Expertenforum - Nachweis Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Ärzten

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben folgende Frage: Wir beschäftigen viele Ärzte, die sich regelmäßig von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien lassen, um ihre Beiträge in die Ärzteversorgung einzuzahlen. Den Bescheid über die Befreiung nehmen wir regelmäßig zu den Unterlagen. Im Zuge der Digitalisierung kommt es nun immer öfter vor, dass die Mitarbeiter uns keine Kopie des Bescheides mehr einreichen, sondern stattdessen ein Foto des Bescheides mit dem Handy erstellen und uns als Nachweis senden. Frage: Wenn wir dieses Foto ausdrucken und zur Akte nehmen bzw. digital archivieren, wäre dieses Foto als Nachweis ausreichend oder müssen wir zwingend den Bescheid als Kopie zur Akte nehmen?

Vielen Dank.

Hallo Karl,
 
die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet die Arbeitgeber, die Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen.
 
Neben den prüfrelevanten Daten aus den zertifizierten Gehaltsprogrammen zählen in diesem Kontext insbesondere Bescheide zur Beurteilung der Versicherungspflicht beziehungsweise Versicherungsfreiheit (Bescheide) in elektronischer Form.
 
In der Praxis bedeutet dies, die relevanten Unterlagen zu scannen und z. B. im PDF-Format zu hinterlegen. Die Unterlagen werden bei der Datenübermittlung im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) als Anlage mittels der zertifizierten Abrechnungsprogramme übermittelt.
 
Dies gilt nach unserem Verständnis auch für die von Ihnen angesprochene Befreiung von der Rentenversicherungspflicht wegen Zuständigkeit einer Ärzteversorgung. Ein „Abfotografieren“ des Bescheides reicht demzufolge nicht aus.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam