Elektronische AU-Bescheinigung

Seite 2/2: Die wichtigsten Arbeitgeberfragen zur eAU
Das neue eAU-Verfahren erfordert organisatorische Veränderungen auch in den Unternehmen. Dabei stellen sich Arbeitgebern und Personalverantwortlichen viele Fragen.
Inhaltsübersicht

Fragen aus den Trends & Tipps-Seminaren

Im Rahmen der Trends & Tipps-Seminare 2023 ist die Einführung der eAU auch in diesem Jahr wieder ein wichtiges Thema, das bei den Teilnehmern viele Fragen aufwirft. Nachfolgend die wichtigsten Arbeitgeberfragen und Antworten der AOK-Experten aus den Chats.

Was ist neu ab dem 1.1.2023

Arbeitgeber erhalten über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wie bisher keine Diagnosen. Bei wiederholter Krankheit und AU eines Mitarbeitenden stellt sich die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Dazu stellen sie eine Anfrage bei der Krankenkasse. Neu ab 2023 ist, dass nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit (AU) relevanten Vorerkrankungszeiten von der Krankenkasse zurückgemeldet werden.

Relevant für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer sind alle AU-Zeiten der letzten 12 Monate, bei denen zwischen dem Ende der vorhergehenden Erkrankung und dem Beginn der nachgehenden Erkrankung nicht mindestens 6 Monate vergangen sind und zwar unabhängig davon, ob diese aufgrund der Diagnose auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit anrechenbar oder nicht anrechenbar sind. 
Dadurch erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potenziell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten.

Werden anrechenbare und nicht anrechenbare Zeiten in der Übermittlung der Krankenkasse gekennzeichnet?

Durch die Übermittlung aller relevanten Zeiten erhält der Arbeitgeber einen Überblick zu den vorliegenden Arbeitsunfähigkeitszeiten, die potentiell einen Einfluss auf die Dauer der Entgeltfortzahlung haben könnten. 

Diese Zeiten erhalten eine Kennzeichnung, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind. 

In der Folge hat der Arbeitgeber dann die notwendigen Informationen zur Ermittlung der Dauer der Entgeltfortzahlung für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit.

Wie wird der relevante Zeitraum 12 Monatszeitraum bei den Vorerkrankungszeiten ermittelt?

Aus Gründen der Transparenz übermittelt die Krankenkasse dem Arbeitgeber ab Januar 2023 auch den Beginn der maßgebenden 12-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit. 

Alle Arbeitsunfähigkeitszeiten außerhalb der maßgebenden 12-Monats-Frist haben keinen Einfluss auf die Entgeltfortzahlungsdauer für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit und werden damit in der Meldung der Krankenkasse regelhaft als „nicht anrechenbar“ gekennzeichnet. Dies vor dem Hintergrund, dass unabhängig von bestehenden Vorerkrankungen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für einen weiteren Zeitraum von höchstens sechs Wochen besteht, wenn seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist. 

Die Zwölf-Monats-Frist ist dabei eine vorwärtslaufende Frist. Eine neue Zwölf-Monats-Frist beginnt mit der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit nach Ablauf der alten Zwölf-Monats-Frist. Liegen demnach Arbeitsunfähigkeitszeiträume aufgrund derselben Erkrankung vor, bildet die Krankenkasse entsprechende 12-Monatsfristen.

Muss bei jeder AU eine Anfrage an die jeweilige Krankenkasse gestellt werden oder werden die Daten automatisch zur Verfügung gestellt?

Die Abfrage erfolgt für jeden Mitarbeiter individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum, wenn sich dieser bei Ihnen krankgemeldet hat.. Sie dürfen nicht für alle Mitarbeiter Ihres Betriebes eine pauschale Anfrage an die Krankenkasse schicken. Außerdem ist für jede AU-Bescheinigung für den konkreten aktuellen Zeitraum separat abzufragen.

Wie erfährt ein Arbeitgeber das Ende der Entgeltfortzahlung (zum Beispiel bei Aussteuerung)?

Daten zum Ende der Entgeltersatzleistung (zum Beispiel Krankengeld, Übergangsgeld, Verletztengeld) müssen grundsätzlich aktiv mit dem Abgabegrund 42 angefordert werden damit Sie damit eine Überzahlung von Arbeitsentgelt vermeiden oder eine Meldung zur Sozialversicherung erstellen können.

Die Anfrage sollte grundsätzlich rechtzeitig um eine mögliche Überzahlung zu verhindern. 

Zum Ende einer Krankengeldzahlung (bei Aussteuerung) oder dem Ende der Mutterschaftsgeldzahlung wird das Ende automatisch an den Arbeitgeber übermittelt.

Wie soll es praktisch umsetzbar sein, für jeden Mitarbeiter individuell anzufragen, wenn ein Unternehmen mehrere Tausend Mitarbeiter hat und die Personalabteilung nicht zwingend von jedem Mitarbeiter informiert wird, ob er krank ist?

