Tipps für die Beschäftigung von Werkstudenten

Wenn der Arbeitgeber den Studierenden als Werkstudent einstellen möchte, sind Besonderheiten zu beachten.

Beschäftigte Studierende

Mit dem Start des Wintersemesters gibt es für Arbeitgeber wieder eine interessante Zielgruppe als Arbeitskräfte – die Studierenden. Beschäftigte Studierende sind für Arbeitgeber flexibel einsetzbar und verursachen geringere Lohnnebenkosten als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Wichtig für Arbeitgeber zu wissen: Nicht jeder Studierende ist automatisch ein Werkstudent. In der Sozialversicherung gelten besondere Kriterien.

Studiennachweis

Ein Werkstudent im Sinne der Sozialversicherung ist ein ordentlich Studierender, der mehr als geringfügig beschäftigt ist und seine Zeit überwiegend dem Studium widmet. Mit der Immatrikulationsbescheinigung, die der Studierende von seiner Hochschule erhält (staatlich anerkannte Universität oder Fachhochschule), weist er gegenüber seinem Arbeitgeber nach, dass er tatsächlich an einer Hochschule eingeschrieben ist. Der Arbeitgeber sollte die Studienbescheinigung stets zu den Entgeltunterlagen nehmen.

20-Wochenstunden-Grenze

Nach ständiger Rechtsprechung gelten 20 Wochenstunden als maßgebliche Zeitgrenze. Ist der Studierende unbefristet beschäftigt und überschreitet die Zeitgrenze von 20 Wochenstunden nicht, gilt er als Werkstudent und ist nur rentenversicherungspflichtig (Personengruppenschlüssel „106“). Zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung besteht Versicherungsfreiheit. 

In der vorlesungsfreien Zeit darf der unbefristet beschäftigte Werkstudent die Grenze von 20 Wochenstunden überschreiten, ohne dass sich sein Status ändert.

26-Wochen-Grenze

Überschreitet der Studierende die Wochenarbeitszeit von 20 Stunden, ist er dennoch kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei, sofern er ausschließlich am Wochenende oder in den Abend- beziehungsweise Nachtstunden tätig ist und die Beschäftigung auf maximal 26 Wochen (182 Kalendertage) befristet ist. Bei der Berechnung der 26 Wochen beziehungsweise 182 Kalendertage im Zeitjahr (nicht Kalenderjahr) geht der Arbeitgeber stets vom Ende der zu beurteilenden Beschäftigung aus. Dabei rechnet er alle Beschäftigungen des Studierenden an, die in dem zu beurteilenden Zeitjahr über 20 Wochenstunden lagen.

Damit der Arbeitgeber diese Prüfung überhaupt vornehmen kann, muss der Studierende ihm Vorbeschäftigungen mitteilen. Zur Rechtssicherheit sollte das Unternehmen die Frage nach Vorbeschäftigungen im Personalfragebogen aufnehmen und sich vom Studierenden schriftlich die Angaben über Vorbeschäftigungen bestätigen lassen.

Sollte die Prüfung ergeben, dass die 26 Wochen beziehungsweise 182 Kalendertage überschritten werden, ist die zu beurteilende Beschäftigung keine Werkstudententätigkeit. Der Studierende ist dann versicherungspflichtig in allen Sozialversicherungszweigen.

Beiträge und Umlagen

Der Arbeitgeber und der Werkstudent tragen jeweils einen halben Beitragsanteil (9,3 Prozent) zur Rentenversicherung (Beitragsgruppe 0100). Der Beitragsanteil zur Rentenversicherung reduziert sich für den Werkstudenten, wenn das Entgelt innerhalb des Übergangsbereichs liegt. Der Arbeitgeber führt beide Beitragsanteile an die Krankenkasse des Werkstudenten ab, zum Beispiel an die AOK.

Hinweis: Der Werkstudent ist aber nicht aufgrund der Beschäftigung bei der Krankenkasse versichert, sondern beispielsweise aufgrund des Studierendenstatus oder aufgrund der Familienversicherung über ein Elternteil.

Da der Werkstudent rentenversicherungspflichtig ist, führt der Arbeitgeber (sofern umlagepflichtig) die Beiträge zu den Umlagekassen 1 (Entgeltfortzahlung) und 2 (Mutterschutz) sowie die Insolvenzgeldumlage ab.

Zum Thema Beschäftigung von Studierenden bietet die AOK ein kostenfreies Online-Training an: aok/de/fk/online-trainings

Außerdem steht ein aktuelles Online-Seminar zu demselben Thema (Juni 2022) als Video-Aufzeichnung zur Verfügung: Videos Online-Seminare

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