AOK im Ohr – der Arbeitgeberpodcast Folge 1

Gerade im Homeoffice gefragt: Wertschätzende Kommunikation. In der ersten Folge der neuen Podcast-Reihe für Unternehmer erklärt Prof. Dr. Jutta Rump, worauf es bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern ankommt.

Den richtigen Ton treffen

Gesundes Führen während der Corona-Krise: Das ist für Arbeitgeber eine besondere Herausforderung. Gerade dann, wenn der größte Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet. Kommunikation und klare Regeln sind jetzt besonders wichtig, hat sich in den vergangenen Monaten gezeigt. Wer es schafft, im Gespräch Wertschätzung rüberzubringen, erzielt positive Effekte auf Motivation, Gesundheit und Betriebsklima – und bleibt auch auf Distanz in gutem Kontakt.

Podcast
AOK im Ohr – der Arbeitgeberpodcast: Folge 1
Prof. Dr. Jutta Rump in Ihrem Büro.Prof. Dr. J. Rump

Gerade auch im Homeoffice gefragt: Wie Arbeitgeber ihren Beschäftigten trotz Distanz eine wertschätzende Kommunikation entgegenbringen, erklärt Prof. Dr. Jutta Rump.

Moderator: „Gesundes Führen während der Corona-Krise: Das ist für Arbeitgeber eine besondere Herausforderung. Gerade dann, wenn der größte Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet. Wer seinen Beschäftigten trotzdem eine wertschätzende Kommunikation entgegenbringt, erzielt positive Effekte auf Motivation, Gesundheit und Betriebsklima – und bleibt auch auf Distanz in gutem Kontakt.

Wie Führungskräfte diese Herausforderung meistern können, frage ich eine echte Expertin auf diesem Gebiet: Prof. Dr. Jutta Rump, Leiterin des Instituts für Beschäftigung und Employability an der Hochschule Ludwigshafen.

Frau Rump, was bedeutet das eigentlich, eine „wertschätzende Kommunikation“?

Rump: Eine wertschätzende Kommunikation hat mehrere Aspekte, zum einen ist sie mit Offenheit und Ehrlichkeit verbunden, zum zweiten ist eine positiv-optimistische Sprache wichtig und zum dritten kommt es auch darauf an, auf den Einzelnen und die Einzelne gezielt zuzugehen. Also nicht Gießkannen-mäßig kommunizieren, sondern wo immer es möglich ist, den Einzelnen oder die Einzelne direkt ansprechen und auch zu verstehen geben, dass man diese Person kennt.

Moderator: Und was genau meinen Sie damit?

Rump: Zum Beispiel in einem Mitarbeitergespräch sollten die Rahmenbedingungen, in denen man sich gerade befindet – im Team, in der Abteilung, im Unternehmen oder auch in der Volkswirtschaft oder der Gesellschaft – klar und deutlich zum Thema gemacht werden, erklärt werden und Erläuterungen gegeben werden. Das ist das eine. Zweitens sollte nicht alles miesepetrig gesehen werden, sondern es tatsächlich auch mit Chancen verbunden werden. Natürlich sollten die Risiken nicht außer Acht gelassen werden, aber das Ganze sollte abwägend gesehen und auch mit positiv besetzen Wörtern versehen werden, damit Menschen auch keine Befürchtungen oder Ängste bekommen und damit wir gemeinsam nach vorne schauen können. Das Dritte ist, auch auf die persönliche Situation des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin einzugehen.

Wenn man das jetzt auf einer höheren Ebene sieht, also nehmen wir an, wir sind in einer Betriebsversammlung, da geht es ja letztendlich auch um Kommunikation. Auch da sollte die Situation klar und deutlich erklärt werden. Auch da sollten Chancen und Risiken mit einer positiven Sprache abgewogen werden, aber auch Möglichkeiten geboten werden, dass sich Einzelne einbringen können. Und letztendlich sollte auch – obwohl man in einer Betriebsversammlung nicht auf jeden Einzelnen eingehen kann – in diesem speziellen Fall einfach tatsächlich auf die Belegschaft und die Besonderheiten der Belegschaft eingegangen werden.

Moderator: Was halten Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern besonders wichtig, wenn sich der Mitarbeiter im Homeoffice befindet?

Rump: Die Situation im Homeoffice ist sicherlich noch einmal eine ganz andere und besondere Situation, weil Kommunikation hier wirklich einen ganz wichtigen Erfolgsfaktor darstellt. Kommunikation ist grundsätzlich wichtig, wertschätzende Kommunikation sowieso, aber in Bezug auf Homeoffice noch einmal im ganz Speziellen, weil wir nicht mehr gemeinsam in einem Raum sitzen. Das heißt, Gestik, Mimik ist gar nicht oder nur am Rande oder rudimentär zu erkennen. Umso wichtiger ist es, sehr präzise zu kommunizieren und auch ein offenes Ohr zu haben. Und ein Gefühl dafür zu haben, was zwischen den Zeilen entsteht, ohne dass man das Gesicht sieht und ohne dass man die Gestik wahrnimmt.

Das ist eine sehr große Herausforderung in diesem Zusammenhang. Das bedeutet, dass gerade die Personen, die diese Kommunikation anstoßen, beispielsweise Führungskräfte oder auch Kollegen und Kolleginnen untereinander, ein sehr hohes Einfühlungsvermögen haben müssen und das Gespür dafür haben müssen, was eben zwischen den Zeilen steht. Das ist, glaube ich, sehr wichtig.

Kommunikation und Homeoffice stehen in einem ganz engen Verhältnis zueinander und der Erfolge einer Homeoffice-Arbeit hängt nicht unwesentlich auch von der Kommunikation ab.

Moderator: Wie ist es mit Telefon und Videokonferenzen? Diese gehören ja inzwischen in vielen Betrieben zum Alltag und das wird nach der Corona-Krise wahrscheinlich auch so bleiben. Was ist hier die besondere Herausforderung?

Rump: Bei virtuellen Kooperations- und Kommunikationsplattformen, also bei der Art und Weise, wie wir im Moment zusammenarbeiten, ist Kommunikation ganz zentral. Auch da gelten die Dinge, dass man Gestik und Mimik nur am Rand wahrnimmt, Stimmungsschwankungen sieht man auch nicht richtig beziehungsweise man kann sie nicht richtig wahrnehmen.

Da muss man allerdings unterscheiden, welche Form und welche Qualität diese virtuelle Plattform hat. Bei älteren Plattformen sieht man in der Tat die Kollegen nur in ganz kleinen Bildchen. Und je mehr Kollegen dann in der virtuellen Plattform, zum Beispiel bei einem Call, dabei sind, desto kleiner werden die Bildchen oder man sieht sie gar nicht mehr oder es sind so viele Bildchen da, dass diese quasi am Rand rausrutschen. Dann kommt es natürlich erst recht darauf an, dass man das Gehörte gut einschätzen kann, insbesondere dann, wenn die Kamerafunktion ausgestellt wird.

Es gibt zwei Stufen. Die erste Stufe, in der man eine ganz hohe Professionalität braucht, in der Art und Weise, wie man miteinander kommuniziert, wenn man die Bilder nicht sieht, also wenn die Kamera ausgeschaltet ist. Und die hohe Stufe ist dann (vor einer Gruppe), wenn man niemanden sieht oder wenn man nur vereinzelt Personen sieht, wenn sie sich dazuschalten und ansonsten alles in der stummen Masse im Hintergrund da ist. Man weiß: Die Leute sind da, aber eigentlich sind sie doch nicht da. Da kommt es erst recht darauf an, auch aktiv in dieser Kommunikation und in dieser Zusammenarbeit zu sein, immer wieder die Leute zu aktivieren, anzusprechen, nachzufragen, Schleifen zu drehen, ein gutes Zeitmanagement und eine gute Struktur in der Konferenz zu haben.

Wir empfehlen immer: Nicht mehr als eine Dreiviertelstunde oder sechzig Minuten am Stück und dann eine Pause machen, aber in dieser Zeit immer wieder Schleifen einzuziehen, damit die Leute nicht verlorengehen. Das ist die Königsdisziplin, das alles ganz gut auf die Reihe zu kriegen, dass am Ende das Ergebnis stimmt, dass die Leute nicht wegbrechen und alle eigentlich sagen: Das war eine gute Konferenz, das war ein gutes Gespräch und wir haben in dieser Zeit echt viel erreicht.

Moderator: Und wie kann ich als Führungskraft damit umgehen?

Rump: Als Führungskraft brauche ich ein Setting von Instrumenten, um so etwas zu managen und zu gestalten.

Dazu gehört erstens, dass ich mir eine klare Struktur für das Gespräch überlege.

Zweitens, dass ich mir darüber Gedanken mache, wie ich die Kollegen und Kolleginnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in dem Thema aktiviert halte.

Drittens, dass ich mir eine Art von Fragenset oder Statements-Sets aneigne, in denen ich quasi immer mal wieder versuche, das Gespräch wirklich in Gang zu halten, wenn es mal ein bisschen stockt.

