eAU-Verfahren auch für Arbeitgeber
(Zahn-)Arztpraxen und Krankenhäuser übermitteln elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen digital. Arbeitgeber und Steuerberater sind seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die AU-Daten der Beschäftigten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen.
- Der Versicherte selbst erhält allerdings immer noch auf Wunsch einen Papierausdruck seiner AU-Bescheinigung von seiner Arztpraxis.
- Der „gelbe Schein“ als Ausfertigung für die Krankenkasse ist zum 31. Dezember 2022 weggefallen.
- Dass Arbeitnehmer ihren Vorgesetzen unverzüglich über eine Krankheit informieren müssen – daran ändert sich auch mit dem neuen Verfahren nichts.
Übrigens: Bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse der Minijobber versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Kompakt erklärt: der Film zur eAU
Der neue AOK-Film zeigt, wie das eAU-Verfahren in der Praxis funktioniert.
Technische Voraussetzung für eAU-Datenaustausch
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerberater ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für den einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Die Personalabrechnenden müssen deshalb mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten vom Kommunikationsserver denken beziehungsweise den Prozess automatisieren, da nach 30 Tagen eine Löschung der bereitgestellten Rückmeldungen erfolgt. Die eAU-Daten sind bei den Krankenkassen natürlich darüber hinaus gespeichert und können auch für zurückliegende Zeiten abgerufen werden.
In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt. Darüber hinaus übermitteln die (Zahn-)Arztpraxen die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen. Eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist daher frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Ausnahmen von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das neue verpflichtende Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, sofern die Leistung nicht von der Krankenkasse bezahlt wird und noch kein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur erfolgt ist
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer.
- Minijobs in Privathaushalten
- Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine (Zahn-)Arztpraxis im In- oder Ausland erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Vorteile der eAU
Das verpflichtende elektronische Verfahren bietet Arbeitgebern und Krankenkassen viele Vorteile:
- Die eAU kann sicherer und schneller an den Arbeitgeber und die Krankenkasse zugestellt werden.
- Das Verfahren zur Übermittlung der eAU entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber und die Krankenkasse.
- Die eAU beseitigt Medienbrüche und reduziert die Erstellungs- und Übermittlungskosten.
- Die eAU sorgt für die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen und sichert damit den korrekten Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.
Vorerkrankungsanfrage
Wird der Arbeitnehmer arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monate vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen mit dem Abgabegrund 41.
Die Anfrage des Arbeitgebers darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung vor.
- Die kumulierten AU-Zeiten (in den letzten zwölf Monaten) aller potenziellen Vorerkrankungen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit müssen mindestens 30 Tage ergeben.
Beispiel: Zulässige Vorerkrankungsanfrage
Inhalt Es liegt eine bescheinigte Arbeitsunfähigkeit ab 31.8.2023 vor. Der Arbeitnehmer war bereits mehrfach arbeitsunfähig:
- 1.6. bis 25.6.2023
- 3.5. bis 6.5.2023
- 5.4. bis 12.4.2023
Der Arbeitgeber stellt eine Vorerkrankungsanfrage.
Eine Vorerkrankungsanfrage darf erfolgen. Die AOK antwortet:
- 1.6. bis 25.6.2023 Kennzeichen 1 anrechenbar
- 3.5. bis 6.5.2023 Kennzeichen 1 anrechenbar
- 5.4. bis 12.4.2023 Kennzeichen 2 nicht anrechenbar
Beginn der 12-Monats-Frist 3.5.2023
Die Krankenkasse hat zu prüfen, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitnehmer ausläuft.
Sie meldet die für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungen mit der Information, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind, und der maßgebenden 12-Monats-Frist an den betroffenen Arbeitgeber. Diese Rückmeldung erfolgt ebenfalls im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Die Rückmeldung durch die Krankenkasse erfolgt mit dem Abgabegrund 61.
Gesetzlich ausgeschlossen ist das Verfahren bei geringfügig Beschäftigten, da den Krankenkassen die Beschäftigungszeiten nicht vorliegen. Ausgenommen sind auch die privat Krankenversicherten.
