Expertenforum - Betriebsveranstaltungen

Sehr geehrtes Expertenteam,

betreffend Betriebsveranstaltungen benötigen wir eine kleine Hilfestellung.

Aus den Vorgaben konnten wir bereits gewissen Vorgaben entnehmen:

-max. 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr

-pro Veranstaltung kann der Freibetrag von 110,00 € pro Mitarbeiter angesetzt werden

In unseren Unternehmen gibt es verschiedene Arbeitsbereiche z.B. Reinigung, Produktion, Verwaltung.

Jeder Bereich plant z.B. in Sache Weihnachtsfeier einen eigenen Termin, wo jeder Mitarbeiter aus diesem Bereich eingeladen wird.

Zählt diese Veranstaltung bereits unter Betriebsveranstaltung? Wir haben gelesen, dass alle Mitarbeiter eine Einladung erhalten müssen, so dass der Freibetrag in Höhe von 110,00 € angesetzt werden kann.

1. Bedarf es für den Prüfer Nachweise der Einladungsschreiben aller Mitarbeiter

2. Wenn eine Gaststätte besucht wurde (25 Teilnehmer), die Rechnung insgesamt 598,00 € ausmacht und man aufgrund von Trinkgeld insgesamt 620,00 € ausgibt --> ist es richtig, dass die Kosten pro Mitarbeiter auf Basis 620,00 € : 25 Personen = 24,80 € angesetzt werden

3. Wie verhält es sich, wenn auch nicht mehr aktive Mitarbeiter eingeladen wurden --> z.B. 20 aktive Mitarbeiter + 5 Rentner. Die Kosten wären somit von 620,00 € : 20 Mitarbeiter = 31 € aufzuteilen?

4. Wenn Ehegatten teilnehmen, so sind diese Kosten dem jeweiligen AN zuzuschreiben oder auf die Anzahl aller Mitarbeiter zu verteilen?

5. Müssen die Kosten lediglich pauschal versteuert werden, wenn die Grenze von 110,00 € überschritten werden oder ist hier abrechnungstechnisch für jeden Mitarbeiter etwas anzusetzen? Hier haben wir die Anwendung von 50/50 erhalten. Wiederum einmal wird dies direkt auf der Abrechnung des Mitarbeiters niedergeschrieben und einmal pauschal.

6. Wenn eine pauschale Versteuerung erfolgt --> kann dies Seitens der Finanzbuchhaltung in der Form anhand der Berechnung errechnet werden oder muss dies über das Abrechnungsprogramm bei jedem Mitarbeiter aufgeführt werden, so dass die Daten bei der Lohnsteueranmeldung mit ausgewiesen werden?

7. Welche Nachweise werden Seitens der Prüfer am besten akzeptiert? Genügt hier eine Excelübersicht, wo die Kosten der Betriebsveranstaltung aufgeführt sind + die entsprechenden Mitarbeiter inkl. Unterschriftenliste?

8. Wenn oben aufgeführte Umsetzung (Weihnachtsfeier pro Arbeitsbereich) nicht als Betriebsveranstaltung zählt, sind diese Kosten als Sachbezug anzusehen, wo die 50 € pro Monat zu berücksichtigen sind?

Vorab besten Dank

PersobueroSC

Sehr geehrter Fragesteller,

zu den gestellten Fragen können wir - unter Übernahme Ihrer Nummerierung - mitteilen:

1.

Dokumentiert und im Prüf-Fall nachgewiesen werden muss, dass die Betriebsveranstaltung sämtlichen Arbeitnehmern des Betriebes oder des jeweiligen Betriebsteiles (z.B.: Reinigung, Produktion, Verwaltung) offenstand. Die Einladung kann z.B. auch „am schwarzen Brett" oder per E-Mail erfolgen.

2.

Es ist richtig, dass die insgesamt entstehenden Kosten unter den Teilnehmern "pro Kopf" aufzuteilen sind.

3.

Gemäß BMF-Schreiben vom 14.10.2015 (dort Ziff. 3) sind auch Zuwendungen des Arbeitgebers „an ... seine ehemaligen Arbeitnehmer" erfasst. Für diese Personen gilt der Freibetrag von EUR 110,00, sodass sie bei der Aufteilung der entstandenen Gesamtkosten zu berücksichtigen sind (Ihr Berechnungsbeispiel: EUR 620,00 : 25 aktive und ehemalige Mitarbeiter = EUR 24,80).

4.

Bei Teilnahme von Ehegatten, Angehörigen oder sonstigen Begleitpersonen werden deren Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet; es entsteht also kein zusätzlicher Freibetrag (BMF-Schreiben a.a.O., Ziff. 4a).

5.

Bei Überschreitung des Freibetrags von EUR 110,00 besteht (nach Wahl des Arbeitgebers) die Möglichkeit, den Mehrbetrag pauschal zu versteuern oder die Lohnversteuerung nach individuellen Merkmalen (ELStAM) vorzunehmen. Bei Pauschalversteuerung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG) ist, ebenso wie bei Versteuerung nach individuellen Merkmalen, der Vorgang für jeden Mitarbeiter zu erfassen. (Viele Anbieter für Lohnabrechnungs-Software bieten Möglichkeiten zur Vereinfachung der Abrechnung durch "Gruppenbildung".)

6.

siehe Nr. 5: Auch bei pauschaler Versteuerung muss der Vorgang im Lohnkonto jedes betroffenen Mitarbeiters aufgezeichnet werden.

7.

Für die vollständige Dokumentation genügen die Aufwandbelege sowie ein geeigneter Nachweis zur Einordnung als "Betriebsveranstaltung" (Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, die allen Angehörigen des Betriebes oder des Betriebsteils offensteht). Eine Excel-Übersicht ohne Belege wäre nicht ausreichend. Die Teilnehmerzahl muss nicht zwingend durch Unterschriftslisten nachgewiesen werden; ausreichend ist auch z.B. die Bestätigung/Auflistung durch Organisatoren oder einzelne Teilnehmer. Als "sicherster Weg" wird dennoch die vollständige Teilnehmerliste mit Unterschrift aller Teilnehmer empfohlen.

8.

Weihnachtsfeiern für die einzelnen Betriebsteile sind als Betriebsveranstaltungen anerkannt, sodass der Freibetrag von EUR 110,00 anwendbar ist.

(Andernfalls, also bei Nichtanwendbarkeit des Freibetrags von EUR 110,00, kann grundsätzlich auch der steuerfreie Sachbezug bis EUR 50,00 monatlich verwendet werden.)

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Fachexperte Steuerrecht