Expertenforum - Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz umfangreicher Informationen, die zu diesem Thema bereits vorliegen, habe ich noch einige Fragen und würde mich sehr freuen, wenn Sie mir hierzu Informationen geben könnten.

Wir haben uns grundsätzlich für jedes Kind unter 25 Jahren von unseren Mitarbeitern Nachweise vorgelegen lassen. Alle Nachweise die uns nach Juli 2023 eingereicht wurden, haben wir ab dem Folgemonat nach Vorlage für die Anzahl der Kinder berücksichtigt. 1. Hätten wir hier jeweils bis zum 01.07.2023 eine rückwirkende Erstattung vornehmen müssen?/ 2. Was ist in dieser Hinsicht bei dem Bestandsabruf durchzuführen? Wenn die Daten, die uns am 01.07.2025 als Bestandsdaten gemeldet werden, eine Abweichung ergeben, die beinhaltet, dass bei einem Mitarbeiter zwei Kinder statt einem Kind zu berücksichtigen sind, müssen wir dann einen Historienabruf durchführen, um zu ermitteln, ob wir das zweite Kind bereits seit 01.07.2023 hätten berücksichtigen müssen? Ist es eine Verpflichtung zu viel gezahlte Beiträge ab 01.07.2023 festzustellen und an den Mitarbeiter zu erstatten, auch wenn wir bis zum 30.06.2025 statt dem vereinfachten Verfahren Nachweise gefordert haben?/ 3. Sollten wir tatsächlich Erstattungen bis in das Jahr 2023 vornehmen müssen, so ist dieses technisch bei uns nicht möglich. Müssen wir dann für jeden Fall eine Antrag auf Erstattung von Beiträgen in Papierform stellen und den Beitragsnachweis 2023 korrigieren?/ 4. Würde eine Betriebsprüfung zum 31.12.2023 eine Korrektur für 2023 ausschließen? Ich möchte mich im Voraus für Ihre Hilfe bedanken.

Hallo Mitarbeiterin Personalservice,

da unsere Recherche zu Ihrer Anfrage noch eine Zeit andauern wird, bitten wir Sie noch um ein wenig Geduld. Sobald wir ein Ergebnis haben, werden wir eine Stellungnahme abgeben.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam
 

Hallo Mitarbeiterin Personalservice,
 
zunächst einmal bedanken wir uns für Ihre Geduld.
 
Den Grundsätzlichen Hinweisen zur „Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ vom 31. März 2025 ist bezüglich Ihrer Fragen folgendes zu entnehmen:
 
Zu 1.
„Nachweise für Kinder, die vor dem 1. Juli 2023 geboren wurden, wirken vom 1. Juli 2023 an. Nachweise für Kinder, die im Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 geboren wurden bzw. werden, wirken ab Beginn des Monats der Geburt. Der Zeitpunkt der Vorlage des Nachweises gegenüber der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse ist insofern unbedeutend“.
 
Auf Ihre Frage bezogen ist eine rückwirkende Erstattung bis maximal 01.07.2023 durchzuführen, sofern die Kinder vor diesem Zeitpunkt geboren wurden.
 
Zu 2.
„Der gegenüber der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse vor dem 1. Juli 2023 erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft (für ein vor dem 1. Juli 2023 geborenes Kind) bleibt - unabhängig vom Ergebnis des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft im automatisierten Übermittlungsverfahren – unverändert wirksam, also auch über den 30. Juni 2025 hinaus.
 
Der in der Zeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung erbrachte Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder (für in dieser Zeit geborene Kinder) bleibt ebenfalls wirksam (hinsichtlich des Beitragszuschlags für Kinderlose dauerhaft), wenn das Ergebnis des Abrufs der Daten im automatisierten Übermittlungsverfahren bestätigt wird. Sofern die im vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilten Angaben im Zuge des Abrufs der Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht bestätigt werden, ist für die Zeit ab dem 1. Juli 2025 der Nachweis der Elterneigenschaft durch geeignete Unterlagen entsprechend den Empfehlungen (vgl. Ausführungen unter Abschnitt 5.5) gegenüber der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zu erbringen. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 gilt eine Art Bestandsschutz, das heißt, dass keine rückwirkende Korrektur zu Lasten des Mitglieds erfolgt.
 
