Wertschätzende Kommunikation in Zeiten von Homeoffice

Wenn Beschäftigte aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice arbeiten, ist das für viele Führungskräfte eine neue und große Herausforderung. Positiv auf die Motivation und das Wohlbefinden der Beschäftigten wirken eine wertschätzende Kommunikation und auch auf Distanz in Kontakt zu bleiben. Die besten Tipps für Führungskräfte.

Den richtigen Ton treffen

Ob in Einzelgesprächen oder Teamrunden: Mit einer wertschätzenden und positiven Sprache strahlen Führungskräfte gerade in herausfordernden Zeiten Optimismus, Empathie und Sicherheit aus.

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AOK-Podcast: Wertschätzende Kommunikation

Eine besondere Herausforderung für Arbeitgeber während der Corona-Krise ist es, Mitarbeiter auf Distanz zu führen. Wie eine wertschätzende Kommunikation gelingt, erklärt Prof. Dr. Jutta Rump von der Hochschule Ludwigshafen.

Transparent und authentisch kommunizieren

So gelingt eine wertschätzende Kommunikation:

  • Wer fragt, der führt. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie es ihnen geht: mit der aktuellen Situation, der Kinderbetreuung, der eigenen Arbeitssituation. Brechen Sie das Eis und machen Sie den Anfang. Und hören Sie Ihren Mitarbeitern dann gut zu. Fragen Sie, was derjenige braucht, um sich besser zu fühlen oder effektiver arbeiten zu können. Und haken das nächste Mal nach, ob sich etwas verbessert hat oder wo Sie unterstützen könnten.
  • Kommunizieren Sie authentisch, stellen Sie Ihre eigene Einschätzung aus der Ich-Perspektive dar. Strahlen Sie dabei Optimismus und Vertrauen aus, ohne etwas zu beschönigen. Sagen Sie zum Beispiel: „So wie ich die aktuelle Situation beurteile, stehen wir in einem halben Jahr wieder auf einer soliden Basis.“
  • Sprechen Sie Probleme wie Umsatzeinbrüche offen an, vor allem aber auch Lösungsansätze und wie das Unternehmen damit umgehen wird.
  • Versuchen Sie, lösungsorientiert zu kommunizieren und eher Dinge, die man lernen kann, die Chancen bieten, in den Vordergrund zu rücken. Vermeiden Sie die schlechte Nachrichtenlage zu wiederholen, machen Sie Ihrem Team Mut, Neues auszuprobieren und Veränderungen anzunehmen.

Feedback geben

Wenn durch die Arbeit im Homeoffice der tägliche Kontakt vor Ort fehlt, wird ein persönliches Feedback für Mitarbeiter umso wichtiger. Solche regelmäßigen Rückmeldungen zur eigenen Arbeit geben Sicherheit und stärken das Selbstvertrauen der Beschäftigten. Richten Sie deshalb regelmäßig „Sprechstunden“ für Einzelgespräche ein, in denen Sorgen, Erwartungen, Missverständnisse und Konflikte besprochen werden können. Sparen Sie in diesen Zeiten nicht an Dank für den Einsatz der Mitarbeiter unter erschwerten Bedingungen und ihre Flexibilität.

Dabei geht es nicht darum, Komplimente nach dem Gießkannenprinzip zu verteilen. Formulieren Sie möglichst konkret, was Ihnen positiv an der Arbeit des Mitarbeiters aufgefallen ist. Das steigert sein Selbstwertgefühl. Sagen Sie zum Beispiel: „Ihre Hinweise zu dem Projekt haben mir einen neuen Blickwinkel eröffnet, sodass ich noch wichtige Verbesserungen vornehmen konnte. Herzlichen Dank dafür.“

Interesse zeigen

Werden Sie in den Gesprächen ruhig auch etwas persönlicher und zeigen Sie echtes Interesse an Ihrem Gegenüber. Erkundigen Sie sich zum Beispiel, welche neuen Rituale Ihre Mitarbeiter in der Corona-Zeit entwickelt haben, was sie vermisst haben oder was ihnen überraschenderweise gar nicht gefehlt hat. Ein solcher Austausch gibt Mitarbeitern, neben den Nachfragen zur Arbeitszufriedenheit, das Gefühl, wertgeschätzt und wahrgenommen zu werden.

