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Welche Fragen Arbeitgeber auch zum Thema Sozialversicherungsrecht bewegen: Die Rechtsdatenbank der AOK liefert die Antworten – einfach, fundiert und topaktuell.
Arbeitspapiere - Holschuld
Arbeitspapiere - Holschuld
Inhaltsübersicht
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Information
1. Allgemeines
Der Arbeitgeber muss die Arbeitspapiere seiner Mitarbeiter zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses fertig machen und herausgeben (s. dazu Gliederungspunkt 2.). Die Papiere sind von ihm aber nur zur Abholung bereitzulegen. Das Ende des Arbeitsverhältnisses allein ist kein Grund, der dem Arbeitnehmer die Abholung unmöglich macht. Daher sind Arbeitgeber und Personaler nur in besonderen Fällen verpflichtet, einem ausgeschiedenen Mitarbeiter die Arbeitspapiere zu- oder nachzuschicken.
Praxistipp:
Es ist nicht gerade selten, dass ein Rechtsstreit über Arbeitspapiere geführt wird, der nicht ihren Inhalt, sondern die Frage "schicken oder abholen?" betrifft. So ein Streit lässt sich für kleines Geld vermeiden. Nimmt der Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht gleich mit, sollte man ihn schriftlich unter Fristsetzung (maximal 2 Wochen) zur Abholung auffordern. Kommt er nicht, empfiehlt es sich, die herauszugebenden Arbeitspapiere unter Zeugen in einen Umschlag zu stecken und per Post auf den Weg zu geben. Die dabei anfallenden Portokosten stehen in keinem Verhältnis zu dem finanziellen Aufwand, der durch einen Rechtsstreit vor dem Arbeitsgericht entstehen wird.
Kommt der Arbeitgeber seinen Pflichten nicht nach, läuft er Gefahr, auf Herausgabe der Arbeitspapiere - einzelne bestimmte oder alle - verklagt zu werden (s. dazu Gliederungspunkt 3.). Das kann durch rechtzeitiges Bereitlegen zwecks Abholung vermieden werden. Um weiteren Konflikten aus dem Weg zu gehen, sollte sich der Arbeitgeber bei Abholung in jedem Fall den Empfang quittieren lassen. Es versteht sich von selbst, die Arbeitspapiere in der Empfangsquittung so genau zu bezeichnen, dass sich auch später noch nachvollziehen lässt, was der Arbeitnehmer an Papieren bekommen hat. Einzelfragen werden im Rechtsprechungs-ABC beantwortet (s. dazu Gliederungspunkt 4.).
2. Gesetzliche Grundlage
Schuldrechtlich entscheidet bei der Bestimmung eines Leistungsorts der Ort, an dem der Erfolg eintreten soll. Dabei kommen grundsätzlich
Bring-
Hol- und
Schick-
schulden in Betracht. Bei den Arbeitspapieren vertritt die ganz herrschende Meinung die Auffassung, dass die Herausgabepflicht des Arbeitgebers auf Seiten des Arbeitnehmers eine Holschuld auslöst.
Nach § 269 Abs. 1 BGB gilt:
"Ist ein Ort für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen, insbesondere aus der Natur des Schuldverhältnisses, zu entnehmen, so hat die Leistung an dem Orte zu erfolgen, an welchem der Schuldner zur Zeit der Entstehung des Schuldverhältnisses seinen Wohnsitz hatte."
Praxistipp:
§ 269 BGB ist dispositiv. Selbstverständlich können sich die Parteien einvernehmlich darauf verständigen, dass der Arbeitgeber die Papiere zuschickt. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall allerdings verlangen, dass sein Mitarbeiter die Kosten der Übersendung trägt.
§ 269 Abs. 2 BGB sieht vor:
"Ist die Verbindlichkeit im Gewerbebetrieb des Schuldners entstanden, so tritt, wenn der Schuldner seine gewerbliche Niederlassung an einem anderen Orte hatte, der Ort der Niederlassung an die Stelle des Wohnsitzes."
Ort der Abholung ist damit in der Regel der Beschäftigungsort - also der Ort, an dem der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit verrichtet oder verrichtet hat.
3. Rechtsfolgen
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitspapiere so rechtzeitig zu erstellen und herauszugeben, dass sein Mitarbeiter sie am letzten Arbeitstag mitnehmen kann.
Praxistipp:
Das Bereitlegen des Arbeitszeugnisses und die Aushändigung von Arbeitspapieren, die nicht extra angefertigt, besorgt oder erstellt werden müssen, dürfte am letzten Arbeitstag kein Problem sein. Das Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung und/oder der Meldungen für die Sozialversicherung braucht dagegen bisweilen Zeit. Vor allem, wenn nicht die eigene Buchhaltung, sondern Dritte - z.B. Steuerberater, externe Abrechner - eingeschaltet sind. In diesen Fällen ist häufig nicht sichergestellt, dass die Ausdrucke und Durchschriften am letzten Arbeitstag vorliegen und herausgegeben werden können. Hier ist es dann sinnvoll, dem Mitarbeiter von Anfang an anzubieten, ihm die fehlenden Arbeitspapiere nachzuschicken. Das kann in geeigneten und rechtlich zulässigen Fällen auch als PDF an dessen Mailadresse geschehen.
Der Arbeitgeber trägt für die Erfüllung seiner Herausgabepflicht die Darlegungs- und Beweislast. Der Arbeitnehmer hat ihm auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (= Quittung) zu erteilen (§ 368 Satz 1 BGB - die so genannte Empfangsquittung). Kommt der Arbeitgeber mit der Herausgabe in Verzug, muss er seinem Mitarbeiter die Arbeitspapiere auf eigene Kosten zustellen.
Praxistipp:
Im Formularteil der Personalpraxis24 ist eine Muster-Ausgleichsquittung hinterlegt, in der auch der Erhalt der Arbeitspapiere bestätigt wird.
In den meisten Arbeitsverhältnissen ist die Herausgabe der Arbeitspapiere kein Problem. Sie liegen entweder bei Beschäftigungsende zur Abholung bereit, lassen sich online abrufen oder werden dem Arbeitnehmer zugeschickt. Der Herausgabeanspruch ist in der Regel mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Verzug des Arbeitgebers tritt nach Maßgabe des § 286 BGB ein.
Praxistipp:
Hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch nicht fertig und kann der Arbeitnehmer sie deswegen nicht mitnehmen oder zeitnah abholen, muss der Arbeitgeber sie ihm auf seine Kosten zuschicken.
Erfüllt der Arbeitgeber seine Erstellungs- und/oder Herausgabepflicht nicht freiwillig, kann der Arbeitnehmer ihn auf Erstellung und/oder Herausgabe verklagen.
Praxistipp:
Der Arbeitnehmer hat bei seiner Klage sorgfältig darauf zu achten, was der Arbeitgeber tun soll. Hat er die Arbeitspapiere "nur" herauszugeben, zielt auch der Klageantrag nur auf Herausgabe: "Der Arbeitgeber wird verurteilt, die Arbeitspapiere des Klägers - bestehend aus <detaillierte Aufzählung> - herauszugeben." Soll der Arbeitgeber die Arbeitspapiere erst noch erstellen, muss auch darauf beim Klageantrag Rücksicht genommen werden: "Der Arbeitgeber wird verurteilt, dem Kläger ein Arbeitszeugnis <oder: einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2023, die Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III etc.> zu erteilen." Der präzise Antrag ist Grundlage für die nachfolgende - erfolgreiche - Vollstreckung.
Bleibt der Arbeitgeber selbst nach seiner Verurteilung noch untätig, wird eine Zwangsvollstreckung erforderlich. Dabei gilt:
Geht es bloß um den Herausgabeanspruch, ist der Weg über § 883 ZPO - Herausgabe bestimmter Sachen - vorgezeichnet. Der Gerichtsvollzieher muss dem Arbeitgeber die Arbeitspapiere wegnehmen und dem Arbeitnehmer übergeben.
Geht es um den Anspruch auf Ausfüllen und Erstellen der Arbeitspapiere, ist der Weg über § 888 ZPO - so genannte "unvertretbare Handlung" - zu gehen. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall durch Zwangsgeld oder Zwangshaft dazu angehalten werden, die Arbeitspapiere fertig zu machen. Diese Verpflichtung kann ihm kein Dritter abnehmen.
Ein weiterer Weg bietet sich bereits im Erkenntnisverfahren nach § 61 Abs. 2 Satz 1 ArbGG an:
"Spricht das Urteil die Verpflichtung zur Vornahme einer Handlung aus, so ist der Beklagte auf Antrag des Klägers zugleich für den Fall, dass die Handlung nicht binnen einer bestimmten Frist vorgenommen ist, zur Zahlung einer vom Arbeitsgericht nach freiem Ermessen festzusetzenden Entschädigung zu verurteilen."
