Expertenforum

Guten Tag liebe Experten,

unsererseits stellt sich folgende Frage - hier am Beispiel der Abrechnung Januar 2026:

Kunde X hat die Abrechnungskreise A, B und C. Der Monat Januar 2026 der Abrechnungskreise A und B wird ganz normal im Kalendermonat Januar abgerechnet. Die Beitragsnachweise für A und B werden pünktlich bis 25.01., 23:59 Uhr übermittelt und die dazugehörigen Beiträge bis 28.01. überwiesen.

Abrechnungskreis C wird aber nachschüssig abgerechnet - das heißt im Kalendermonat Januar 2026 erfolgt die Abrechnung des Monats Dezember 2025 - der Abrechnungskreis befindet sich vom Abrechnungsstand her noch im Dezember und generell immer einen Monat zurück. Die Beitragsnachweise werden nach Abrechnungskreis separiert erstellt.

Unsere Frage lautet nun: Ist eine Beitragsschätzung für den Monat Januar für Abrechnungskreis C erforderlich?

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Mit freundlichen Grüßen

Maria Andrea Krause

Lecos GmbH

Hallo Frau Krause,

die Fälligkeitsregelung in der Sozialversicherung (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV) stellt auf die „voraussichtliche Beitragsschuld“ aus der erbrachten Arbeitsleistung des/der Beschäftigten ab und ordnet den Ausgleich des Restbeitrags, der sich aus der Differenz zwischen voraussichtlicher und tatsächlicher Beitragsschuld ergibt, im Folgemonat an.

Das Beitragssoll des jeweiligen Abrechnungsmonats, das im Beitragsnachweis abgebildet wird, umfasst dementsprechend die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld des jeweiligen Monats, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt, sowie einen verbleibenden Restbeitrag des Vormonats oder den Ausgleich einer eventuellen Überzahlung aus dem Vormonat.
 
Der Terminus „voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld“ stellt einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Es handelt sich hierbei nicht um einen bloßen Abschlag, dessen Betrag in das Belieben des Arbeitgebers gestellt ist.
 
Die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ist so zu bemessen, dass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt. Dies wird dadurch erreicht, dass das Beitragssoll entweder in Form einer Fiktivberechnung auf der Grundlage des absehbaren Entgeltanspruchs jedes Arbeitnehmers im laufenden Monat oder auf der Grundlage des letzten Entgeltabrechnungszeitraums unter Berücksichtigung der eingetretenen Änderungen in der Form des Hinzutritts oder Austritts von Beschäftigten, der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen ermittelt wird.
 
Andere – im Ergebnis vergleichbare – Berechnungen sind zulässig, solange der gesetzlichen Intention Rechnung getragen wird, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keinen bloßen Abschlag darstellt, sondern der endgültigen Beitragsschuld nahezu entspricht. Durchschnittsberechnungen sind dagegen grundsätzlich nicht als geeignetes Mittel anzusehen, um die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu ermitteln. Insoweit gilt zu beachten, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld keine Gesamtsumme aller Beiträge darstellt, sondern dem Grunde nach für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu ermitteln ist und somit auch von Einzugsstelle zu Einzugsstelle separat festgestellt werden muss.
 
Wie der Arbeitgeber bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld vorgeht, bleibt ihm überlassen. Eine eventuelle Überzahlung wird mit der nächsten Fälligkeit ausgeglichen. Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld ermittelt wurde, sind nachprüfbar zu dokumentieren.
 
Aufgrund der oben genannten Regelungen ist nach unserer Auffassung eine Beitragsschätzung für den Monat Januar für den „Abrechnungskreis C“ erforderlich.
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam
 

Liebes Expertenteam,

vielen Dank für die ausführliche Rückmeldung. Hierzu noch eine Rückfrage: In Abrechnungskreis C befinden sich überwiegend Honorarkräfte, die zum Teil SV-pflichtig und zum Teil SV-frei sind. Die monatlichen Abweichungen können von Monat zu Monat bis zu 400% betragen - es kann sogar Monate mit minimaler Beitragsschuld im zweistelligen Bereich geben. Insofern kann eine Beitragsschätzung für den betroffenen Mandanten eine horrende und nicht gerechtfertigte finanzielle Mehrbelastung bedeuten. Kann in solchen Fällen vom Schätzprozedere abgesehen werden?

