§ 28p SGB IV
Beitragsverfahrensverordnung

Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern durch. Im Wesentlichen geht es dabei um die Überprüfung der korrekten versicherungsrechtlichen Beurteilung sowie der Beitragsberechnung und -abführung. Der Arbeitgeber ist dabei zur Mitwirkung verpflichtet. Über das Ergebnis der Prüfung erhält der Arbeitgeber einen Prüfbericht.

Die Betriebsprüfung

Grundsätzlich findet eine Betriebsprüfung alle vier Jahre statt. Dieser Zeitraum steht in engem Zusammenhang mit der sozialversicherungsrechtlichen Vorschrift zur Verjährung von Beitragsforderungen (§ 25 SGB IV). Es steht Arbeitgebern jedoch frei, eine Prüfung in einem kürzeren Zeitintervall zu beantragen. Die Betriebsprüfungen werden grundsätzlich nur als Stichprobenprüfungen (also keine Vollprüfungen) durchgeführt.

Die Planung

Da sich die Prüfer der Rentenversicherung mit Fristen zur Prüfung anmelden müssen, sollte der Arbeitgeber den Ablauf einer in seinem Interesse möglichst "reibungslosen Betriebsprüfung" sorgfältig planen. Dazu gehört auch, dass der Terminvorschlag des Prüfers mit seinen eigenen Belangen in Übereinstimmung gebracht wird. Der Arbeitgeber sollte also insbesondere darauf achten, ob in seinem Betrieb gerade Urlaubszeit, Werksferien oder andere wichtige innerbetriebliche Ereignisse anstehen. Auch die Krankheit des für die Lohnabrechnung zuständigen Mitarbeiters kann einen Grund beim Arbeitgeber darstellen, den vom Prüfer vorgeschlagenen Termin abzuändern.

Die Ankündigung

Die Betriebsprüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch den Rentenversicherungsträger. Die Prüfung beim Arbeitgeber ist von den prüfenden Versicherungsträgern grundsätzlich vorher anzukündigen. Sofern besondere Gründe eine Prüfung bei einem Arbeitgeber gerechtfertigt erscheinen lassen (z.B. Betriebsaufgabe, Insolvenz oder Verdacht auf illegale Beschäftigung), kann die Prüfung ohne Ankündigung durchgeführt werden.

Die Betriebsprüfung findet im Allgemeinen in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers statt, sie kann jedoch auch beim Steuerberater eines Arbeitgebers oder in den Räumen des prüfenden Rentenversicherungsträgers stattfinden. Der Arbeitgeber hat bei der Beitragsüberwachung helfend mitzuwirken. Hierzu gehört u.a. auch die kostenlose Bereitstellung eines zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raumes oder Arbeitsplatzes sowie die erforderlichen Hilfsmittel.

Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers

Die Aufzeichnungen der Lohnunterlagen und der Beitragsabrechnung müssen so beschaffen sein, dass sie einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, in zeitlich richtiger Folge und geordnet vorzunehmen.

Ort der Prüfung

Die Rentenversicherungsträger prüfen beim Arbeitgeber, bei Steuerberatern oder ähnlichen Stellen, ob den Verpflichtungen zur Sozialversicherung nachgekommen wird (§ 28p Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Abs. 6 SGB IV).

Den Prüfern ist zur Durchführung der Prüfung ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz kostenlos zur Verfügung zu stellen (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BVV).

Prüfungen im Betrieb des Arbeitgebers finden während der üblichen Betriebszeiten statt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Prüfung in der Zeit dulden muss, in der er seinen Geschäftsbetrieb führt. Soweit durch die Betriebsprüfung Kosten entstehen, hat sie der Arbeitgeber allein zu tragen. Erstattungen der prüfenden Stellen sind nicht vorgesehen (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BVV).

Schlussbericht/-besprechung

Unmittelbar vor Abschluss sollte der Betriebsprüfer dem Arbeitgeber das Ergebnis der Prüfung in einer Schlussbesprechung mitteilen. Es empfiehlt sich, dass von Seiten des Arbeitgebers auch die an der Lohn- und Gehaltsabrechnung Beteiligten an diesem Gespräch teilnehmen, um ggf. aufgetretene Zweifelsfragen sofort abschließend klären zu können.

Prüfmitteilung

Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung schriftlich mitzuteilen (§ 7 Abs. 4 Satz 1 BVV). Auch dann, wenn eine Prüfung keinerlei Beanstandungen ergeben hat. Damit die Krankenkassen ihren Pflichten als Einzugsstelle nachkommen können, unterrichten die Rentenversicherungsträger sie über Sachverhalte, soweit sie die Zahlungspflicht oder die Meldepflicht des Arbeitgebers betreffen. Diese Information dient der Krankenkasse zugleich als Beitragsnachweis. Der Arbeitgeber weist die Beiträge insoweit also nicht mehr gesondert nach.

Bei Erteilung eines Beitragsbescheides zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen setzt der Rentenversicherungsträger dem Zahlungspflichtigen eine Zahlungsfrist zur Begleichung der Beitragsforderungen.

Die zuständige Einzugsstelle hat dann die Einhaltung der Frist zu überwachen und muss bei verspäteten Zahlungen Säumniszuschläge erheben und ggf. das Verwaltungsvollstreckungsverfahren einleiten.

Aufbewahrungspflichten

Nach § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV sind die i.R.e. Betriebsprüfung geprüften Unterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Dies gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten.

Beispiel:

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Lohnunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und sie während des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.

Die Pflicht zur Aufbewahrung erlischt, wenn der Arbeitgeber die Lohnunterlagen dem Betroffenen aushändigt oder die für die Rentenversicherung erforderlichen Daten bescheinigt, frühestens jedoch mit Ablauf des auf die letzte Prüfung der Träger der Rentenversicherung bei dem Arbeitgeber folgenden Kalenderjahres.

Elektronische Betriebsprüfung ab 2023

Mit dem 7. SGB IV-ÄndG wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für Arbeitgeber zum 01.01.2023 verpflichtend; bis zum 31.12.2026 können Arbeitgeber im begründeten Einzelfall auf Antrag von der Verpflichtung vom Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers entbunden werden.

Eine vollständige und konsequente Nutzung der sich daraus ergebenden Einsparpotentiale und Effizienzgewinne für die Prüfdienste der Rentenversicherung ist nur möglich, sofern im Rahmen der euBP etwaige zu sichtende Entgeltunterlagen nicht vom Arbeitgeber in Papierform zugesandt werden, sondern in elektronischer Form übermittelt werden. Dies setzt eine gesetzliche Verpflichtung der Arbeitgeber zur Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form voraus. Diese Verpflichtung tritt zum 01.01.2022 in Kraft mit der Maßgabe, dass Arbeitgeber sich bis zum 31.12.2026 – analog der Befreiungsmöglichkeit zur Umsetzung der euBP – auf Antrag von der Verpflichtung zur Führung von elektronischen Unterlagen befreien lassen können.

Das Nähere zu Art und Umfang der Speicherung von elektronischen Entgeltunterlagen sowie die Übertragung dieser Daten werden die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in Gemeinsamen Grundsätzen regeln.