Eine rückwirkende Korrektur (Erstattung) ist hingegen – längstens für die Zeit bis 1. Juli 2023 – vorzunehmen, sofern die Daten zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder im automatisierten Übermittlungsverfahren von den im vereinfachten Nachweisverfahren durch einfache Mitteilung gemachten Angaben zu Gunsten des Mitglieds abweichen. Das gilt selbst dann, wenn das Mitglied in dem Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 der Anforderung der beitragsabführenden Stelle oder der Pflegekasse zur Mitteilung der erforderlichen Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder im Sinne des § 55 Absatz 3d Satz 2 SGB XI nicht oder nicht vollständig nachgekommen ist. Dieser Erstattungsanspruch ist jedoch nicht nach § 125 SGB IV zu verzinsen, da es sich hierbei nicht um einen Erstattungsanspruch nach § 55 Absatz 3d Satz 1 SGB XI handelt (vgl. auch Ausführungen unter Abschnitt 3.6)“.
 
Die o.a. Regelungen haben nach unserer Auffassung zur Folge, dass das vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mitgeteilte Vorliegen der Elterneigenschaft (frühestens ab dem 01.07.2023) vom Arbeitgeber bei der Ermittlung des Arbeitnehmeranteils zur Pflegeversicherung für den Zeitraum des vereinfachten Nachweisverfahrens (01.07.2023 – 30.06.2025) zu berücksichtigen ist.
 
Für die Zeit ab dem 01.07.2025 ist dagegen der Nachweis der Elterneigenschaft bzw. die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder durch entsprechende Unterlagen vom Arbeitgeber zu dokumentieren.
 
Zu 3.
„Die Regelungen zur Beitragssatzreduzierung in Form der Berücksichtigung von Beitragsabschlägen bei der Bemessung der Beiträge zur Pflegeversicherung sind am 1. Juli 2023 in Kraft getreten. Sie wirken von diesem Zeitpunkt an. Allerdings erfordert die Umsetzung der nach der Kinderzahl gestaffelten Beitragserhebung bei den beitragsabführenden Stellen und den Pflegekassen erheblichen Umstellungsaufwand. Der Gesetzgeber erkennt diesen Aufwand an und räumt den beitragsabführenden Stellen und den Pflegekassen für die Umstellung eine Frist bis längstens zum 30. Juni 2025 ein, in der die erforderlichen Arbeiten bewältigt werden können. Die bis zum jeweiligen Umstellungszeitpunkt durch die Nichtberücksichtigung der Beitragsabschläge zu viel gezahlten Beiträge zur Pflegeversicherung sind rückwirkend zu erstatten (§ 55 Absatz 3d Satz 1 SGB XI). Die Erstattung erfolgt durch die beitragsabführenden Stellen, bei Selbstzahlern durch die Krankenkasse, bei der die Pflegekasse errichtet ist. Der Erstattungsanspruch auf die Beitragsabschläge steht allein dem Mitglied zu, beim Tod des Mitglieds den Erben.
Die Erstattung der Beiträge ist im Wege der Auszahlung oder Aufrechnung mit den Beiträgen zur Pflegeversicherung für den laufenden Abrechnungszeitraum vorzunehmen; dies gilt auch dann, wenn das Beschäftigungsverhältnis zu diesem Zeitpunkt bereits beendet ist. Die gemeinsamen Grundsätze für die Auf- bzw. Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung vom 20. November 2019 finden keine Anwendung. Ist im Einzelfall eine Aufrechnung durch die beitragsabführende Stelle nicht (mehr) möglich, weil keine laufenden Beiträge zur Pflegeversicherung gezahlt werden (z. B. bei Einstellung der Betriebstätigkeit des Arbeitgebers), ist ein Antrag auf Erstattung der Beiträge an die zuständige Krankenkasse, die die zu viel gezahlten Beiträge eingezogen hat, zu stellen“.

Sofern eine Erstattung von zu viel gezahlten Pflegeversicherungsbeiträgen zu erfolgen hat, ist dies bei bestehenden Beschäftigungen im Wege der Auszahlung oder Aufrechnung für den laufenden Abrechnungszeitraum mit den Beiträgen vorzunehmen. Wie dies in der Praxis umzusetzen ist, hat der Gesetzgeber bisher nicht weiter konkretisiert. Ist eine Aufrechnung durch den Arbeitgeber nicht mehr möglich, wird ein Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge bei der zuständigen Krankenkasse gestellt.
 
Zu 4.
Hierzu gibt es aus den relevanten Rundschreiben zum Thema keine weiterführenden Aussagen.
 
Bezüglich der sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen einer bereits durchgeführten Betriebsprüfung ist zu beachten, dass es sich hierbei um eine sogenannte Stichprobenprüfung handelt, d.h. ein Eingriff in bereits geprüfte Zeiträume ist zulässig: Arbeitgeber können sich nicht auf Vertrauensschutz berufen, nur weil ein bestimmter Sachverhalt bei einer vorherigen Betriebsprüfung nicht beanstandet wurde.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam