Expertenforum - Auslagenerstattung an Arbeitnehmer

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  • 01
    Auslagenerstattung an Arbeitnehmer

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    ich habe eine Frage bezüglich einer Auslagenerstattung an unseren Arbeitnehmer was die steuer-und sozialversicherungspflicht- bzw. freiheit angeht.
    Unser Arbeitnehmer ist Fliesenleger und reinigt seine Arbeitskleidung selbst zuhause. Über den Arbeitsvertrag (seit 2014) ist geregelt, dass der Arbeitnehmer zusätzlich zum Bruttoverdienst monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei die Reinigung der Arbeitskleidung als Auslagenersatz erstattet bekommt. Pro Arbeitswoche erhält er dafür eine Entschädigung von 4,00 €. Maximal erhält der Arbeitnehmer monatlich 16,00 €.
    Der Betrag von 4€ pro Woche beruht auf einer selbst erstellten Rechnung vom Arbeitnehmer (als Beleg in Lohnakte), indem er die Stromkosten der Waschmaschine pro Jahr ermittelt hat plus pauschal die Reinigung der Arbeitskleidung.
    Die Reinigung der Arbeitskleidung könnte der Arbeitnehmer ja auch über die Steuererklärung in den Werbungskosten eintragen, da der Arbeitnehmer aber keine Steuererklärung erstellt, werden die Kosten vom Arbeitgeber erstattet.
    Laut §3 Nr. 50 EStG ist die Auslagenerstattung steuer- und sozialversicherungsfrei.

    Aktuell läuft eine Rentenversicherungsprüfung, wo die steuer-und sozialversicherungsfreiheit versagt werden soll.
    Begründung der Rentenversicherung: Bei Auslagenerstattung wird ein Beleg der Berufsbekleidung benötigt und dass die Sachbezugsgrenze nicht anzuwenden ist.
    Als Beleg haben wir allerdings nur den "Eigenbeleg".

    Jetzt meine Frage:
    Wie werten Sie die Erstattung der Reinigungskosten des Arbeitnehmers?
    Wenn keine SV-freiheit besteht, unter welchen Voraussetzungen/gesetzlichen § wird das dann gestützt?
    Und welche Belege/Nachweise müsste ich als Arbeitgeber in der Lohnakte haben, damit die SV-freiheit bestehen würde?

    Vielen Dank schon mal und freundliche Grüße
    Claudia Charlet
     

  • 02
    RE: Auslagenerstattung an Arbeitnehmer

     
    Guten Tag,
     
    Ihre Frage bezieht sich auf das Steuerrecht. Wir bitten um Verständnis, dass wir im Rahmen dieses Forums keine steuerrechtlichen Fragen beantworten können. Wir leiten Ihre Frage an den externen Steuerexperten weiter.
     
    Das Sozialversicherungsrecht folgt in der Regel dem Steuerrecht. 
     
    Mit freundlichen Grüßen
     
    Ihr Expertenteam

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