3.1 Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die Entgeltbescheinigung muss enthalten:

• Den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers;

• den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers;

• die Versicherungsnummer (bei) der Rentenversicherung;

• den Beginn der Beschäftigung;

• das Austrittsdatum, falls die Beschäftigung im Abrechnungszeitraum beendet wird;

• den Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage;

• die steuerlichen Merkmale:

• Steuerklasse, ggf. einschließlich des gewählten Faktors, Zahl der Kinderfreibeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug, ggf. Steuerfreibeträge und Hinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat sowie die Steuer-Identifikationsnummer; 

• den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag;

• ggf. die Angabe, dass ein Beitragszuschlag für Kinderlose erhoben wird.

• ggf. Angaben, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich und/oder um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.

Die Entgeltbescheinigung muss als solche gekennzeichnet werden ("Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 S. 1 der Gewerbeordnung").

3.2 Mindestangaben zu den Entgeltbestandteilen

Die Bezüge und die Abzüge sind in der Bescheinigung detailliert darzustellen.

• a) Bezeichnung und Betrag von Bezügen und Abzügen:

  Die Beträge sind einzeln nach ihrer Art aufzuführen (einschließlich Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagzahlungen etc.). Dabei muss ausgewiesen werden, ob es sich um laufende oder einmalige Bezüge und Abzüge handelt. Bei den Vergütungen ist jeweils anzugeben, ob sie steuer- und/oder sozialversicherungspflichtig sind und ob sie sich auf das Gesamtbruttoentgelt auswirken.

  In der Regel dürften diese Informationen unproblematisch sein. Sie erhöhen die Transparenz erheblich bei nicht alltäglichen Konstellationen (z.B. wenn eine Gehaltsumwandlung teilweise sozialversicherungspflichtig ist und teilweise nicht).

  Anzugeben sind auch Bezüge, die eine besondere steuerliche und beitragsrechtliche Behandlung erfahren, wie z.B. Sachbezüge, die unter die Freigrenze von 50 EUR fallen, Personalrabatte, pauschal besteuerte Entgeltbestandteile.

  Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- oder Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen sind an dieser Stelle nicht zu berücksichtigen. Sie dürfen also in den angegebenen Beträgen nicht enthalten sein.

• b) Steuer- und sozialversicherungspflichtige Bezüge:

  Die Bezüge und Abzüge müssen saldiert ausgewiesen werden als:

  • individuell steuerpflichtiger Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen;

  • Sozialversicherungsbruttoentgelt, bei unterschiedlicher Bemessungsgrundlage getrennt nach Versicherungszweigen und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen;

• c) Gesamtbruttoentgelt (siehe hierzu Abschnitt 4):

• d) Nettoentgelt:

  Die gesetzlichen Abzüge müssen gesondert aus laufendem und einmaligem Bruttoentgelt und getrennt nach Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag und nach den verschiedenen Sozialversicherungszweigen dargestellt werden.

  Das Nettoentgelt definiert sich als Differenz aus Gesamtbruttoentgelt (siehe Abschnitt 4) und gesetzlichen Abzügen.

• e) Arbeitgeberzuschüsse:

  Darzustellen sind im nächsten Schritt die Leistungen, die der Arbeitgeber für die soziale Sicherung bestimmter Arbeitnehmer erbringt. Dies gilt für:

  • Den Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen einer freiwilligen oder privaten Kranken- oder Pflegeversicherung;

  • den Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung.

  Darüber hinaus sind die Gesamtbeiträge auszuweisen, wenn der Arbeitgeber die Beiträge direkt an die jeweilige Versicherung bzw. Versorgungseinrichtung zahlt. Ebenso sind weitere Verrechnungsbeträge und Einbehalte anzugeben.

• f) Endsumme und Auszahlungsbetrag:

  Schließlich muss die Entgeltbescheinigung als Endsumme den tatsächlichen Auszahlungsbetrag enthalten. Dies ist der Saldo aus Nettoentgelt und den unter d) erläuterten Beträgen. 

3.3 Weitere Angaben

Die Entgeltbescheinigung darf über den "Pflichtteil" hinaus weitere Angaben enthalten, In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter in geeigneter Weise darüber informieren, welche Angaben nicht weitergegeben werden müssen, da sie nicht unter die Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung fallen. Diese kann der Arbeitnehmer vor Weitergabe der Bescheinigung unkenntlich machen. Darunter fallen insbesondere die Kirchensteuermerkmale, Urlaubsbestände, Fehlzeiten und Gründe, Angaben über Pfändungen und die vereinbarte Arbeitszeit.

5.1 Allgemeines

Der Arbeitnehmer erhält für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung in Textform. Dies ist nicht erforderlich, wenn sich in den Beträgen gegenüber dem vorherigen Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben haben. Bei einer später notwendig werdenden neuen Entgeltbescheinigung ist jedoch zu vermerken, für welche Abrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde. Eine Bescheinigung, die alle notwendigen Angaben enthält, ist als Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO zu kennzeichnen. Damit ist für die Sozialleistungsträger erkennbar, dass die Daten den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsverordnung entsprechen.

5.2 Zugang beim Arbeitnehmer

Ausreichend für die Erfüllung der Verpflichtung aus § 108 GewO ist nicht bereits die bloße Bereitstellung der Entgeltbescheinigung in ein elektronisches Postfach zum Abruf durch ein aktives Tun des Arbeitnehmers. Die Bescheinigung muss dem Arbeitnehmer tatsächlich i.S.v. § 130 BGB zugehen. Der Arbeitgeber muss daher die Lohnabrechnung so auf den Weg zum Arbeitnehmer bringen, dass sie so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen konnte. Die in elektronischer Form übermittelte Erklärung geht dem Empfänger nur dann zu, wenn er zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen Übermittlung der Entgeltbescheinigung einverstanden ist. Die bloße Zurverfügungstellung der Lohnabrechnung in elektronischer Form zum Abruf durch den Arbeitnehmer ist keine Erfüllung der Pflicht zur Erteilung einer Entgeltbescheinigung i.S.d. § 362 Abs. 1 BGB(LAG Hamm, 23.09.2021 - 2 Sa 179/21).

5.3 Korrekturen

Muss die Abrechnung nachträglich korrigiert werden, sind die einschlägigen Regelungen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts zu beachten. Falsch ermittelte Abzüge bei der Steuer können in der folgenden Abrechnung berichtigt werden. Dies ist möglich, bis die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr an das Finanzamt übermittelt wurde (Frist bis Ende Februar des Folgejahres). Ist ein nachträglicher Einbehalt nicht möglich, muss das Finanzamt informiert werden (§ 41c Abs. 4 EstG).

Bei der Sozialversicherung sind falsche Abzüge ebenfalls zu berichtigen. Zu beachten ist aber, dass ein unterbliebener Abzug bei dem Arbeitnehmer nur in den nächsten drei Entgeltabrechnungszeiträumen nachgeholt werden kann (§ 20g S. 3 SGBIV).