Expertenforum

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab dem 01.01.2026 werden die Beiträge zur privaten KV und PV von den Versicherungsunternehmen digital an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt. Gleichzeitig gibt es für eine Übergangszeit von 2 Jahren die Möglichkeit weiterhin Papierbescheinigungen als Nachweise zu den Lohnunterlagen zu nehmen. In der Vergangenheit hatten wir dazu immer eine „Bescheinigung zur Ermittlung des Arbeitgeberzuschusses“ zu den Lohnunterlagen genommen. Aufgrund der digitalen Übermittlung stellen die privaten Krankenversicherungen solche Bescheinigungen nicht mehr aus. Wenn keine Beiträge digital übermittelt werden, können wir dann für die Übergangszeit eine Bescheinigung über die monatlich zu zahlenden Beiträge zu den Lohnunterlagen nehmen? Würden diese Unterlagen zur Dokumentation bei einer Betriebsprüfung ausreichen?

Vielen Dank.

Hallo Karl,

da das digitale Bescheinigungsverfahren die Prüfung des Arbeitgebers zur Steuer- und Beitragsfreiheit nicht ersetzt, hat dieser – wie bisher – den „korrekten“ Arbeitgeberbeitragszuschuss zur privaten oder gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gesondert festzustellen und die relevanten Unterlagen und Informationen gemäß den Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren.

Ihrer Vorgehensweise, dass in der Übergangszeit eine Bescheinigung „in Papierform“ über die monatlich zu zahlenden privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge den Entgeltabrechnungsunterlagen beizufügen sind, sofern das digitale Bescheinigungsverfahren nicht angewandt werden kann, schließen wir uns an.    

Hierzu zählt nach unserem Kenntnisstand auch die nach Ablauf von drei Jahren zu aktualisierende Bescheinigung des privaten Versicherungsunternehmens, dass die Aufsichtsbehörde bestätigt, dass der Versicherungsvertrag die in § 257 Abs. 2a Satz 1 Nr. 1 bis 6 SGB V genannten Leistungen beinhaltet. 

Diese Bescheinigung ist momentan nicht Gegenstand des digitalen Bescheinigungsverfahrens.

Bezüglich Ihrer Frage, welche Unterlagen hier zur Dokumentation bei einer Betriebsprüfung ausreichend sind, empfehlen wir Ihnen, eine Klärung mit dem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung herbeizuführen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Expertenteam