Ich brauche ein gutes Zeitmanagement, das wäre Nummer vier.

Und ich muss darauf achten, dass dieses Gespräch auch sehr effizient abläuft, also nicht nur effektiv (also eine gute Struktur haben und alles abarbeiten, sondern auch effizient), dass da im Prinzip nicht Leute anfangen viel zu Reden und wenig zu sagen, sondern dass wir da tatsächlich auch sehr zügig zum Punkt kommen, weil es ansonsten langweilig ist und die Leute abdriften.

Ich brauche dafür, das wäre dann das nächste, ein offenes Ohr, ich muss die Stimmungen wahrnehmen, ich muss zwischen den Zeilen lesen können – das ist schon ein ziemliches Anforderungsprofil, was wir hier gerade auflisten.

Moderator: Wie beurteilen Sie die Work-Life-Balance im Home-Office?

Rump: Das ist eine gute Frage. Ich glaube jeder oder jede die gerade im Homeoffice sind, weiß, dass das ein dickes Brett ist, was man bohrt.

Wir empfehlen, dass die Führungskraft/der Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin der/die im Homeoffice ist vier Vereinbarungen trifft:

  • Die erste Vereinbarung ist, die Vereinbarung die die Arbeitspakete betrifft.
  • Die zweite Vereinbarung ist diejenige, welche Ziele erreicht werden sollen.
  • Die dritte Vereinbarung ist, sich darüber klarzuwerden, was für eine Ergebniserwartung wir haben.

Und die vierte Vereinbarung ist, wie sieht eigentlich Kooperation und Kommunikation aus? Haben wir da eine Struktur drin? Haben wir da eine Regelmäßigkeit drin? Was sind Dos und was sind Don´ts?

Das ist das erste und dann gibt es noch drei weitere Vereinbarungspakete, die auch dazu beitragen, dass am Ende des Tages die Work-Life-Balance stimmen kann.

Das ist als nächstes da Vereinbarungsset zwischen den Kolleginnen und Kollegen:

  • Trifft man sich regelmäßig im virtuellen Raum?
  • Wie sehen die Schnittstellen aus, wenn man zusammenarbeiten muss?
  •  Wie sieht auch die Kommunikation zwischen den Kolleginnen und Kollegen aus?

Das dritte Vereinbarungspaket, das ist das Vereinbarungspaket, was ich mit mir selber habe. Das heißt:

  • Habe ich für mich eine Struktur?
  • Wie schaffe ich es, dass ich nicht in Isolation verfalle? Wie schaffe ich, dass ich mich nicht ausbeute?
  • Wie schaffe ich, dass ich mich nicht ablenken lasse?
  • Wenn ich das nicht habe, kann Work-Life-Balance nicht funktionieren.

Das vierte Set, dass ich brauche, ist das Set mit meiner Familie beziehungsweise mit meiner Haushaltsgemeinschaft: Wie gehen wir in der Familie damit um, damit ich tatsächlich auch Zuhause arbeiten kann?

Und nicht, wie das insbesondere vielen Frauen im Moment passiert, die im Homeoffice sind, die gleichzeitig noch die Familie managen müssen. Das scheint vor allem ein Frauenthema zu sein. Viele Frauen stehen morgens um fünf auf und arbeiten bis sieben das erste Arbeitspaket ab, dann kümmern sie sich um Familie und Kinder, dann haben sie noch mal einen Zeitslot für die gemeinsame Telko oder Videokonferenz zwischen neun und zehn und vielleicht kommt dann noch mal ein Call von elf bis zwölf. Dann rasen sie wie verrückt in die Küche und beginnen, das Essen zu kochen, dann haben sie vielleicht noch mal eine Arbeitsphase von eins bis halb drei, dann müssen sie sich um die Kinder kümmern. Homeschooling und Kinderbetreuung ist natürlich auch über den ganzen Tag angesagt, und wenn die Kinder im Bett sind, um zwanzig Uhr, wenn es kleinere Kinder sind, dann arbeiten sie noch einmal bis Mitternacht, um überhaupt alles auf die Reihe zu kriegen und dann schlafen sie vier Stunden – ich meine: Wo ist da die Work-Life-Balance?

Das ist eine Frage der Familie. Das ist eine Frage der Arbeitspakete. Das ist eine Frage, wie man den Tag strukturiert. Und wenn Sie sich das einfach unter Corona-Bedingungen anschauen, dann ist Homeoffice und Work-Life-Balance ehrlich gesagt – ich will nicht sagen, ein nicht zu vereinbarendes Thema, aber es ist zumindest eine ziemlich große Herausforderung.

