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Welche Fragen Arbeitgeber auch zum Thema Sozialversicherungsrecht bewegen: Die Rechtsdatenbank der AOK liefert die Antworten – einfach, fundiert und topaktuell.
Dienstwagen - Nutzung bei Arbeitsunterbrechungen
Dienstwagen - Nutzung bei Arbeitsunterbrechungen
Inhaltsübersicht
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Information
1. Allgemeines
Häufig wird Arbeitnehmern ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Soweit sich das Nutzungsrecht auch auf private Fahrten bezieht, ist dies ein Sachbezug und zu behandeln wie Arbeitsentgelt. Für die Nutzung wird ein Geldbetrag angesetzt, von dem Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden müssen (Firmenwagen).
Nach der Rechtsprechung des BFH (siehe z.B. 06.02.2014 – VI R 39/13) ist für die steuerliche Behandlung des geldwerten Vorteils der Dienstwagennutzung entscheidend, ob die private Nutzung definitiv untersagt war. Dann ist kein Nutzungsvorteil zu versteuern. Davon zu unterscheiden sind Fälle, in denen dies nicht verboten war, der Arbeitnehmer sich aber entschieden hat, davon keinen Gebrauch zu machen. Dann ist ein geldwerter Vorteil zu versteuern. Soweit die Nichtnutzung nicht durch ein Fahrtenbuch belegt werden kann, erfolgt eine Besteuerung nach der 1-Prozent-Regelung. Auch diese Rechtsprechung spricht für eine vertragliche Regelung.
Praxistipp:
Zu den lohnsteuerrechtlichen Fragen der Überlassung von Dienstwagen an Arbeitnehmer hat das BFM ein umfangreiches Schreiben herausgegeben (BMF-Schreiben vom 04.04.2018 – IV C 5 – S – 2334/18/10001). Es ersetzt weitgehend die vorherigen Verlautbarungen zu diesem Thema.
Ob der Dienstwagen auch dann zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden muss, wenn der Mitarbeiter von der Arbeitsleistung freigestellt ist, muss differenziert betrachtet werden.
Wird ein Dienstwagen unerlaubt für private Fahrten genutzt und werden darüber hinaus die Fahrtenbücher gefälscht, um dies zu verdecken, liegt grundsätzlich ein Kündigungsgrund vor. Denn rechtswidrige und vorsätzliche Handlungen gegen das Vermögen des Arbeitgebers verletzen in schwerwiegender Weise die schuldrechtliche Pflicht des Arbeitnehmers zur Rücksichtnahme (§ 241 Abs. 2 BGB) und missbrauchen das Vertrauen des Arbeitgebers. In der Regel ist jedoch nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zuvor eine Abmahnung auszusprechen. Diese kann als milderes Mittel geeignet sein, die Vertragsstörung zu beseitigen (LAG Rheinland-Pfalz, 24.01.2019 – 5 Sa 291/18). Sie kann jedoch je nach Schwere der Pflichtverletzung entbehrlich sein. Soweit eine unbefugte private Nutzung eines Dienstfahrzeuges lediglich die Verletzung einer Nebenpflicht beinhaltet, ist es dem Arbeitgeber zumutbar, statt einer außerordentlichen eine ordentliche Kündigung auszusprechen (LAG Köln, 15.07.2020 – 3 Sa 736/19). Im Einzelfall kann bei Fahrten, die ein Außendienstmitarbeiter während der Arbeitszeit zu seiner Wohnung durchführt, um dort die Toilette aufzusuchen, die kündigungsrechtliche Interessenabwägung zu Lasten des Arbeitgebers ausfallen (LAG Düsseldorf, 18.12.2020 – 6 Sa 522/20).
Zur Frage, ob bei jahrelanger tatsächlicher Gestellung eines Dienstwagens für die Fahrten zum jeweiligen Arbeitsort und zurück ohne ausdrückliche vertragliche Grundlage für die Zukunft ein Rechtsanspruch entsteht, siehe LAG Rheinland-Pfalz, 23.05.2013 – 10 Sa 25/13 (anwendbar waren die tariflichen Regelungen für den öffentlichen Dienst).
2. Vertragliche Regelungen
2.1 Schriftliche Vereinbarung
Die Bedingungen für die private Nutzung des Dienstwagens sollten vertraglich geregelt werden. Sinnvoll ist eine zusätzliche Vereinbarung, damit ggf. diese gekündigt werden kann, ohne dass dadurch der Arbeitsvertrag als Ganzes berührt wird. Wie detailliert Rechte und Pflichten in einer solchen Vereinbarung festgelegt werden, muss im Einzelfall entschieden werden (vgl. hierzu den Vordruck "Dienstwagenüberlassung mit Widerrufsvorbehalt").
In den Vertrag können auch Regelungen über die Nutzungsrechte im Fall von Arbeitsunterbrechungen und Freistellungen von der Arbeitsleistung aufgenommen werden. Dies ist im Hinblick auf evtl. spätere Auseinandersetzungen sinnvoll. Bei den vertraglichen Regelungen müssen die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze beachtet werden.
Sinnvoll ist es auch, in der Vereinbarung zu regeln, wer für die Verkehrssicherheit sowie Wartung und Pflege des Fahrzeuges verantwortlich ist. Soweit der Arbeitnehmer zur Innen- und Außenreinigung nicht verpflichtet wird, kann dies im Nachhinein nicht verlangt werden; jedenfalls ist ggf. der Umfang der zu erwartenden Reinigungsarbeiten auslegungsfähig. Daher kann eine Verletzung dieser Pflicht ohne Abmahnung keinen wichtigen Grund zur außerordentlichen Kündigung geben (vgl. LAG Köln, 07.08.2020 – 4 Sa 122/20).
Wird der Wagen dem Arbeitnehmer vertragswidrig entzogen, wird der Betrieb nach § 275 Abs. 1 BGB leistungsfrei, muss aber Schadenersatz leisten (§ 280 Abs. 1 S. 1 BGB i.V.m. 283 Satz 1 BGB). Die Höhe des Schadenersatzes kann sich nach der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit richten (siehe dazu unter Dienstwagen - Allgemeines, Abschnitt 4).
Wird ein Dienstwagen zur "Ausübung der Dienstobliegenheiten" zur Verfügung gestellt, entfällt der Anspruch darauf, wenn sich die Dienstobliegenheiten ändern (rechtswirksame Versetzung in den Innendienst). Dabei ist es unerheblich, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen zunächst für eine gewisse Zeit nicht zurückfordert (LAG Rheinland-Pfalz, 15.05.2018 – 8 Sa 1/18).
2.2 Widerrufsrecht
In die vertraglichen Vereinbarungen wird oft eine Klausel aufgenommen, wonach der Arbeitgeber die Möglichkeit hat, das Recht zur privaten Nutzung zu widerrufen.
Praxistipp:
1. Nach der Rechtsprechung des BAG, 19.12.2006 - 9 AZR 294/06 gelten für den Widerrufsvorbehalt die Regelungen über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die vertraglich eingeräumte Möglichkeit eines Widerrufs ohne sachlichen Grund ist zu weit gefasst und daher nicht zulässig. Durch die gesetzlichen Regelungen zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen soll erreicht werden, dass der Vertragspartner - hier also der Arbeitnehmer - durch die Verwendung vorformulierter Vertragsklauseln nicht unangemessen benachteiligt wird. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Inhalt der Vereinbarung unklar oder überraschend ist (BAG, 15.11.2016 – 3 AZR 539/15). Siehe hierzu Vordruck Dienstwagenüberlassung mit Widerrufsvorbehalt.
Praxistipp:
2. Soweit die Regelungen über die AGB anwendbar sind und darin die Abgabe von Anzeigen oder Erklärungen durch den Arbeitnehmer geregelt ist, ist § 309 Nr. 13 Buchst. a BGB zu beachten. Danach ist dafür keine strengere Form als die Textform (bisher Schriftform) zulässig. Daher ist eine Erklärung oder Anzeige auch per SMS, Fax oder Email wirksam. Die Regelung gilt aber nur für Verträge, die seit 01.10.2016 abgeschlossen wurden. Für Altfälle bleibt die frühere Regelung gültig.
Selbst wenn die Widerrufsklausel der Inhaltskontrolle standhält, kann der Entzug des Dienstwagens nicht nach freier Entscheidung des Arbeitgebers erfolgen. Die Entscheidung über die Rückforderung muss vielmehr den Grundsätzen billigen Ermessens im Sinne des § 315 Abs. 1 BGB entsprechen und daher die Interessen des Arbeitnehmers an der Fortdauer der Nutzung angemessen berücksichtigen (BAG, 20.04.2011 - 5 AZR 191/10). Dies kann dazu führen, dass die Rückforderung nur mit einer angemessenen Auslauffrist erfolgen darf (BAG, 21.03.2012 - 5 AZR 651/10). Außerdem ist zu bedenken, dass die Privatnutzung ein Teil der Vergütung ist. Diese kann nicht ohne weiteres einseitig entzogen werden (BAG, 14.12.2010 - 9 AZR 631/09). Sinnvoll ist es daher, die Widerrufsgründe in der entsprechenden Vereinbarung im Einzelnen aufzuführen.
3. Arbeitsunterbrechungen
3.1 Urlaub
Auch während des Urlaubs hat der Mitarbeiter das Recht, den Dienstwagen zu benutzen.
3.2 Krankheit
Die Überlassung des Firmenwagens zur privaten Nutzung ist eine Form von Arbeitsentgelt. Daher muss das Nutzungsrecht uneingeschränkt auch bestehen bleiben, solange ein gesetzlicher, vertraglicher oder tarifvertraglicher Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht. Endet die Vergütungsfortzahlung, kann die (entschädigungslose) Herausgabe des Dienstwagens verlangt werden (BAG, 14.12.2010 - 9 AZR 631/09). Dies gilt nur dann nicht, wenn vertraglich etwas anderes vereinbart wurde (vgl. hierzu LAG Köln, 22.06.2001 - 11 (6) Sa 391/01). Der Mitarbeiter ist während der Arbeitsunfähigkeit aber nicht verpflichtet, den Wagen zum Betrieb zu bringen (LAG Berlin-Brandenburg, 10.01.2013 – 10 Sa 1809/12). Es handelt sich vielmehr um eine Holschuld des Arbeitgebers.
Praxistipp:
Aus der arbeitsvertraglichen Pflicht des Arbeitnehmers zur Rücksichtnahme kann im Einzelfall auch während der Entgeltfortzahlung die Herausgabe des Firmenwagens verlangt werden, wenn er für eine Ersatzkraft gebraucht wird. Dann hat der erkrankte Mitarbeiter einen Anspruch auf Wertersatz.
Eine Vertragsklausel, die den Arbeitnehmer nach Ablauf der Entgeltfortzahlung zur Übernahme von Leasingraten für ein zum privaten Gebrauch überlassenen Dienstfahrzeuges verpflichtet, ist unwirksam. Sie benachteiligt den Arbeitnehmer unangemessen und verstößt damit gegen § 307 Abs. 1 BGB. Außerdem war die Regelung als überraschende Klausel intransparent i.S.v. § 305c BGB, denn die Verpflichtung zur Übernahme der Leasingkosten wurde in dem Vertrag nicht hinreichend deutlich gemacht und war widersprüchlich formuliert (ArbG Osnabrück, 02.12.2019 – 3 Ca 229/19).
3.3 Mutterschutz
Während der Wirksamkeit von Beschäftigungsverboten (z.B. § 13 Abs. 1, 3 MuSchG) oder der Schutzfristen von sechs Wochen vor und acht bzw. zwölf Wochen nach der Entbindung muss die private Nutzung des Dienstwagens weiter ermöglicht werden. Das BAG, 11.10.2000 - 5 AZR 240/99 hat dazu betont, dass während der Schutzfristen nicht nur ein Anspruch auf Barabgeltung als Bestandteil des Arbeitgeberzuschusses nach § 20 Abs. 1 MuSchG besteht, sondern das Fahrzeug weiter überlassen werden muss.
3.4 Elternzeit
Da während der Elternzeit die Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag suspendiert sind, entfällt auch die Verpflichtung des Unternehmens, eine Vergütung zu zahlen.
Da die Nutzung des Dienstwagens eine Form der Entgeltzahlung ist, ruht diese während der Elternzeit. Will die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter während der Elternzeit eine Teilzeitarbeit ausüben (vgl. § 15 Abs. 4 ff. BEEG) sollen sich die Parteien des Arbeitsvertrages über Umfang und Ausgestaltung einigen. Es ist sinnvoll, im Rahmen dieser Verhandlungen auch eine (schriftliche) Vereinbarung über das weitere Nutzungsrecht zu schließen. In der Regel und nach den Intentionen des Gesetzes wird der Arbeitnehmer im Rahmen der Teilzeit in seinem bisherigen Aufgabengebiet eingesetzt. Dann wird ihm zumindest eine anteilige Nutzung eingeräumt werden müssen. Alternativ könnte auch eine stärkere Beteiligung an den Kosten festgelegt werden.
3.5 Altersteilzeit
Enthält die Nutzungsvereinbarung für diesen Fall eine eindeutige Regelung, endet beim Blockmodell mit Beginn der Freistellungsphase das Recht, den Dienstwagen auch privat zu nutzen (LAG Hessen, 05.02.2015 - 19 Sa 1093/14). Ist dagegen für diesen Fall kein Widerruf der Nutzung vereinbart, behält der Mitarbeiter den Anspruch auch während der Freistellungsphase der Altersteilzeit (LAG Rheinland-Pfalz, 12.03.2015 - 5 Sa 565/14). Bei rechtswidriger Entziehung des Wagens ist Schadenersatz zu leisten. Reduziert der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit bis zum Erreichen der Altersgrenze, darf er auch den Dienstwagen behalten. Allerdings stellt sich auch hier die Frage, ob die Nutzung entsprechend der Teilzeitarbeit eingeschränkt werden kann (siehe die Ausführungen unter Abschnitt 3.4). Auch aus dem Umstand, dass dem Arbeitnehmer in der Aktivphase der Altersteilzeit der Dienstwagen in vollem Umfang zur Verfügung steht, obwohl ihm der Arbeitgeber während der Gesamtdauer der Altersteilzeit nur die Hälfte seiner Arbeitsvergütung schuldet, resultiert nicht notwendig, dass ihm die Privatnutzung in der Passivphase entzogen werden darf (LAG Rheinland-Pfalz, a.a.O.).
3.6 Freistellung nach Kündigung
Wird der Arbeitnehmer nach der Kündigung für die Zeit bis zum Ende des Arbeitsvertrages von der Arbeitsleistung freigestellt, behält er grundsätzlich den Anspruch auf seine bisherige Vergütung und damit auch ein evtl. eingeräumtes Nutzungsrecht des Dienstwagens für private Fahrten. Dies gilt nicht, soweit vertraglich etwas anderes vereinbart wurde. Selbst bei einer wirksamen, auch einer AGB-Inhaltskontrolle standhaltenden, vertraglichen Klausel kann der Dienstwagen für die Zeit der Freistellung nicht nach freiem Ermessen des Arbeitgebers zurückgefordert werden. Vielmehr muss die Entscheidung nach billigem Ermessen im Sinne des § 315 Abs. 1 BGB getroffen werden (BAG, 21.03.2012 - 5 AZR 651/10). Damit ist sichergestellt, dass die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers an der Fortdauer der Nutzung angemessen berücksichtigt werden. Der Arbeitgeber kann auch nicht den Wagen gegen den Willen des gekündigten Mitarbeiters einbehalten, soweit es dafür keine vertragliche Grundlage gibt (LAG Köln, 26.01.2012 – 10 Ta 5/12). Dies gilt selbst dann, wenn ein entsprechender finanzieller Ausgleich vorgesehen ist. Nicht zulässig ist es auch, die Rückgabe zu erzwingen.
Ist die Weigerung des Arbeitnehmers, den Dienstwagen aus Anlass der Freistellung herauszugeben, unberechtigt, kann der Arbeitgeber nach Abmahnung außerordentlich kündigen (LAG Nürnberg, 25.01.2011 - 7 Sa 521/10).
3.7 Klage gegen außerordentliche Kündigung
Das Fahrzeug ist im Fall einer fristlosen Kündigung unverzüglich zurückzugeben, auch wenn der Arbeitnehmer dagegen klagt. Bis zur rechtskräftigen Entscheidung durch die Arbeitsgerichtsbarkeit ist die Kündigung als schwebend wirksam zu betrachten. Stellt sie sich im Nachhinein als rechtswidrig heraus, kann der Arbeitnehmer aber für die entgangene Nutzung Schadenersatz fordern (ArbG Stuttgart, 18.05.2010 - 16 Ga 50/10). Der Anspruch auf Herausgabe ist nur dann nicht gegeben, wenn die außerordentliche Kündigung offensichtlich unwirksam ist (LAG Hamm, 09.11.2010 - 12 Sa 1376/10). Anspruch auf Herausgabe mit evtl. Schadenersatzanspruch dürfte sinngemäß auch für den Fall einer Klage gegen eine ordentliche Kündigung für die Zeit nach Ablauf der Kündigungsfrist bestehen.
4. Zurückbehaltungsrecht
Soweit der Arbeitnehmer bei Freistellung von der Arbeitsleistung noch berechtigte Gegenansprüche hat (z.B. offene Gehaltsforderungen), kann er ein Zurückbehaltungsrecht für den auch zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen ausüben. Dieses Recht kann einzelvertraglich ausgeschlossen werden.
5. Schadenersatz
Soweit dem Arbeitnehmer der auch zur privaten Nutzung überlassene Dienstwagen widerrechtlich entzogen wird (z.B. bei einer Arbeitsunterbrechung oder bei erfolgreicher Kündigungsschutzklage), kann er wegen entgangener privater Nutzung aufgrund § 280 Abs. 1 S. 1 i.V.m. §§ 281 Abs. 1 S. 1, 251 Abs. 1 BGB Schadenersatz geltend machen (vgl. dazu LAG Rheinland-Pfalz, 05.11.2020 – 5 Sa 167/20). Dabei muss der geschädigte Arbeitnehmer die Höhe seines Schadens belegen.
Siehe auch
