Expertenforum - Sachbezüge an Bachelorand

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  • 01
    Sachbezüge an Bachelorand

    Hallo liebes Expertenteam,
    ein Student kann seine Bachelorarbeit ohne Bezahlung im Unternehmen anfertigen.
    Er soll aber Fahrgeld oder Tankgutscheine erhalten, für die Tage, die er im Unternehmen tätig ist.
    Wie muss das dokumentiert werden? Ist dafür die Anlage des Studenten und Abrechnung über den Lohn notwendig?

    Vielen Dank für Ihre Antwort

  • 02
    RE: Sachbezüge an Bachelorand

    Guten Tag,
     
    Personen, die sich allein zur Erstellung der für den Studienabschluss erforderlichen Bachelor-/Masterarbeit in einen Betrieb begeben und in dieser Zeit neben der Bachelor-/Masterarbeit keine für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören nicht zu den abhängig Beschäftigten. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kommt weder Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht in Betracht, noch sind für diese Personen Umlagebeiträge (U1, U2 sowie Insolvenzgeldumlage) zu entrichten. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Entgelt für die Erstellung der Bachelorarbeit gezahlt wird.
     
    Mit freundlichen Grüßen
     
    Ihr Expertenteam

  • 03
    RE: Sachbezüge an Bachelorand

    Meine Frage bezog sich auf Zahlungen von Sachbezügen, Gutscheine etc.

    Wie muss das dokumentiert werden?

  • 04
    RE: Sachbezüge an Bachelorand

    Guten Tag,
     
    Ihre Frage betrifft arbeits- und steuerrechtliche Regelungen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir im Rahmen dieses Forums zu Fragen des Arbeits- und Steuerrechts keine Stellungnahme abgeben können.
     
    Antworten auf arbeitsrechtliche Fragen erhalten Sie u. a. von Arbeitgeberverbänden, Kammern (Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer) sowie Fachanwälten für Arbeitsrecht. Antworten auf steuerrechtliche Fragen erhalten Sie u. a. von Ihrem Steuerberater, dem zuständigen Finanzamt sowie Fachanwälten für Steuerrecht.
     
    Im Rahmen unseres Expertenforums können mittlerweile Fragen zum Arbeits- und Steuerrecht von externen Experten beantwortet werden, sofern Ihr Eintrag mit dem Cluster „Arbeitsrecht“ bzw. „Steuerrecht“ gekennzeichnet wurde.
     
    Daher haben wir Ihre Anfrage in die Rubrik Steuerrecht „umgeswitcht“. Sie erhalten somit eine Antwort/ Stellungnahme aus dem Bereich „Steuerrecht“.
     
    Als Unterlagen für eine spätere Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung sollten alle Angaben vorgelegt werden können, die den Status des Bacheloranden während der Erstellung seiner Bachelorarbeit im Unternehmen belegen.
     
    Mit freundlichen Grüßen
     
    Ihr Expertenteam

  • 05
    RE: Sachbezüge an Bachelorand

    Sehr geehrter Fragesteller,


    haben Sie vielen Dank für Ihre Anfrage. Zunächst stellt sich die Frage, wie der jeweilige Student beschäftigt ist, also ob er als Arbeitnehmer beschäftigt wird. Als Arbeitnehmer beschäftigte Studenten unterliegen mit ihrem Arbeitslohn dem Lohnsteuerabzug. Grundsätzlich sind dann in Lohnabrechnungen getrennt Sachbezüge und Barlohn aufzuzeichnen. Sofern Tankgutscheine gewährt werden, sollte dies dokumentiert werden, unter Angabe des Abgabetags, Abgabeorts und entsprechende Belege/Rechnungen aufbewahrt werden. Es gilt dann ggf. die monatlich EUR 50-Freigrenze. Diese Dokumentationspflichten dienen dazu, dass die Finanzverwaltung nachvollziehen kann, ob und inwieweit steuerpflichtige Bezüge gewährt wurden.


    Da in Ihrem Beispiel der betroffene Student jedoch zusätzlich zu den geschilderten (Sach)Bezügen keinen Lohn bezieht, ist zu beachten, dass beim Betriebsstättenfinanzamt Ausnahmen von den Lohnkonto-/Lohnabrechnungs- Aufzeichnungspflichten zugelassen werden können, falls Arbeitgeber für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden. Dies wäre eine Erleichterung und setzt voraus, dass die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist, also insbesondere nachvollziehbar ist, inwieweit Leistungen an den Studenten gewährt wurden. In diesem Fall kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine sogenannte Aufzeichnungserleichterung beantragt werden. Dies betrifft grundsätzlich unterhalb der EUR 50 Freigrenze liegende Sachbezüge. Sollte dies in Ihrer Situation in Betracht kommen, empfehlen wir die Möglichkeit einer entsprechenden Erleichterung mit dem Betriebsstättenfinanzamt kurz abzuklären.


    Sollte Ihre Fragestellung zudem weitere Studenten betreffen oder aus anderen Gründen für Sie von grundlegenderer Bedeutung sein, kann auch eine sogenannte Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt eingeholt werden.


    Mit freundlichen Grüßen


    Ihr Fachexperte für Steuerrecht

     

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