicht die digitale Kommunikation zwischen Zahnarztpraxen und Krankenkassen. Zahnarztpraxen senden ihre Antragsdatensätze dann an alle Krankenkassen in Deutschland. Dabei erfolgt der elektronische Datenaustausch zwischen Praxis und Krankenkasse über ein KIM-Postfach (Kommunikation im Medizinwesen).

Bestimmte Fallkonstellationen können vom System automatisch genehmigt und an die Praxis zurückgesandt werden. Alle anderen Fälle gehen an die zuständigen Mitarbeitenden der Krankenkassen. Für die AOK-Gemeinschaft gilt: Ablehnungen erfolgen nicht automatisch. Das bedeutet: Sofern eine automatische Genehmigung nicht möglich ist, bewerten die Mitarbeitenden den Fall individuell. 

Anträge, die Auffälligkeiten aufweisen, werden von den Krankenkassen zur Klärung an die Praxen zurückgegeben.  

Einführung Schritt für Schritt

Während der bundesweiten Einführungsphase können im Ausnahmefall Leistungsanträge weiterhin auf Papier erstellt und bearbeitet werden. Somit ermöglicht die Übergangsphase einen reibungslos funktionierenden Datenverkehr zu allen Zeitpunkten. So stellen alle Beteiligten sicher, dass nicht Patientinnen und Patienten die Leidtragenden sind. 

Bis auf Weiteres nehmen Unikliniken nicht am EBZ-Verfahren teil. Welche Änderungen auf Hochschulambulanzen zukommen, ist derzeit noch offen.

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