Die Zwangsvollstreckung nach §§ 887, 888 ZPO ist in diesem Fall ausgeschlossen (§ 61 Abs. 2 Satz 2 ArbGG). Der Erfüllungsanspruch wandelt sich in einen Schadensersatzanspruch um. D.h., dass beispielsweise bei einer nicht fristgerecht ausgefüllten und herausgegebenen Lohnsteuerkarte (heute: elektronische Lohnsteuerbescheinigung, § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG, Anm. d. Verf.) mit der Entschädigung zugleich alle Schadensersatzansprüche wegen der Nichtherausgabe - sogar die entgangene Lohnsteuererstattung - abgegolten sind (BAG, 20.02.1997 - 8 AZR 121/95).
4. Rechtsprechungs-ABC
Hier werden in alphabetischer Reihenfolge nach Stichwörtern geordnet einige der interessantesten Entscheidungen zum Thema Arbeitspapiere - Holschuld vorgestellt:
4.1 Einstweilige Verfügung
Der Herausgabeanspruch des Arbeitnehmers kann auch über eine einstweilige Verfügung gesichert werden. Das setzt zunächst einen Verfügungsanspruch voraus. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer als Verfügungsgrund glaubhaft machen, dass er die herausverlangten Arbeitspapiere für eine konkrete Arbeitsstelle benötigt (LAG Berlin, 03.12.2001 - 19 Ta 2126/01).
4.2 Herausgabevollstreckung
Die Herausgabevollstreckung bei Arbeitspapieren erfolgt nach § 883 ZPO - Herausgabe bestimmter beweglicher Sachen - und nicht nach § 888 ZPO - Vornahme nicht vertretbarer Handlungen. Der Herausgabepflicht des Arbeitgebers steht auf Seiten des Arbeitnehmers eine Holschuld gegenüber. Der Arbeitgeber muss die Arbeitspapiere daher nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bereithalten und dem Arbeitnehmer übergeben, der Arbeitnehmer muss dafür sorgen, dass sie in seinen Besitz gelangen (LAG Köln, 03.03.2004 - 10 Ta 6/04).
4.3 Holschuld - 1
Ohne Vorliegen besonderer Umstände kann ein Arbeitnehmer nicht verlangen, dass ihm der Arbeitgeber seine Arbeitspapiere (hier: Zeugnis) zuschickt. "Grundsätzlich sind Arbeitspapiere wie das Arbeitszeugnis vom Arbeitnehmer abzuholen (Holschuld ... [u.a. mit Hinweis auf BAG, 08.03.1995 - 5 AZR 848/93]). Der Arbeitgeber hat das Zeugnis dem Arbeitnehmer nur dann zu übersenden, wenn die Abholung dem Arbeitnehmer einen unverhältnismäßigen Aufwand verursachen würde oder ihm aus anderen Gründen nach Treu und Glauben unzumutbar ist" (LAG Schleswig-Holstein, 23.06.2010 - 6 Sa 391/09).
4.4 Holschuld - 2
§ 109 GewO sieht keinen besonderen Erfüllungsort für die Zeugniserteilung vor. Enthält auch der Arbeitsvertrag dafür keine Regelung, gilt allgemein nach § 269 Abs. 1 BGB: Soweit nicht ausnahmsweise besondere Umstände (= Unzumutbarkeit der Abholung) für die Versendung sprechen, ist ein Zeugnis am Ende des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitnehmer im Betrieb abzuholen. Klagt der Arbeitnehmer die Zeugniserteilung ein, ohne zuvor nach einer Mitteilung des Arbeitgebers, dass gewünschte Zeugnis liege unterschrieben bereit, einen Abholversuch gemacht zu haben, trägt er in der Regel die durch seine Klage enstandenen Gerichtskosten (LAG Berlin-Brandenburg, 06.02.2013 - 10 Ta 31/13).
4.5 Nebenpflicht
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag, stellt die Pflicht, ein Zeugnis zu erteilen, lediglich eine nichtzentrale Nebenpflicht dieses Aufhebungsvertrags dar. Der Arbeitnehmer hat zwar einen Erfüllungsanspruch. Die Verletzung der Nebenpflicht gibt ihm aber kein Rücktrittsrecht vom Aufhebungsvertrag nach § 323 BGB wegen Nichterfüllung (LAG Rheinland-Pfalz, 19.12.2003 - 8 Sa 772/03).