In Kontakt bleiben

Videokonferenzen gehören inzwischen in vielen Unternehmen zum Alltag. Verschiedene Videochat-Programme ermöglichen es, sich bei Meetings in großer und kleiner Runde auszutauschen und ersetzen trotzdem nicht den direkten Kontakt. Für Führungskräfte bedeuten die virtuellen Meetings daher häufig besondere Herausforderungen, denn Stimmungen gehen oft verloren, zum Beispiel weil Gestik und Mimik als Feedback fehlen. Wenn Führungskräfte bei Meetings auf folgende Punkte achten, fühlt sich jeder gut integriert und wahrgenommen:

  • Planen Sie den Ablauf vorab genau. Bitten Sie dazu alle Teilnehmer, Punkte einzureichen, die besprochen werden sollen.
  • Erstellen Sie daraus eine Agenda und schicken Sie sie vor dem Meeting an das Team.
  • Zeigen Sie als Führungskraft selbst Präsenz, indem Sie Ihre Kamerafunktion nutzen. Überlassen Sie es aber Ihren Mitarbeiter selbst, ob Sie das auch tun wollen.
  • Bitten Sie alle Mitarbeiter, mit voller Konzentration bei der Sache zu sein und nicht nebenher E-Mails zu schreiben oder andere Dinge zu erledigen.
  • Übernehmen Sie selbst die Moderation oder bestimmen Sie eine Person dafür. Der Moderator gibt dem Meeting Struktur, behält Zeit und Agenda im Auge. Das hilft, Monologe zu verhindern oder dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen.

Achten Sie darauf, zurückhaltende Teilnehmer immer wieder „mit ins Boot“ holen und sie direkt ansprechen, um das Interesse und die Beteiligung aufrechtzuerhalten.

Spielregeln für gesundes Arbeiten kommunizieren

Einer der Vorteile, die Beschäftigte am Homeoffice schätzen, ist die Möglichkeit, sich die Zeit freier einteilen zu können. Doch das flexiblere Arbeiten hat auch Nachteile, weil die Grenze zwischen Job und Privatleben verschwimmt. Beschäftigte im Homeoffice stehen daher häufiger unter psychischen Belastungen, wie der Fehlzeiten-Report 2019 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) zeigt. Führungskräfte können viel dafür tun, die Arbeit gesundheitsgerecht zu gestalten. Ganz wichtig dabei ist, klare Strukturen festzulegen und die eigenen Erwartungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Das beugt Konflikten vor. Betriebe setzen am besten Homeoffice-Leitlinien auf, die folgende Punkte beinhalten:

  • Zu welchen Kernarbeitszeiten sollen die Beschäftigten erreichbar sein?
  • Wie schnell muss auf E-Mails und andere Anfragen reagiert werden?
  • Welche Meetings finden wöchentlich statt und wer nimmt daran teil?
  • Wird ein Protokoll geführt, um Abwesende auf dem Laufenden zu halten?
  • Welche Prozesse gelten sonst für die Kommunikation? Wer berichtet über welche Wege an wen?
  • Wer ist für welches Projekt zuständig und wer vertritt ihn oder sie?
  • Wer hat auf welche Dateien und Programme Zugriff?

Tipp: Beziehen Sie die Mitarbeiter beim Festlegen der Regeln mit ein, zum Beispiel, indem Sie Vorschläge mithilfe eines Fragebogens ermitteln. Versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden, auf den sich alle einigen können. Umso höher ist die Akzeptanz der Regeln. Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen, etwa alle drei Wochen, die Zeit, gemeinsam mit den Kollegen ein Fazit zu ziehen: Welche Absprachen haben sich in der Vergangenheit bewährt, welche sollten nochmal überdacht werden. Mehr hilfreiche Tipps finden Sie auch in dem Video zum Online-Seminar „Gesunde Zusammenarbeit in Corona-​Zeiten“.

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Zuletzt aktualisiert: 07.07.2020

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