So funktioniert der Datenabruf bei der eAU
- Information im Unternehmen: Wenn Beschäftigte von einem Arzt, einer Ärztin oder im Krankenhaus krankgeschrieben werden, sind sie verpflichtet, ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich zu informieren. Daran ändert sich nichts. Auf Wunsch erhalten erkrankte Beschäftigte einen Ausdruck der AU-Bescheinigung. Der ist aber nur für die Mitarbeitenden selbst bestimmt.
- Anfordern der Daten: Der Arbeitgeber muss, nachdem der oder die Beschäftigte über die Arbeitsunfähigkeit informiert hat, die jeweilige Arbeitsunfähigkeitszeit elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse anfordern. Das geschieht über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungssystem, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe für das maschinelle Meldeverfahren oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) prüft und zertifiziert die Systeme.
- Zeitpunkt: Arbeitgeber sollten die AU-Daten nicht zu früh anfordern, weil es einige Zeit dauern kann, bis sie von den Praxen oder den Krankenhäusern an die Krankenkassen weitergeleitet werden. Wenn die AU-Bescheinigung zum Bespiel erst am dritten Tag einer Erkrankung vorgelegt werden muss, ist es sinnvoll, die AU-Daten erst am fünften Tag abzurufen.
- Abruf: Der Arbeitgeber ruft die Daten ab. Die Personalverantwortlichen sollten mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten denken beziehungsweise den Arbeitsschritt im Organisationsablauf automatisieren. Es muss intern geregelt sein, wer die Daten abruft. Arbeitgeber, die für die Entgeltabrechnung einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin involvieren, sollten die Arbeitsprozesse rund um die eAU entsprechend abstimmen.
- Datenübermittlung: Die Krankenkasse stellt die Arbeitsunfähigkeitsdaten über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung.