4.6 Schickschuld - 1
Arbeitspapiere sind grundsätzlich vom Arbeitnehmer abzuholen. Aus seiner Holschuld wird nur unter ganz engen Voraussetzungen eine Schickschuld des Arbeitgebers. Der kann beispielsweise nur nach Treu und Glauben - § 242 BGB - oder wegen des Schikaneverbots - § 226 BGB - verpflichtet sein, seinem Mitarbeiter die Arbeitspapiere nachzusenden (BAG, 08.03.1995 - 5 AZR 848/93 - hier verneint, weil dem Arbeitnehmer das Abholen seines Zeugnisses weder persönlich noch finanziell unzumutbar war).
4.7 Schickschuld - 2
Vom Holschuld-Grundsatz kann abgewichen werden, wenn daraus aus Gründen nachwirkender Fürsorge eine Schickschuld wird. Das kann z.B. angenommen werden, wenn die Abholung der Arbeitspapiere für den Arbeitnehmer mit unverhältnismäßig hohen Kosten oder besonderen Mühen verbunden ist. Aber egal ob Hol- oder Schickschuld: In beiden Fällen muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, die Arbeitspapiere fertig zu machen - und gegebenenfalls zuzuschicken (LAG Hamm, 30.01.2002 - 4 Ta 286/01).
4.8 Schickschuld - 3
Arbeitspapiere sind - wie das Zeugnis - vom Arbeitnehmer grundsätzlich beim Arbeitgeber abzuholen. So genügt es für den Arbeitgeber im Regelfall, die Arbeitspapiere zu erstellen und sie für den Arbeitnehmer zur Abholung bereitzulegen. Übersenden muss der Arbeitgeber das Zeugnis, "wenn die Abholung einen unverhältnismäßigen Aufwand verursachen würde." Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit (Außendienst) immer von seinem Heimatort in Süddeutschland aus geleistet hat und der Arbeitgeber seinen Firmensitz in Schleswig-Holstein hat. Hier besteht dann eine Versendungspflicht (LAG Schleswig-Holstein, 01.04.2009 - 1 Sa 370/08).
4.9 Tarifliche Ausschlussklausel
Die (tarif)vertragliche Ausschlussklausel "Sämtliche gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erlöschen beiderseits drei Monate nach Fälligkeit, von oder gegen ausgeschiedene Arbeitnehmer einen Monat nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sofern sie nicht vorher unter Angabe der Gründe schriftlich geltend gemacht worden sind" erfasst nicht den Anspruch auf Herausgabe einer Lohnsteuerkarte. Der Anspruch auf Herausgabe der Lohnsteuerkarte besteht nach öffentlich-rechtlichen Grundsätzen des Steuerrechts - für seine Geltendmachung müssen keine Gründe angegeben werden (LAG Hamm, 24.06.2010 - 16 Sa 371/10).
4.10 Vollstreckungskosten
Weist der Arbeitnehmer den Arbeitgeber nicht auf seinen Umzug hin, besteht für den Arbeitgeber kein Anlass, das Arbeitszeugnis zu verschicken. Er darf in diesem Fall darauf vertrauen, dass es abgeholt wird. Vollstreckt der Arbeitnehmer dann aus einem Vergleich, muss er die angefallenen Vollstreckungskosten tragen (LAG Rheinland-Pfalz, 09.06.2004 - 9 Ta 99/04).
4.11 Wohnsitzwechsel
Aus Gründen der nachwirkenden Fürsorgepflicht kann aus der Holschuld eine Schickschuld werden. So hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Arbeitspapiere zuzuschicken, wenn der Mitarbeiter seinen Wohnsitz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an einen weit entfernten Ort verlegt hat (LAG Hamm, 04.12.1997 - 4 Sa 2376/96).
4.12 Zeugnis
Das Arbeitszeugnis ist eine Holschuld i.S.d. § 269 Abs. 2 BGB. Der Arbeitgeber ist unter normalen Umständen nicht verpflichtet, es zu verschicken. Seine Pflicht beschränkt sich darauf, das Arbeitszeugnis im Betrieb zur Abholung bereitzuhalten (BAG, 21.09.1999 - 9 AZR 893/98).