Wir sehen gerade für viele, dass sie drei Hs haben: Haushalt, Homeschooling, Homeoffice. Und da frage ich Sie allen Ernstes: Wie will man da Work-Life-Balance realisieren? Da ist ein bisschen für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieses Thema wie Hohn.

Moderator: Und was können Führungskräfte tun, die Arbeit im Homeoffice gesundheitsgerecht zu gestalten?

Rump: An dieser Stelle muss man ganz klar sagen: Das, was wir heute in diesen Corona-Zeiten als Homeoffice bezeichnen, ist nicht Homeoffice.

Homeoffice ist ganz klar geregelt. Das heißt, wir reden hier von einer hohen Ergonomie am Arbeitsplatz zuhause, wir reden davon, dass die Regeln des Arbeits- und Gesundheitsschutzes eingehalten werden, wir reden davon, dass die technische Ausstattung und das Mobiliar adäquat sind und wir reden auch darüber, dass dieser Raum in Anführungszeichen „abschließbar“ ist.

Das, was wir heute erleben, was alle als Homeoffice bezeichnen, ist „mobile Work at home“, das heißt: Da sitzen viele Menschen am Küchentisch und das ist, glaube ich, nicht ergonomisch, und das entspricht auch nicht dem Arbeits- und Gesundheitsschutz. – Das vielleicht mal als kleine Vorbemerkung am Rande.

Aber was können Führungskräfte tun? Führungskräfte können schon eine ganze Menge tun, indem sie sich nämlich an diese Vereinbarungen erinnern, von denen ich gerade gesprochen habe. Also eine klare Definition des Aufgabenpakets, eine klare Vorstellung davon zu haben, wann was erreichbar ist. Einen klaren Draht zu der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter – dann in diesem Fall – im mobile Work at home zu haben.

Also eine klare Vorstellung davon haben: Was ist eigentlich leistbar am Arbeitsplatz zuhause? Und auch diese Kommunikation, also das offene Ohr zu haben und einen Draht zu haben, auch die Message rüberzubringen, zu sagen: Du kannst mich jederzeit anrufen, du kannst letztendlich jederzeit Kontakt aufnehmen, wenn irgendwas nicht stimmt oder wenn der Bedarf ist oder die Notwendigkeit besteht oder einfach nur, wenn der Bedarf da ist, einfach mal kurz miteinander zu sprechen, dann ist das kein Problem. Eben diese Offenheit zu signalisieren für Gespräche.

Dann kann eine Führungskraft, gerade in Zeiten wie diesen, für ein gutes Teamklima sorgen. Sie sehen, die Führungskraft ist nicht nur jemand, der das operative Tagesgeschäft im Blick haben muss, sondern sie muss die Umgebung mitgestalten, sie muss die Kommunikation mitgestalten, sie muss ein Coach sein, sie muss in diesen Fragestellungen ein Personalentwickler sein, sie muss jemand sein, der diese Plattformen im Auge hat und die Führungskraft muss dafür sorgen, dass das Teamklima ausbalanciert ist. Das ist ein bisschen wie jemand, den wir einen Impresario nennen, also jemand, der alle Rahmenbedingungen perfekt gestaltet und versucht, alles im Gleichgewicht zu halten.

Moderator: Was sollten diese Leitlinien enthalten? 

Rump: Also diese Leitlinien sollten enthalten: Einerseits den Inhalt, sollten andererseits aber auch die Rahmenbedingungen enthalten, und zu den Rahmenbedingungen gehört natürlich auch das Thema Zeitmanagement. Diese Leitlinien sollten enthalten: Wie sieht eventuell eine Strukturierung des Tages aus? Sie sollten Hinweise enthalten, an wen man sich wenden kann, wenn es mal nicht so gut läuft. Außerdem Hinweise darauf, wie man auch seine Gesundheit schützt und das Thema Work-Life-Balance. Also die Rahmenbedingungen, damit es gut läuft und wir nicht das Gefühl haben, der Hamster im Rad zu sein.

Man kann auch mal für sich selber realisieren, an welcher Stelle man selbst gerade ist, wenn man in einem solchen Arbeitsmodell arbeitet. Ich nehme mich mal als Beispiel: Ich arbeite seit Jahren in diesen doch sehr virtuellen Welten, in dieser mobilen Arbeitswelt und arbeite eben auch homeoffice-mäßig, zwar nicht so häufig, weil ich viel unterwegs bin, aber doch tatsächlich schon auch seit fast zwanzig Jahren in diesen Arten von Arbeitsumgebungen.

