Qualitätsmanagement in der Arztpraxis: Beispiele und Tipps

Ist Ihre Arztpraxis gut strukturiert? Sind Arbeitsabläufe wie Patientenannahme oder Impfen einheitlich geregelt? Sind Verantwortlichkeiten festgelegt? Wenn ja, dann lautet die gute Nachricht für Sie: Ihre Praxis hat sich bereits mit dem Thema Qualitätsmanagement (QM) auseinandergesetzt. Wenn nicht, dann lesen Sie in diesem Text, wie Sie mithilfe von Qualitätsmanagement bessere Ergebnisse in der täglichen Arbeit erzielen können.

Qualitätsmanagement in der Arztpraxis bedeutet

• Arbeitsprozesse und Handlungsabläufe kritisch unter die Lupe nehmen,
• Fehler und Risiken analysieren und aus ihnen lernen, 
• Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und umsetzen.

Für vertragsärztliche Praxen, Psychotherapeuten und medizinische Versorgungszentren ist Qualitätsmanagement Pflicht. Das sehen die gesetzlichen Vorgaben des Fünften Buches des Sozialgesetzbuches (SGB V) vor. Die Rahmenbedingungen legt der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) in einer Richtlinie fest. Der G-BA entscheidet darüber, welche medizinischen Mittel und Verfahren die gesetzlichen Krankenkassen erstatten. Was Sie auf jeden Fall umsetzen müssen, erfahren Sie hier.

Das Ziel: Die Einführung und Weiterentwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements soll die Qualität der medizinischen und psychotherapeutischen Versorgung kontinuierlich sichern und verbessern. 

Die Organisation sowie die Arbeits- und Behandlungsabläufe werden festgelegt und regelmäßig überprüft. Im Mittelpunkt stehen dabei die Sicherheit und Zufriedenheit von Patienten. Aber auch Praxismitarbeiter, Ärzte und Therapeuten können von verbesserten Abläufen profitieren.

Die Umsetzung: Qualitätsmanagement ist Führungsaufgabe. Der G-BA sieht die Verantwortung bei der Leitung einer Praxis. Um die Abläufe zu verbessern, müssen jedoch alle Beteiligten in das Qualitätsmanagement eingebunden werden. Vorab sollten Ziele festgelegt werden, die in der Einrichtung erreicht werden sollen. Diese werden dann systematisch geplant, umgesetzt, überprüft und gegebenenfalls verbessert. 

Das Qualitätsmanagement muss innerhalb von drei Jahren nach der Zulassung zur vertragsärztlichen Versorgung eingerichtet und danach kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Die Grundelemente: In welchen Bereichen soll die Qualität überhaupt überprüft werden? Der G-BA macht dazu Vorgaben und nennt als grundlegende Elemente: 

• Patientenorientierung einschließlich Patientensicherheit, 
• Mitarbeiterorientierung einschließlich Mitarbeitersicherheit, 
• Prozessorientierung, 
• Kommunikation und Kooperation, 
• Informationssicherheit und Datenschutz, 
• Verantwortung und Führung. 

Dabei geht es nicht darum, die eigentliche ärztliche Behandlung festzuschreiben, sondern vielmehr die Prozesse rund um den Arzt-Patienten-Kontakt zu ordnen.

Die Instrumente: Wenn klar ist, welche Ziele erreicht werden sollen, stellt sich die Frage nach dem "Wie". Der Gemeinsame Bundesausschuss nennt eine Reihe von Methoden und Instrumenten, die „verpflichtend anzuwenden sind“. Ausnahmen sind möglich, zum Beispiel wenn die Personalsituation oder die räumlichen Gegebenheiten dies nicht zulassen.

Die Richtlinie sieht folgende Instrumente vor: 

• Messen und Bewerten von Qualitätszielen für die einzelne Praxis
• Erhebung des Ist-Zustandes und Selbstbewertung
• Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Diese müssen schriftlich festgehalten werden; zum Beispiel durch eine Tabelle, eine Grafik oder ein Organigramm
• Prozess- und Ablaufbeschreibungen 
• Schnittstellenmanagement, also die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten wie anderen Ärzten, Psychotherapeuten und Pflegekräften
• Checklisten 
• Teambesprechungen 
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen 
• Patienten- und Mitarbeiterbefragungen 
• Beschwerdemanagement 
• Patienteninformation und -aufklärung
• Risikomanagement
• Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme 

Kontrolle: Die Kassenärztlichen Vereinigungen überprüfen stichprobenartig die Umsetzung des Qualitätsmanagements von Ärzten und Psychotherapeuten. Zufällig ausgewählte Praxen werden aufgefordert, schriftlich die Umsetzung ihres Qualitätsmanagements zu dokumentieren. Erfüllt eine Praxis die gesetzlichen Vorgaben nicht, berät die Kommission, wie sie den Anforderungen genügen kann.

Die Darlegung: Die Richtlinie empfiehlt kein bestimmtes QM-System. Sie können also ein System auswählen und einführen, das Ihren spezifischen Bedürfnissen und Zielen am besten entspricht.

Bevor Sie mit einem Qualitätsmanagement in Ihrer Praxis durchstarten, ist es unbedingt notwendig, einen QM-Beauftragten (QMB) zu benennen. Denn bei ihm laufen alle Fäden in Sachen QM zusammen. Er übernimmt neben der Praxisleitung wesentliche Verantwortung für die Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines QM-Systems.

Die wichtigsten Aufgaben eines Qualitätsmanagement-Beauftragten auf einen Blick:

• Bindeglied zwischen Praxisleitung und Praxisteam
• Ansprechpartner für alle Mitarbeiter bei allen Fragen zu QM
• Koordiniert und organisiert QM-Maßnahmen in der Praxis
• Schult, informiert und motiviert Mitarbeiter in Sachen QM
• Berichtet regelmäßig in Teambesprechungen über Fortschritte
• Plant die internen Qualitätsprüfungen und führt sie mit qualifizierten Mitarbeiter der Praxis durch
• Schlägt jährliche QM-Bewertungen vor (zum Beispiel Patientenbefragungen, Auswertungen von Beschwerden)

Jeder und jede medizinische und zahnmedizinische Fachangestellte kann im Prinzip ein QMB werden. Damit aber die QM-Einführung reibungslos läuft, ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der

• von allen akzeptiert wird,
• versiert und erfahren ist,
• schon längere Zeit in der Praxis tätig ist,
• die Befindlichkeiten in der Praxis kennt.

Tipp: Um QMB zu werden, benötigen Sie zwar keine spezielle Ausbildung. Was sich aber empfiehlt, ist eine fundierte, anerkannte Fortbildung zum Thema QM. Schließlich müssen Sie als QMB andere über QM informieren und sie zum Mitmachen motivieren.

Unerledigte Aufgaben und nicht geregelte Verantwortlichkeiten behindern den Praxisablauf. Ein Qualitätsmanagement-System hilft Ihnen dabei, Ordnung in Ihren Arbeitsalltag zu bringen.

Dabei bleibt es Ihnen überlassen, welches System Sie in Ihrer Praxis einsetzen. Sie können sich für ein bestimmtes QM-Modell wie QEP® oder KTQ® entscheiden oder ein eigenes System entwickeln. Die Bedürfnisse Ihrer Praxis sollten bei der Entscheidung für oder gegen eines der QM-Systeme entscheidend sein. Wichtig ist, dass die Anforderungen der Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses erfüllt werden.

Tipp: Holen Sie Informationen und Referenzen zu den einzelnen Systemen ein und beziehen sie diese in Ihre Entscheidung mit ein.

Denken Sie daran, dass ein QM-System

• sich an Prozessen und Abläufen in der Praxis orientieren soll und der Patient dabei im Mittelpunkt steht,
• die Arbeitsprozesse in der Arztpraxis nie behindern darf, sondern kontinuierlich verbessern soll,
• die Handlungsabläufe durchschaubar und sicherer und nicht bürokratischer machen soll,
• Teammitglieder zur aktiven Teilnahme anregen soll.