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Welche Fragen Arbeitgeber auch zum Thema Sozialversicherungsrecht bewegen: Die Rechtsdatenbank der AOK liefert die Antworten – einfach, fundiert und topaktuell.
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Entgeltunterlagen
Entgeltunterlagen
Normen
§ 28f SGB IV
§ 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
§ 111 SGB IV
Kurzinfo
Der Arbeitgeber hat für jeden - auch versicherungsfreien - Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. In die Entgeltunterlagen hat der Arbeitgeber Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen, die in § 8 BVV im Einzelnen genannt sind. Entgeltunterlagen können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Die Formvorschriften des § 8 BVV sind dabei einzuhalten, und der Zugriff auf die Daten muss bei Betriebsprüfungen ohne zeitlichen Verzug möglich sein (§ 9 Abs. 5 BVV).
Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) werden die prüfrelevanten Daten elektronisch vor der Betriebsprüfung an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Die Prüfung der Unterlagen erfolgt dann digital ohne Einsichtnahme vor Ort. Die Nutzung der euBP ist seit dem 01.01.2023 verpflichtend. Die Änderung setzt auf die verpflichtenden elektronischen Führung der Entgeltunterlagen und ergänzenden Unterlagen (seit 01.01.2022 Pflicht) auf. Siehe auch hierzu Gemeinsame Grundsätze Entgeltunterlagen vom 18.03.2022. Auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung kann bis 31.12.2026 auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden.
Der Arbeitgeber hat auch Nachweise, wie z.B. Geburtsurkunden, in die Entgeltunterlagen aufzunehmen, wenn ein Arbeitnehmer vom Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung befreit ist. Der Arbeitgeber hat nach dem Mindestlohngesetz für geringfügig Beschäftigte den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Tag der Arbeitsleistung zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind zu den Entgeltunterlagen zu nehmen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Bei Verstoß gegen die Dokumentationspflicht kann ein Bußgeld bis zur Höhe von 30.000,00 EUR verhängt werden.
Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in Privathaushalten beschäftigen, brauchen keine Entgeltunterlagen zu führen und werden auch nicht geprüft.
Siehe auch