Und ich hätte eigentlich behauptet, bis Corona passiert ist, dass ich das ziemlich gut im Griff habe, erlebe das aber jetzt anders, weil auch mein Mann im Homeoffice ist, und er hat eigentlich in der Vergangenheit immer dazu beigetragen, dass ich eine Struktur am Tag habe. Er ist nämlich morgens ins Büro gegangen und ist abends zurückgekommen. Das waren meine Strukturen und meine Anschlagszeiten.

Jetzt ist er auch im Homeoffice und wir selbst merken, wie wir in die Falle tappen, die wir eigentlich immer vermeiden wollten. Sie können mich jederzeit fragen, welches Datum wir haben, aber ich muss wirklich überlegen, Ihnen zu sagen, welchen Wochentag wir heute haben. Es läuft einfach so durch. Manchmal gucke ich auf die Uhr und denke mir: Oh, es ist schon Mittag. Dann denke ich: Ja, jetzt könntest du dir mal was zu Essen machen. Früher hätte ich mir einfach was besorgt oder mir in der Küche was gekocht oder wäre in die Mensa gegangen. Jetzt kommt aber irgendwas schnell rein und das mache ich dann noch. Und eh ich mich versehe, ist es drei Uhr. Dann denke ich: Eigentlich habe ich Hunger, ich muss schnell was essen. Und am Abend denke ich dann auch wieder: Oh, da ist noch schnell was reingekommen, es ist zwar 22 Uhr, aber das mach ich jetzt auch noch.

Mein Tag hat eigentlich keine Struktur mehr und das ist die gefährlichste Sache, die man überhaupt haben kann. Ich bin niemand, der sich leicht ablenken lässt, in diese Falle tappe ich nicht, aber ich merke, wie alles verschwimmt. Da ist natürlich der Schritt dahin, dass das irgendwann extrem belastend und gesundheitsschädlich wird, nicht groß. Das ist sogar ein ziemlich kleiner Schritt.

Und dafür braucht man auch Leitlinien. Leitlinien, die eine Führungskraft für das Team macht. Aber auch Leitlinien, die der Arbeitgeber für das ganze Unternehmen macht. Und ganz ernsthaft, bin auch ich in der Verantwortung, mir solche Leitlinien zu geben. Und am besten wäre es, wenn diese drei Leitlinien – also von den Führungskräften für das Team, vom Arbeitgeber für die gesamte Belegschaft, und ich für mich selbst – dass die miteinander kompatibel sind.

Moderator: Ja, das ist ein sehr schönes Schlusswort, Frau Rump, herzlichen Dank für Ihre Tipps.

Rump: Sehr gerne.

Moderator: Liebe Zuhörer, sollten Ihre Fragen nach unserer Fragerunde noch nicht hinlänglich beantwortet sein, wenden Sie sich gerne an Ihren AOK-Firmenkundenberater. Ihren persönlichen Ansprechpartner finden Sie im Bereich Kontakt auf dem Firmenkundenportal. Er hilft Ihnen in allen beitragsrechtlichen Fragen weiter. Unter aok.de/fk finden Sie auch jeder Menge weiterer nützlicher Angebote rund um die Betriebliche Gesundheitsförderung.

Der nächste AOK-Podcast für Firmenkunden wird in der kommenden Woche bereitgestellt. Es geht um die Themen Stundung von Beiträgen, Ratenzahlung und Kassenwahlrecht. Herzlichen Dank für´s Zuhören und bleiben Sie gesund.

Über die Expertin

Prof. Dr. Jutta Rump ist Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Internationales Personalmanagement und Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen. Darüber hinaus ist sie Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability in Ludwigshafen (IBE) – eine wissenschaftliche Einrichtung der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen und Forschungsschwerpunkt des Landes Rheinland-Pfalz. Ihre Forschungsschwerpunkte sind Trends in der Arbeitswelt (Digitalisierung, Demografie, Diversität, gesellschaftlicher Wertewandel, technologische Trends, ökonomische Entwicklungen, …) und die Konsequenzen für Personalmanagement und Organisationsentwicklung sowie Führung.

Ausblick

In der zweiten Folge „AOK im Ohr – der Arbeitgeberpodcast“ geht es um das Thema Sozialversicherungsbeiträge. Wie Betrieben in der Krise mit Regelungen zu Stundung und Ratenzahlung geholfen werden kann, erklärt Klaus Herrmann von der AOK Bayern.

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Stand

Erstellt am: 07.07.2020

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