Expertenforum

Sehr geehrte Damen und Herren,

betreffend dem Abruf der elektronische DaBPV benötigen wir eine Hilfestellung.

Bei einer Mitarbeiterin werden für den Beitrag der Pflegeversicherung zwei Kinder berücksichtigt. Allerdings hat sie bei der Abfrage angegeben, dass sie selbst keine Kinder hat. Dies sind die Kinder ihrer Ehefrau aus damaliger Partnerschaft.

Aufgrund dem Kinderfreibetrag, den sie von den Steuerdaten zugeteilt bekommen hat, wird der Abschlag zur Pflegeversicherung automatisch erkannt.

Die Mitarbeiterin hat das Finanzamt diesbezüglich bereits darauf hingewiesen, dass dies falsch ist, jedoch erfolgt hierzu bis dato keine Änderung (aus unserer Sicht müsste die Mitarbeiterin aber ja i-was vorgelegt haben, damit die Freibeträge zugeteilt werden).

Wir selbst können die Steuerung auch nicht aushebeln, da wie bereits erwähnt der Freibetrag erkannt wird und die Grundlage für den Abschlag in der Pflegeversicherung hieraus gezogen wird.

Soll die Mitarbeiterin uns nochmal schriftlich etwas einreichen, dass sie keine weiteren Kinder hat und schon versucht hat betreffend der falschen Freibeträge die Klärung mit dem Finanzamt aufzunehmen? - uns sind die Hände gebunden die richtigen Daten im Zusammenhang der Informationen der Mitarbeiterin richtig zu verarbeiten.

An sich haben wir auch keine weiteren Nachweise für die Kinder.

Adoptiert sind sie nicht. Kann es ggf. sein, dass im Zusammenhang einer Adoptionspflege die Stellung hierfür bereits gesetzt wird?

Die Ehefrau unserer Mitarbeiterin hat Nachwuchs bekommen. Auch hier erfolgte bereits die Änderung der Freibeträge in den Steuerdaten. Erneut haben wir darauf aufmerksam gemacht, dass wir hierzu die entsprechende Adoptionsurkunde benötigen. Hier liegt bereits eine Adoptionspflege vor, weshalb uns die Änderung in der Steuer uns zu erklären wäre.

Nach aktuellen Informationen müsste sie mehr Beitrag in der Pflegeversicherung zahlen, da nicht 3 Kinder zu berücksichtigen sind, sondern lediglich eines.

Da es auch im Zusammenhang dem Steuerrecht geht, bitte um Weiterleitung auch in diesem Themenbereich.

Vorab besten Dank.

Guten Tag,
 
in einigen Fällen sind die Daten des Bundeszentralamts nicht vollständig. Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder können über dieses Verfahren nicht erhoben werden. Hier müssen Arbeitgeber und Beschäftigte individuell reagieren.
 
Steuerlich nicht erfasste Kinder können zum Beispiel sein:
- Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden (Adoptionspflege oder Adoption wurde dem Finanzamt nicht gemeldet)
- Stiefkinder
- Kinder, die vor Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 bereits 18 Jahre alt waren, sofern die Kinder nicht direkt dem Finanzamt mitgeteilt wurden (kein Kinderfreibetrag)
- Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist, und die Kinder nicht dem Finanzamt gemeldet wurden (sogenannte auswärtige Kinder)
- Kinder, die melderechtlich nicht an das BZSt zu übermitteln sind und steuerrechtlich nicht erfasst wurden, zum Beispiel im Ausland lebende Kinder
- Eltern haben Kinderfreibetrag nur einem Elternteil zugeordnet
 
Die Informationen des BZSt sind keine abschließende und verbindliche Feststellung der Anzahl der zu berücksichtigende Kinder. Wenn das digitale Nachweisverfahren an seine Grenzen stößt, sind in Einzelfällen abweichende Entscheidungen des Arbeitgebers zugelassen und erforderlich. Dann sind die selbst erhobene Daten für die Beitragserhebung zulässig.
 
Liegen dem Arbeitgeber abweichende Informationen von der Meldung des BZSt vor, muss der Arbeitgeber grundsätzlich eine Klärung mit den betroffenen Beschäftigten herbeiführen.
Bei Bestätigung der Elterneigenschaft oder Anzahl der Kinder anhand geeigneter Nachweise, sind die Daten abweichend von der Rückmeldung für die Beitragserhebung in der Pflegeversicherung zu verwenden.
 
Sofern der beitragsabführenden Stelle die erforderlichen Angaben bereits bekannt sind, wird auf die Nachweisführung verzichtet. Bei Arbeitgebern reicht es aus, wenn sich aus den Personal- bzw. Entgeltunterlagen die Elterneigenschaft nachprüfbar ergibt.
 
Der in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder (für in dieser Zeit geborene Kinder) bleibt ebenfalls wirksam (hinsichtlich des Beitragszuschlags für Kinderlose dauerhaft), wenn das Ergebnis des Abrufs der Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren bestätigt wird.
 
Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab dem 1. Juli 2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen entsprechend den Empfehlungen gegenüber der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgt.
 
Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis 1. Juli 2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen. Das gilt selbst dann, wenn das Mitglied in dem Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 der Anforderung der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist.
Für die technische Umsetzung der manuellen Änderung in den Personalstammdaten empfehlen wir Ihnen, Kontakt mit dem Support für das Lohnabrechnungsprogramm aufzunehmen.
 
Wunschgemäß haben wir Ihre Anfrage in die Rubrik Steuerrecht „umgeswitcht“. Sie erhalten somit eine Antwort/ Stellungnahme aus dem Bereich „Steuerrecht“.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam

Vielen Dank für die schnelle und hilfreiche Rückmeldung.

Es ist somit davon auszugehen, dass die Mitarbeiterin dem Finanzamt etwas vorgelegt hat, damit die Steuerdaten im Zusammenhang einer Adoption oder Adotpionspflege berücksichtigt werden.

Wie ist es zu sehen, wenn die Adoptionsurkunde 05.2026 eingereicht wird, da das Verfahren hierzu sich so lang in die länge gezogen hat? Hat diese eine rückwirkende Gültigkeit (Kind geb. 21.10.2025) - bzw. sollte hier ein Fokus darauf gelegt werden, wann die Adoptionsurkunde ausgstellt wird und für für den Zeitraum ab? --> darf eine Rückrechnung vorgenommen werden oder ist auch hier die Regelung von max. 3 Monate rückwirkende Umsetzung zu beachten?

Uns ist noch die Frage aufgekommen, was passiert, wenn die Abfrage bei Neueinstellungen nich innerhalb von sieben Tagen vorgenommen wird. Aufgrund von Urlaub / Krankheit kann es nicht gewährleistet werden, dass die Abfrage der elektronischen Daten vorgenommen wird. Bsp. Eintritt 01.11.2025, Sachbearbeiter hat bis zum 13.11.2025 Urlaub.

Welche Folgen hat eine verspätete Abfrage der Daten bei Neueinstellungen?

Sehr geehrter Fragesteller,

nachfolgend dürfen wir den lohnsteuerlichen Teil Ihrer Frage beantworten und für die SV-rechtlichen Themen auf die Fachexperten Sozialversicherung verweisen.

Lohnsteuerlich ist in der dargestellten Situation empfehlenswert, dass vom Arbeitgeber selbst (ohne Rücksicht darauf, ob/dass arbeitnehmerseits eine bereits erfolgte Information an das Finanzamts behauptet wird) das Betriebsstätten-Finanzamt in Textform auf den (vermuteten) Datenfehler hingewiesen wird. Da weitere Aufklärungs- und Korrekturmöglichkeiten des Arbeitgebers fehlen, ist dennoch mit den ELStAM der betroffenen Arbeitnehmerin die Lohnsteuerabrechnung weiter vorzunehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Arbeitsrecht

Vielen Dank für die Rückmeldung.

Besteht die Möglichkeit der noch offenstehenden Fragen dem Bereich zur Sozialversicherung zuzustellen?

Wie ist es zu sehen, wenn die Adoptionsurkunde 05.2026 eingereicht wird, da das Verfahren hierzu sich so lang in die länge gezogen hat? Hat diese eine rückwirkende Gültigkeit (Kind geb. 21.10.2025) - bzw. sollte hier ein Fokus darauf gelegt werden, wann die Adoptionsurkunde ausgstellt wird und für für den Zeitraum ab? --> darf eine Rückrechnung vorgenommen werden oder ist auch hier die Regelung von max. 3 Monate rückwirkende Umsetzung zu beachten?

Uns ist noch die Frage aufgekommen, was passiert, wenn die Abfrage bei Neueinstellungen nich innerhalb von sieben Tagen vorgenommen wird. Aufgrund von Urlaub / Krankheit kann es nicht gewährleistet werden, dass die Abfrage der elektronischen Daten vorgenommen wird. Bsp. Eintritt 01.11.2025, Sachbearbeiter hat bis zum 13.11.2025 Urlaub.

Welche Folgen hat eine verspätete Abfrage der Daten bei Neueinstellungen?

Sehr geehrter Fragesteller,

vielen Dank für Ihre Frage. Hierzu melden sich unsere Experten im Sozialversicherungsrecht nochmals gesondert bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht

Guten Tag,
 
das adoptierte Kind erhält durch den vom Familiengericht ausgesprochenen Beschluss die Rechtstellung eines leiblichen Kindes.
 
Mit Zustellung des Beschlusses an den Annehmenden wird die Adoption wirksam. Sie wirkt jedoch nicht auf den Zeitpunkt der Geburt zurück. Dies bedeutet, dass die Annehmenden erst mit der Zustellung des Adoptionsbeschlusses die Elterneigenschaft begründen, vorausgesetzt, dass
das Kind zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption die für eine Familienversicherung vorgesehenen Altersgrenzen nicht erreicht hat.
 
Insoweit kann Elterneigenschaft frühestens mit Zustellungsdatum des Adoptionsbeschlusses vorliegen. Für eine rückwirkende Berücksichtigung ist der Nachweis in einem solchen Fall innerhalb von 3 Monaten bei dem Arbeitgeber einzureichen.
 
§ 55a SGB XI regelt das automatisierte Übermittlungsverfahren zur Erhebung und Nachweis der Elterneigenschaft. Hier ist für den Abruf durch den Arbeitgeber keine Frist vorgesehen. Lediglich bei Abruf der Pflegekasse für Selbstzahler ist eine Meldefrist von sieben Tagen definiert ( § 55b SGB XI).
 
Eine Meldung durch den Arbeitgeber in diesem Zusammenhang kann demnach auch nach sieben Tagen erfolgen.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam