Häufige Fragen zur eAU

Seite 2/2: Die wichtigsten Arbeitgeberfragen zur eAU
Das eAU-Verfahren erfordert organisatorische Veränderungen auch in den Unternehmen. Dabei stellen sich Arbeitgebern und Personalverantwortlichen viele Fragen.
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Fragen aus den Trends & Tipps-Seminaren

Arbeitgeber haben immer wieder Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Nachfolgend die wichtigsten Fragen und Antworten der AOK-Experten dazu aus den Chats der Trends & Tipps-Seminare der AOK zum Jahreswechsel.

Was ist neu seit dem 1.1.2023

Arbeitgeber erhalten über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wie bisher keine Diagnosen. Bei wiederholter Krankheit und AU von Mitarbeitenden stellt sich die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Dazu stellen sie eine Anfrage bei der Krankenkasse des oder der Beschäftigten. Neu seit 2023 ist, dass nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit (AU) relevanten Vorerkrankungszeiten von der Krankenkasse zurückgemeldet werden.

Relevant für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer sind alle AU-Zeiten der letzten zwölf Monate, bei denen zwischen dem Ende der vorhergehenden Erkrankung und dem Beginn der nachgehenden Erkrankung nicht mindestens sechs Monate vergangen sind und zwar unabhängig davon, ob diese aufgrund der Diagnose auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit anrechenbar oder nicht anrechenbar sind. Dadurch erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potenziell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten.

Werden anrechenbare und nicht anrechenbare Zeiten in der Übermittlung der Krankenkasse gekennzeichnet?

Durch die Übermittlung aller relevanten Zeiten erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potenziell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten. 

Diese Zeiten erhalten eine Kennzeichnung, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind. 

In der Folge hat der Arbeitgeber dann die notwendigen Informationen zur Ermittlung der Dauer der Entgeltfortzahlung für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit.

Wie wird der relevante Zeitraum Zwölf-Monats-Zeitraum ermittelt?

Aus Gründen der Transparenz übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber seit Januar 2023 auch den Beginn der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit. 

Alle Arbeitsunfähigkeitszeiten außerhalb der maßgebenden Zwölf-Monats-Frist haben keinen Einfluss auf die Entgeltfortzahlungsdauer für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit und werden damit in der Meldung der Krankenkasse regelhaft als „nicht anrechenbar“ gekennzeichnet. Dies vor dem Hintergrund, dass unabhängig von bestehenden Vorerkrankungen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für einen weiteren Zeitraum von höchstens sechs Wochen besteht, wenn seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist. 

Die Zwölf-Monats-Frist ist dabei eine vorwärtslaufende Frist. Eine neue Zwölf-Monats-Frist beginnt mit der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit nach Ablauf der alten Zwölf-Monats-Frist. Liegen demnach Arbeitsunfähigkeitszeiträume aufgrund derselben Erkrankung vor, bildet die Krankenkasse entsprechende Zwölf-Monats-Fristen.

Muss bei jeder AU eine Anfrage an die jeweilige Krankenkasse gestellt werden oder werden die Daten automatisch zur Verfügung gestellt?

Die Abfrage erfolgt für jeden Beschäftigten individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum, wenn sich dieser bei Ihnen krankgemeldet hat. Sie dürfen nicht für alle Mitarbeitenden Ihres Betriebs eine pauschale Anfrage an die Krankenkasse schicken. Außerdem ist für jede AU-Bescheinigung für den konkreten aktuellen Zeitraum separat abzufragen.

Wie erfährt ein Arbeitgeber das Ende der Entgeltfortzahlung (zum Beispiel bei Aussteuerung)?

Daten zum Ende der Entgeltersatzleistung (zum Beispiel Krankengeld, Übergangsgeld, Verletztengeld) müssen Sie grundsätzlich aktiv mit dem Abgabegrund 42 anfordern, damit Sie eine Überzahlung von Arbeitsentgelt vermeiden oder eine Meldung zur Sozialversicherung erstellen können.

Die Anfrage sollte grundsätzlich rechtzeitig gestellt werden um eine mögliche Überzahlung zu verhindern.

Zum Ende einer Krankengeldzahlung (bei Aussteuerung) oder dem Ende der Mutterschaftsgeldzahlung wird das Ende automatisch an den Arbeitgeber übermittelt.

Wie soll es praktisch umsetzbar sein, für jeden Mitarbeitenden individuell anzufragen, wenn ein Unternehmen mehrere Tausend Beschäftigte hat, und die Personalabteilung nicht zwingend von jedem informiert wird, ob er oder sie krank ist?

Dies ist sicherlich eine Herausforderung. Daher sollte geklärt sein, wie die Kommunikation über erkrankte Mitarbeitende im Unternehmen erfolgt. Das ist umso wichtiger, wenn ein Dienstleistungsunternehmen, wie zum Beispiel ein Steuerbüro, mit der Abrechnung beauftragt ist.

Wir sind ein kleines Unternehmen und unsere Lohnbuchhaltung erledigt die Steuerkanzlei. Wie komme ich ohne Programm zeitnah an die Krankmeldung?

Denkbar wäre folgendes Vorgehen: Sie informieren das Steuerbüro darüber, welcher Arbeitnehmer oder welche Arbeitnehmerin sich ab wann arbeitsunfähig gemeldet hat. Das Steuerbüro erfragt dann elektronisch die eAU-Daten bei der zuständigen Krankenkasse und informiert Sie dann über die eAU-Daten.

Ein Abruf ist aber auch vom Arbeitgeber direkt über das SV-Meldeportal möglich. Entscheidend ist, dass sowohl der Arbeitgeber als auch das Steuerbüro die eAU-Daten haben. Ein abgestimmtes Verfahren ist hier wichtig.

Was geschieht, wenn die Krankenkasse zum Zeitpunkt der Anfrage des Arbeitgebers noch keine Mitteilung von der ärztlichen Praxis hat? Schicken Sie mir die Krankmeldung, sobald diese vorliegt oder muss ich nochmals abfragen?

Wenn Sie zu einem Zeitpunkt anfragen, an dem keine eAU-Daten bei der Krankenkasse vorliegen, dann erhalten Sie eine Rückmeldung mit Kennzeichen „4“. Das ist jedoch nur eine Zwischennachricht. Denn sobald bei der AOK innerhalb von 14 Tagen eine eAU von der ärztlichen Praxis eingeht, stellen wir Ihnen die Rückmeldung sofort zum Abruf bereit. Ein regelmäßiger Abruf der eAU-Daten (mindestens einmal wöchentlich) ist deshalb wichtig.

Wie funktioniert das Verfahren bei Vorlage der AU ab dem ersten Tag?

Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin am ersten Tag der Erkrankung eine AU-Bescheinigung erhalten hat, können Sie den Abruf am Folgetag starten. Die ärztliche Praxis übermittelt die Daten spätestens am Abend der Ausstellung an die Krankenkasse.

Einige Mitarbeitende sind einen Tag krank, ohne Arztbesuch. Wie ist das bei der Entgeltfortzahlung (EFZ) zu handhaben?

Die eAU-Daten können von der Krankenkasse nur für Zeiten abgerufen werden, für die die Ärztin oder der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt hat. Für Sie als Arbeitgeber läuft die EFZ-Frist aber schon mit dem Tag der Krankmeldung durch Ihren Beschäftigten oder Ihre Beschäftigte. Für AU-Tage ohne ärztliches Attest muss dann eine Fehlzeit „arbeitsunfähig ohne ärztliches Attest“ erfasst werden.

In der Folge sind komplett nicht attestierte AU-Zeiten von dem Verfahren ausgenommen. Über diese Zeiträume liegen der Krankenkasse auch keine Informationen vor.

Wie erhalte ich einen Nachweis, wenn mein Arbeitnehmer oder meine Arbeitnehmerin über die Entgeltfortzahlungsdauer hinaus krank ist?

Sofern Beschäftigte Entgeltersatzleistungen von einem Sozialversicherungsträger beziehen, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitszeiten grundsätzlich nicht erforderlich, weil kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber mehr besteht. Ist dennoch eine Bestätigung der Dauer der Entgeltersatzleistung und damit das weitere Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit für den Arbeitgeber erforderlich, können Sie aber das Ende der Entgeltersatzleistung (EEL) im Datenaustausch EEL mit dem Abgabegrund 42 = Anforderung Ende EEL beim SV-Träger anfordern. Einer ursprünglich vorgesehenen automatischen Übermittlung hat die Gesetzgebung nicht zugestimmt.

Ein Mitarbeitender meldet sich bei mir für zwei Tage krank und sucht keine ärztliche Praxis auf. Am dritten Tag stellt er fest, es geht ihm noch nicht gut und er geht zum Arzt und lässt sich krankschreiben. Erfolgt für die ersten beiden Tage eine U1-Ersta

Ja, bis zu drei Tage erhalten Sie von der AOK eine Erstattung über die Ausgleichskasse U1 auch ohne nachgewiesene AU, wenn Ihr Arbeitnehmer für die ersten drei Tage keinen AU-Nachweis braucht. Diese Tage werden aber auf die sechswöchige Anspruchsdauer für die Entgeltfortzahlung angerechnet.

Gilt das eAU-Verfahren auch für Minijobbende?

Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Beschäftigte, die auf Minijob-Basis tätig sind. Jedoch kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse bei Minijobbenden bisher nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert.

Daher ist es nun auch erforderlich, dass Minijobbende Angaben zu ihrer Krankenkasse machen (zum Beispiel bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen).

Wie ist das Verfahren bei privat Versicherten?

Privat Versicherte erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber. Für diesen Personenkreis ist eine eAU-Abfrage nicht möglich. Gleiches gilt auch, wenn Ihr Arbeitnehmer oder Ihre Arbeitnehmerin im Ausland erkrankt. Für privat Versicherte und für Beschäftigte, die im Ausland erkranken, verbleibt es bei dem bekannten Verfahren mit Papierbelegen.

Stand

Zuletzt aktualisiert: 01.01.2024

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Daten zur Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld, sogenannte Entgeltersatzleistungen, übermitteln Arbeitgeber elektronisch an die Krankenkassen.

Beschäftigte haben von Beginn einer Arbeitsunfähigkeit an Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Dauer in der Regel von maximal sechs Wochen.

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