Dies ist sicherlich eine Herausforderung. Daher sollte intern vor Start des elektronischen Verfahrens geklärt werden, wie die Kommunikation über erkrankte Mitarbeiter im Unternehmen erfolgt. Das ist umso wichtiger, wenn ein Dienstleister wie zum Beispiel ein Steuerberater mit der Abrechnung beauftragt ist.

Wir sind ein kleines Unternehmen und unsere Lohnbuchhaltung erledigt die Steuerkanzlei. Wie komme ich ohne Programm zeitnah an die Krankmeldung?

Denkbar wäre folgendes Vorgehen: Sie informieren den Steuerberater darüber, welcher Arbeitnehmer sich ab wann arbeitsunfähig gemeldet hat. Das Steuerbüro erfragt dann elektronisch die eAU-Daten bei der zuständigen Krankenkasse und informiert Sie dann über die eAU-Daten.

Ein Abruf ist aber auch vom Arbeitgeber direkt über die Ausfüllhilfe sv.net möglich. Entscheidend ist, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Steuerberater die eAU-Daten haben. Ein abgestimmtes Verfahren ist hier wichtig.

Was geschieht, wenn die Krankenkasse zum Zeitpunkt der Anfrage des Arbeitgebers noch keine Mitteilung vom Arzt hat? Schicken Sie mir die Krankmeldung, sobald diese vorliegt oder muss ich nochmals abfragen?

Wenn Sie zu einem Zeitpunkt anfragen, an dem keine eAU-Daten bei der Krankenkasse vorliegen, dann erhalten Sie eine Rückmeldung mit Kennzeichen „4“. Das ist jedoch nur eine Zwischennachricht. Denn sobald bei der AOK innerhalb von 14 Tagen eine eAU vom Arzt eingeht, stellen wir Ihnen die Rückmeldung sofort zum Abruf bereit. Ein regelmäßiger Abruf der eAU-Daten (mindestens einmal wöchentlich) ist deshalb wichtig.

Wie funktioniert das Verfahren bei Vorlage der AU ab dem ersten Tag?

Wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Erkrankung eine AU-Bescheinigung vom Arzt erhalten hat, können Sie den Abruf am Folgetag starten. Der Arzt übermittelt die Daten spätestens am Abend der Ausstellung an die Krankenkasse.

Einige Mitarbeiter sind einen Tag krank, ohne Arztbesuch. Wie ist das bei der Entgeltfortzahlung (EFZ) zu handhaben?

Die eAU-Daten können von der Krankenkasse nur für Zeiten abgerufen werden, für die der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt hat. Für Sie als Arbeitgeber läuft die EFZ-Frist aber schon mit dem Tag der Krankmeldung durch Ihren Mitarbeiter. Für AU-Tage ohne ärztliches Attest muss dann eine Fehlzeit „arbeitsunfähig ohne ärztliches Attest“ erfasst werden.

In der Folge sind komplett nicht attestierte AU-Zeiten von dem Verfahren ausgenommen. Über diese Zeiträume liegen der Krankenkasse auch keine Informationen vor.

Wie erhalte ich einen Nachweis, wenn mein Arbeitnehmer über die Entgeltfortzahlungsdauer hinaus krank ist?

Sofern der Arbeitnehmer Entgeltersatzleistungen von einem Sozialversicherungsträger bezieht, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitszeiten grundsätzlich nicht erforderlich, weil kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber mehr besteht. Ist dennoch eine Bestätigung der Dauer der Entgeltersatzleistung und damit das weitere Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit für den Arbeitgeber erforderlich, können Sie aber das Ende der Entgeltersatzleistung (EEL) im Datenaustausch EEL mit dem Abgabegrund 42 = Anforderung Ende EEL beim SV-Träger anfordern. Einer ab 2023 ursprünglich vorgesehenen automatischen Übermittlung hat der Gesetzgeber nicht zugestimmt.

Ein Mitarbeiter meldet sich bei mir für zwei Tage krank und geht nicht zum Arzt. Am dritten Tag stellt er fest, es geht ihm noch nicht gut und er geht zum Arzt und lässt sich krankschreiben. Erfolgt für die ersten beiden Tage eine U1-Erstattung?

Ja, bis zu drei Tage erhalten Sie von der AOK eine Erstattung über die Ausgleichskasse U1 auch ohne nachgewiesene AU, wenn Ihr Arbeitnehmer für die ersten drei Tage keinen AU-Nachweis braucht. Diese Tage werden aber auf die sechswöchige Anspruchsdauer für die Entgeltfortzahlung angerechnet.

Gilt das neue Verfahren auch für Minijobber?

Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Jedoch kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse bei Minijobber bisher nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert.

Daher ist es nun auch erforderlich, dass Minijobber Angaben zu ihrer Krankenkasse machen (zum Beispiel bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen).

Wie ist das Verfahren bei privat Versicherten?

Privat Versicherte erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber. Für diesen Personenkreis ist eine eAU-Abfrage nicht möglich. Das gleiche gilt auch, wenn Ihr Arbeitnehmer im Ausland erkrankt.  Für privat Versicherte und für Arbeitnehmer, die im Ausland erkranken verbleibt es bei dem heute bekannten Verfahren mit Papierbelegen.

Stand

Zuletzt aktualisiert: 08.12.2022

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