Bitte Sofortmeldungen nicht vergessen
Biergärten, Ausflugslokale oder Volksfeste gehören zum Frühling einfach dazu. Dass dort Personal kommt und geht, ist ebenso Alltag. Aber Vorsicht: Im Gaststätten- und Schaustellergewerbe sowie auch in anderen Branchen wie zum Beispiel im Baugewerbe oder in der Logistik müssen Arbeitgeber für jede neu eingestellte Arbeitskraft eine Sofortmeldung abgeben. Die Meldung zu versäumen, kann teuer werden.
Welche Branchen sofortmeldepflichtig sind
Arbeitgeber der folgenden Branchen sind verpflichtet, für ihre Beschäftigten eine Sofortmeldung abzugeben:
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Baugewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Welchen Zweck die Sofortmeldepflicht hat
Die Sofortmeldepflicht soll Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpfen.
Arbeitgeber der genannten Branchen müssen den Tag des Beginns der Beschäftigung spätestens melden, wenn der Mitarbeitende die Tätigkeit aufnimmt. Ziel ist es, die Möglichkeit einzugrenzen, ein Beschäftigungsverhältnis so zu fingieren, als wäre es erst am Überprüfungstag aufgenommen worden.
Zusätzlich müssen die Beschäftigten zur Feststellung ihrer Identität während der Arbeit ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeitenden darüber nachweislich schriftlich aufklären und den Nachweis in den Entgeltunterlagen aufbewahren.
Weitere Informationen zur Sofortmeldepflicht:
Sofortmeldepflicht zusätzlich zur allgemeinen Meldepflicht
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung nach der Datenerfassungs- und -übermittlungs-Verordnung (DEÜV). Sie ist zusätzlich von den Arbeitgebern der entsprechenden Branchen für alle Erwerbstätigen bei Beschäftigungsbeginn der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) elektronisch zu übermitteln. Eine Übermittlung an die jeweilige Einzugsstelle (Krankenkasse) ist nicht zulässig.
Dies gilt auch für geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte (Personengruppe 109 beziehungsweise 110). Die Sofortmeldung ist dabei nicht an die Minijob-Zentrale, sondern ebenfalls an die DSRV zu übermitteln.
Wie und wann der Arbeitgeber melden muss
Der Arbeitgeber übermittelt die Sofortmeldung mit dem Abgabegrund „20" und den persönlichen Daten des Arbeitnehmers ausschließlich elektronisch im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens der DSRV. Dazu nutzt er die zentrale Empfängerbetriebsnummer der DSRV: 66667777. Die Sofortmeldung kann, wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung, aus den Entgeltabrechnungsprogrammen abgegeben werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Sofortmeldung über die Ausfüllhilfe sv.net der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung – ITSG abzugeben.
Die Sofortmeldung kann bereits vor Beschäftigungsaufnahme abgegeben werden. Sie ist aber spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung zu übermitteln. „Spätestens“ bedeutet, dass beispielsweise bei einem Arbeitsantritt in einem Ausflugslokal an einem Sonntag um 9.00 Uhr bis spätestens Sonntag um 9.00 Uhr auch die Sofortmeldung abgegeben sein muss. Für die Meldung zählt immer die Uhrzeit des Arbeitsantritts. Sie kann nicht im Laufe des Tages nachgeholt werden.
Angaben in der Sofortmeldung
Die Meldung muss folgende Angaben zu dem neuen Mitarbeitenden enthalten:
- Familien- und Vorname
- Sozialversicherungsnummer, falls nicht bekannt, die zur Vergabe einer Sozialversicherungsnummer notwendigen Angaben (Geburtsname, Tag und Ort der Geburt, Anschrift)
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Konsequenzen einer nicht abgegebenen Sofortmeldung
Die Sofortmeldungen erhält der Zoll in einem Online-Abrufverfahren. Er kann so bei einer Vor-Ort-Prüfung feststellen, ob eine Sofortmeldung abgegeben wurde. Daneben stehen die Daten auch den Prüfdiensten der Rentenversicherung sowie den Unfallversicherungsträgern zur Verfügung.
Eine fehlende oder nicht rechtzeitige Abgabe einer Sofortmeldung ist ein Meldeverstoß. Für diese Ordnungswidrigkeit kann der Zoll ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängen.
