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Welche Fragen Arbeitgeber auch zum Thema Sozialversicherungsrecht bewegen: Die Rechtsdatenbank der AOK liefert die Antworten – einfach, fundiert und topaktuell.
Umzugskosten - Steuerrecht
Umzugskosten - Steuerrecht
Inhaltsübersicht
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Information
1. Allgemeines
Die arbeitsrechtliche Regelung, die zu den Umzugskosten zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter getroffen wird, wirkt sich unmittelbar aus auf die steuer(recht)liche Behandlung im direkten Umfeld des Arbeitsverhältnisses.
1.1 Steuerrechtliche Einordnung von Umzugskosten
Im steuerrechtlichen Sinne sind Umzugskosten Aufwendungen, die durch einen Wohnungswechsel veranlasst sind. Sie sind grundsätzlich Kosten der allgemeinen Lebensführung.
Die weitere steuerrechtliche Behandlung richtet sich danach, ob - im Wege einer entsprechenden vertraglichen Übereinkunft - der Arbeitgeber dem Mitarbeiter dessen finanziellen Aufwand erstattet oder ob der Mitarbeiter seinen Umzug an den (neuen) Arbeitsort selbst zahlt.
Als Werbungskosten sind Umzugskosten jedoch nur abziehbar, wenn sie auch tatsächlich betrieblich oder beruflich veranlasst sind.
Dies scheidet aus, wenn der Umzug rein privat motiviert ist (Bezug einer größeren oder moderneren Wohnung, Zusammenzug im Rahmen einer Partnerschaft oder Ehe). Insoweit entfällt dann der Werbungskostenabzug.
Gleiches gilt, wenn dem Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber-Erstattung gar keine abzugsfähigen Werbungskosten entstehen.
1.2 Höhe und Umfang der Abziehbarkeit der Werbungskosten
Die Höhe und der Umfang der steuerfreien Ersetzbarkeit der Umzugskosten von Arbeitnehmern durch Arbeitgeber ebenso wie die Abziehbarkeit der Umzugskosten als Werbungskosten durch Arbeitnehmer richten sich maßstäblich nach den Leistungen, die einem Bundesbeamten nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) als Umzugsvergütung zustehen. Wegen der Einzelheiten vgl. unten Gliederungspunkt 4.
Bzgl. der steuerlichen Anerkennung von Umzugskosten nach R 9.9 Abs. 2 LStR 2015 sind die maßgebenden Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen ab 1. März 2016 und 1. Februar 2017 durch BMF-Schreiben vom 18.10.2016 (IV C 5 - S 2353/16/10005) geändert worden. Wegen der Einzelheiten vgl. unten Gliederungspunkt 5.
2. Arbeitgeberseitige Umzugskostenerstattung
Wenn der Arbeitgeber die Umzugskosten erstattet, sind die Einnahmen für den Arbeitnehmer steuerfrei. Dies gilt allerdings nur unter der Bedingung, dass keine höheren Beträge erstattet werden, als sie als Werbungskosten abziehbar wären.
Der Arbeitgeber muss sich aber von dem Arbeitnehmer Unterlagen vorlegen lassen, aus denen dessen tatsächliche Aufwendungen ersichtlich sein müssen. Diese Aufwendungen muss der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto des Mitarbeiters aufbewahren (LStR 41 Abs. 3).
Wenn ein Arbeitnehmer anlässlich eines beruflich veranlassten Umzuges am neuen Arbeitsort ein Einfamilienhaus kauft und der Arbeitgeber die dabei angefallenen Maklerkosten bezahlt, so sind diese nach § 3 Nr. 16 EStG bis zu der Höhe steuerfrei in der sie auch bei Vermittlung einer entsprechenden Mietwohnung entstanden wären. Der darüber hinaus gehende Betrag ist dann aber steuerpflichtiger Arbeitslohn (BFH, 15.11.1991 - VI R 36/89, BStBl. 1992 II S. 492).
3. Umzugskosten als eigene Aufwendungen des Arbeitnehmers
Umzugskosten sind Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch einen beruflich veranlassten Wohnungswechsel entstehen. Diese Aufwendungen kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
der Wohnungswechsel muss beruflich veranlasst sein,
die Aufwendungen müssen durch diesen beruflich veranlassten Wohnungswechsel verursacht sein.
Die Rechtsprechung, namentlich des Bundesfinanzhofs, hat einen Wohnungswechsel in verschiedenen Fällen als beruflich veranlasst angesehen. Sind derartige berufliche Anlässe gegeben, sind private Motive für die Auswahl der neuen Wohnung unbeachtlich. Auch wenn beispielsweise der Ort der neuen Familienwohnung in den Ort gelegt wird, wo das frühere soziale Umfeld der Familie war, ist das nicht schädlich (BFH, 22.11.1991 - VI R 77/89; BStBl. 1992 II S. 494).
Dass ein Umzug in ein Eigenheim erfolgt, steht der Einstufung als beruflicher Veranlassung nicht entgegen (BFH, 15.11.1991 - VI R 36/89, BStBl. 1992 II S. 492).
3.1 Arbeitsplatzwechsel
Ein Umzug ist beispielsweise beruflich veranlasst, wenn er wegen der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit, des Wechsels des Arbeitgebers oder im Zusammenhang mit einer Versetzung durchgeführt wird (LStH 41 Berufliche Veranlassung Nr. 3).
Des Weiteren kann ein Umzug beruflich veranlasst sein, wenn er noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn erfolgt. Zieht der Arbeitnehmer um, bevor er erstmalig beruflich tätig wird, können die Umzugskosten vorab entstandene Werbungskosten sein. Da aber Umzugskosten wegen eines Wohnungswechsels grundsätzlich Kosten der allgemeinen Lebensführung sind, stehen sie nur dann mit der Beschäftigung im originären Zusammenhang, wenn das Arbeitsverhältnis bereits bei Beginn des Umzuges vereinbart war oder der Vertragsabschluss unmittelbar bevorstand.
Dies ist aber für die Abzugsfähigkeit als Werbungskosten-Faktor zwingende Voraussetzung.
3.2 Beendigung einer doppelten Haushaltsführung
Auch die Beendigung einer doppelten Haushaltsführung kann Anlass für das Entstehen von Umzugskosten sein.
Eine doppelte Haushaltsführung ist gegeben, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist und am Beschäftigungsort wohnt.
Die erforderlichen Mehraufwendungen, die durch die aus beruflichem Anlass begründete doppelte Haushaltsführung entstehen, sind als Werbungskosten abziehbar. Der Abzug der Aufwendungen ist allerdings bei einer Beschäftigung am selben Ort auf insgesamt zwei Jahre begrenzt (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG).
Mit dem Wegfall der doppelten Haushaltsführung entfallen auch die damit verbundenen Mehraufwendungen.
Die durch die Beendigung der doppelten Haushaltsführung verursachten Umzugskosten sind daher beruflich oder betrieblich veranlasst.
Voraussetzung ist, dass im Zeitpunkt des Umzuges die durch die doppelte Haushaltsführung verursachten Aufwendungen noch Werbungskosten oder Betriebsausgaben sind. Bei Beschäftigung bzw. Tätigkeit am gleichen Ort sind daher die Umzugskosten nur dann beruflich oder betrieblich veranlasst, wenn der Umzug innerhalb von zwei Jahren seit Begründung des doppelten Haushaltes stattfindet.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat aber ausdrücklich bestätigt, dass ein Umzug beruflich veranlasst ist, wenn der eigene Hausstand zur Beendigung einer doppelten Haushaltsführung an den Beschäftigungsort verlegt wird (BFH, 04.12.1992 - VI R 11/92, BStBl. 1992 II S. 722).
Bei der Bewertung des inneren Zusammenhangs zwischen Arbeitsplatzwechsel und Begründung bzw. Beendigung der doppelten Haushaltsführung hat sich die noch heute geltende Rechtsprechung des BFH als sehr großzügig erwiesen.
Nach einer entsprechenden Entscheidung aus dem Jahr 1979 ist sogar bei einer erst 14 Jahre nach dem Arbeitsplatzwechsel begründeten doppelten Haushaltsführung die berufliche Veranlassung zu bejahen, da - so der BFH - die doppelte Haushaltsführung an die Stelle der ihrer Natur nach beruflich veranlassten Fahrten zwischen Familienwohnung und Arbeitsstelle getreten sei (BFH, 09.03.1979 - VI R 223/77 - BStBl. II, S. 520).
Desgleichen ist der Umzug beruflich veranlasst, wenn eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung dadurch beendet wird, dass die Familie des Arbeitnehmers erst später an dessen Beschäftigungsort zieht.
3.3 Erhebliche Verkürzung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Ein Umzug ist des Weiteren beruflich veranlasst, wenn dadurch die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheblich verkürzt wird und die noch verbleibende Wegezeit im Berufsverkehr als üblich angesehen werden kann.
Durch den Wohnungswechsel wird nach der Praxis der Finanzverwaltung die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz erheblich verkürzt, wenn die tägliche Hin- und Rückfahrt insgesamt wenigstens zeitweise um mindestens eine Stunde reduziert wird.
Entscheidendes Kriterium ist die Zeitersparnis, nicht die Streckenersparnis. Die neue Wohnung kann auch am bisherigen Wohnort liegen. Es ist also nicht erforderlich, dass der Wohnungswechsel mit einem Wohnortwechsel verbunden ist (LStH 41 Berufliche Veranlassung Nr. 1).
Sind beide Ehegatten beruflich tätig, so verlangt die Rechtsprechung des BFH die Fahrzeitersparnis für jeden Ehegatten gesondert zu rechnen. Die Fahrzeitersparnisse beider Ehegatten sind dabei also nicht zusammen zu rechnen (BFH, 27.07.1995 - VI R 17/95 BStBl. 1996 II, S. 728).
3.4 Umzug im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers
Erfolgt der Umzug in einem ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers, ist von einer beruflichen Veranlassung des Umzuges auszugehen. Hierfür können sich unterschiedliche Anlässe bieten.
3.4.1 Bezug einer Dienstwohnung
Ein überwiegendes betriebliches Interesse des Arbeitgebers liegt insbesondere vor, wenn der Arbeitnehmer eine Dienstwohnung bezieht, die aus betrieblichen Gründen bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist, z.B. um deren jederzeitige Einsatzmöglichkeit sicherzustellen.
3.4.2 Bezug einer Werkswohnung
Bei Werkswohnungen besteht regelmäßig ein Interesse des Arbeitgebers, dass sie von Arbeitnehmern bezogen werden. Das Kriterium der Gewährleistung der jederzeitigen Einsatzmöglichkeit des Arbeitnehmers darf dabei nicht zu eng bemessen werden.
Der Auszug aus einer Werkswohnung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses liegt ebenfalls in der Regel im Interesse des Arbeitgebers. Es ist deshalb unbeachtlich, ob eine Werkswohnung zuvor freiwillig bezogen worden ist, etwa wegen einer niedrigeren Miete.
4. Umzugskostenerstattung nach dem Bundesumzugskostengesetz
Soweit Aufwendungen nach dem BUKG dem Grunde nach ersetzt werden können, sind sie als Werbungskosten abziehbar.
Die Umzugskostenerstattung umfasst auf der Basis von § 5 BUKG i.V.m. §§ 6 bis 11 BUKG folgende Einzelpositionen:
Beförderungsauslagen (im Wesentlichen Kosten für den Transport des Hausrats durch eine Möbelspedition);
Reisekosten;
30 Cent pro Kilometer für Fahrten zu Wohnungsbesichtigungen;
notwendige ortsübliche Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung und einer Garage;
Miete für die bisherige Wohnung oder für eine Garage wird bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Mietverhältnis frühestens gelöst werden konnte, längstens jedoch für sechs Monate, erstattet, wenn für dieselbe Zeit Miete für die neue Wohnung gezahlt werden musste;
Miete für die neue Wohnung (oder für eine Garage), die nach Lage des Wohnungsmarktes für eine Zeit gezahlt werden musste, während der die Wohnung noch nicht benutzt werden konnte, wird längstens für drei Monate erstattet, wenn für dieselbe Zeit Miete für die bisherige Wohnung gezahlt werden musste;
die bisherige Wohnung im eigenen Haus oder die Eigentumswohnung steht der Mietwohnung gleich mit der Maßgabe, dass die Mietentschädigung längstens für ein Jahr gezahlt wird. Entsprechendes gilt für die Garage. Für die neue Wohnung im eigenen Haus oder die neue Eigentumswohnung wird Mietentschädigung nicht gewährt.;
Unterrichtskosten für einen durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder;
Kosten für einen Kochherd (bis zu 230 EUR) sowie für Öfen (bis zu 164 EURfür jedes Zimmer) wenn die Beschaffung beim Bezug der neuen Wohnung notwendig ist;
Reparaturen für Transportschäden.
Für sonstige Umzugskosten kann zusätzlich ein Pauschalbetrag - ohne Einzelnachweise - angesetzt werden.
Zu den sonstigen Umzugskosten zählen:
Anzeigen für die Wohnungssuche in Zeitungen und anderen Medien;
Renovierung der alten Wohnung,
Trinkgelder und Verpflegung für Umzugshelfer,
Anpassung von Vorhängen,
Anbringen von Lampen durch Fachfirma,
Einbau von Küche und elektrischen Geräten,
Ummeldegebühren für Personalausweise,
Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung,
Änderung des Telefon- und Internetanschlusses und
Ummelden des PKW.
Wegen der Höhe der Pauschbeträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen siehe unten unter 5. Höhe der Umzugskosten.
Hat der Arbeitnehmer höhere Aufwendungen als die Pauschale für sonstige Umzugsauslagen, kann er auf die Pauschale verzichten und stattdessen die höheren Kosten mit entsprechenden Quittungen belegen. Einen Einzelnachweis verlangt das Finanzamt üblicherweise bei
einem Umzug, durch den eine doppelte Haushaltsführung anfängt, endet oder gewechselt wird oder
wenn ein Arbeitnehmer seine doppelte Haushaltsführung beendet, indem er ins Ausland zieht, wo er zuvor schon einmal gelebt hat.
Für den Umzug kann der Arbeitnehmer nur die Kosten angeben, die er tatsächlich zu tragen hatte. Bezahlt der Arbeitgeber zum Beispiel das Umzugsunternehmen, können diese Ausgaben nicht abgesetzt werden.
Neu angeschaffte Möbel für die neue Wohnung bzw. das neue Haus können nicht bei den Umzugskosten steuerlich abgesetzt werden.
Auch die Kosten eine evtl. notwendig werdende Möbeleinlagerung können nicht steuerlich geltend gemacht werden.
5. Höhe der Umzugskosten
Gem. R 9.9 Abs. 2 LStR sind Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch einen beruflich veranlassten Wohnungswechsel entstehen, grundsätzlich als Werbungskosten anzuerkennen.
Sofern der Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist, können die tatsächlichen Umzugskosten grundsätzlich bis zur Höhe der Beträge als Werbungskosten abgezogen werden, die nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) oder der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) als Umzugskosten gezahlt werden können.
Bzgl. der steuerlichen Anerkennung von Umzugskosten nach R 9.9 Abs. 2 LStR sind die maßgebenden Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen ab 1. Juni 2020 geändert worden.
Somit gilt zur Anwendung der §§ 6 bis 10 des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG) für Umzüge jeweils Folgendes:
Maßgeblich für die Ermittlung der Pauschalen ist der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts.
1. Der Höchstbetrag nach § 9 Abs. 2 BUKG, der für die Anerkennung von Auslagen für
den durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht für ein Kind des Berechtigten (§ 6 Abs. 3 Satz 2 BUKG) maßgebend ist, beträgt ab
1. Juni 2020 1.146 EUR.
2. Der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen beträgt:
a) Für Berechtigte (§ 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 BUKG)
ab 1. Juni 2020 860 EUR.
b) Für jede andere Person (Ehegatte, der Lebenspartner sowie die ledigen Kinder, Stief und Pflegekinder, die auch nach dem Umzug mit dem Berechtigten in häuslicher
Gemeinschaft leben (§ 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 BUKG)
ab 1. Juni 2020 573 EUR.
3. Für Berechtigte, die am Tage vor dem Einladen des Umzugsgutes keine Wohnung hatten
oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung eingerichtet haben, beträgt die
Pauschvergütung nach § 10 Abs. 2 BUKG:
ab 1. Juni 2020 172 EUR.
Das BMF-Schreiben vom 21. September 2018 - IV C 5 - S 2353/16/10005; DOK: 2018/0720470 -
(BStBl I Seite 1.027) ist auf Umzüge nicht mehr anzuwenden, bei denen der Tag vor dem
Einladen des Umzugsguts nach dem 31. Mai 2020 liegt.
(Quelle: Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen an die Obersten Finanzbehörden der Länder v. 20.05.2020 betreffend: Steuerliche Anerkennung von Umzugskosten nach R 9.9 Abs. 2 LohnsteuerRichtlinien (LStR); Änderung der maßgebenden Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen ab 1. Juni 2020 GZ IV C 5 - S 2353/20/10004 :001 DOK 2020/0504692)
Auslandsumzüge werden in Umzüge innerhalb und außerhalb der Europäischen Union aufgeteilt. Die Beträge errechnen sich auf Grundlage des Grundeinkommens nach Besoldungsstufe A13, Stufe 8. § 18 Auslandsumzugskostenverordnung regelt die Umzugspauschale.
Werden höhere Umzugskosten beansprucht als die nach dem BUKG oder der AUV höchstens gezahlt werden können, muss insgesamt geprüft werden, ob sie Werbungskosten oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung sind (LStR 41 Abs. 2 Satz 3).
Maklergebühren für einen Grundstückskauf oder den Kauf einer Eigentumswohnung sind auch insoweit nicht als Werbungskosten abziehbar, als sie für die Vermittlung einer vergleichbaren Mietwohnung anfallen würden (BFH, 24.08.1995 - IV R 27/94, BStBl. 1995 II S. 895).
Wegen eines Umzugs geleistete doppelte Mietzahlungen können beruflich veranlasst und deshalb in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar sein. Diese Mietaufwendungen können jedoch nur zeitanteilig, und zwar für die neue Familienwohnung bis zum Umzugstag und für die bisherige Wohnung ab dem Umzugstag, längstens bis zum Ablauf der Kündigungsfrist des bisherigen Mietverhältnisses, als Werbungskosten abgezogen werden (BFH, 13.07.2011 - VI R 2/11).
6. Abzug als Sonderausgaben
Bei einem Umzug im Zusammenhang mit einer ersten Berufsausbildung, können die Umzugskosten als Sonderausgaben (Kosten der eigenen Berufsausbildung) in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Bei einem zwingend notwendigen Umzug aus gesundheitlichen Gründen oder wegen Naturkatastrophen (z.B. bei Hochwasser oder einem Brand) können die Umzugskosten als außergewöhnliche Belastungen abgezogen werden, soweit sie die zumutbare Belastung übersteigen.
In dem Fall eines Umzugs aus gesundheitlichen Gründen ist ein Nachweis durch eine ärztliche Bescheinigung zu erbringen.
Durch Wohnungskündigung veranlasste Umzugskosten sind keine außergewöhnlichen Belastungen - unabhängig ob durch den Mieter oder Vermieter veranlasst.