An sich gibt es ja nur zwei Möglichkeiten

1. Im Januar wird C mit einer Beitragsschätzung für den Monat Januar abgerechnet. Gleichzeitig wird die zuvor abgegebene Beitragsschätzung für den Monat Dezember korrigiert und verrechnet. Im Januar fließen erstmalig SV-pflichtige Bezüge für C.

2. Im Januar wird C ohne Beitragsschätzung für den Monat Januar abgerechnet. Es wird auf den Dezember zurückgerechnet und erstmals werden SV-pflichtige Bezüge für Dezember berechnet. Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge für den Dezember werden im Januar berechnet, übermittelt und gezahlt --> nach der Schätzlogik würde dies also auf dieselbe Beitragsschuld hinauslaufen.

Inwiefern macht ein Schätzlauf an dieser Stelle Sinn, wenn der Januar auf Grundlage des Dezembers geschätzt wird? Denn wenn ich für C im Januar den Dezember abrechne, würden ja ohnehin die SV-Beiträge aus Dezember übermittelt und gezahlt werden. Variante 1 ist in meinen Augen, insbesondere vor dem Hintergrund der großen Schwankungen der Beitragshöhe, dem Mandanten eigentlich nicht zumutbar - zumal es für den Abrechnungskreis C sogar Monate komplett ohne Beitragsschuld geben kann.

Wäre es alternativ möglich, den Abrechnungskreis C im Januar analog A und B mit Abrechnungsstand Januar statt nachschüssig Dezember abzurechnen und in dem Fall eine Korrekturabrechnung auf den Dezember zu machen? Würde das einen Unterschied machen? C hätte nachweislich (noch) keine SV-pflichtigen Entgelte für Januar - SV-Brutti von 0. Allerdings würden die rückwärtig gezahlten SV-Entgelte aus Dezember dem Beitragsnachweis Januar zugeordnet werden, ebenso die Beitragsschuld.

Wäre in diesem Fall ein Vorgehen ohne vorherige Schätzung möglich?

Vielen Dank für Ihre Hilfe. Falls meine Frage zu komplett für diesen Rahmen ist, erkundige ich mich gern auch alternativ telefonisch.

Viele Grüße

Maria Krause

Hallo Frau Krause,
 
zur Frage der Ermittlung des monatlichen Beitragsnachweises in „korrekter Höhe“ haben
die Spitzenverbände der Sozialversicherung im gemeinsamen Rundschreiben vom 23.11.2016 zur „Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags“ ein vereinfachtes Berechnungsverfahren festgelegt, dass Arbeitgeber „alternativ“ den Gesamtsozialversicherungsbeitrag des laufenden Monats optional in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats im Beitragsnachweis anzugeben und zu entrichten haben, sofern eine gewissenhafte Schätzung der Beiträge nicht anders möglich ist.
 
Darüber hinaus bitten wir um Verständnis, dass wir zu Ihren Ausführungen, welche Vorgehensweise zur korrekten Nachweishöhe die „richtige“ ist, keine weitere Stellungnahme abgeben können, da – wie bereits von uns beschrieben - bei der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld dem Arbeitgeber ein gewisser Spielraum eingeräumt wird.
 
Von entscheidender Bedeutung ist nach unserer Einschätzung, dass die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld so zu bemessen ist, dass der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, so gering wie möglich bleibt.
 
Da uns durchaus bewusst ist, dass die von uns skizzierten Regelungen in der Praxis oftmals nicht einfach umzusetzen sind, gehen wir davon aus, dass die jeweilige Vorgehensweise bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung dementsprechend anerkannt wird, sofern aus den Entgeltunterlagen eine gewissenhafte Ermittlung des Beitragssolls erkennbar sein sollte. 
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Ihr Expertenteam