Sozialversicherung: Kurz notiert im Januar

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit Januar 2023 verpflichtend. Das bedeutet: Arbeitgeber müssen seit diesem Zeitpunkt die Arbeitsunfähigkeitszeiten ihrer erkrankten Mitarbeitenden elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Zum Ende des Jahres 2022 hatten sich viele Arbeitgeber noch nicht auf die zu ändernden Abläufe in der betrieblichen Praxis vorbereitet. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Nach wie vor sind Mitarbeitende verpflichtet, ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich zu informieren.
• Der Arbeitgeber benötigt ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungssystem, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe für das maschinelle Meldeverfahren oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem – die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) prüft und zertifiziert die Systeme.
• Der Arbeitgeber muss die jeweilige Arbeitsunfähigkeitszeit der Beschäftigen elektronisch anfordern.
• Die Krankenkassen stellen die Arbeitsunfähigkeitsdaten über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung.
• Die Personalverantwortlichen sollten mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten denken beziehungsweise den Arbeitsschritt im Organisationsablauf automatisieren. Es muss intern geregelt sein, wer die Daten abruft. Arbeitgeber, die für die Entgeltabrechnung einen Steuerberater involvieren, sollten die Arbeitsprozesse rund um die eAU entsprechend abstimmen.

Wenn der Arbeitgeber Informationen zu möglichen Vorerkrankungen von Mitarbeitenden benötigt, um festzustellen, ob Zeiten auf eine aktuelle Erkrankung anrechenbar sind, wendet er sich an die jeweilige Krankenkasse des oder der Beschäftigten. Die Vorerkrankungsanfrage erfolgt ebenfalls auf dem elektronischen Weg.

Weitere Informationen zu eAU und Vorerkrankungsanfrage gibt es im Trends & Tipps-Spezial zum Jahreswechsel.

Wenn ein Betrieb in Kurzarbeit seinen Beschäftigten eine berufliche Weiterbildung ermöglicht, erhält der Betrieb die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge von der Agentur für Arbeit zurück. Den Arbeitgebern werden die von ihnen während der Kurzarbeit allein zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge auf Antrag zur Hälfte erstattet.

Voraussetzungen dafür sind:

• Die Weiterbildung wird während der Kurzarbeit begonnen.
• Träger und Maßnahme sind nach dem Dritten Sozialgesetzbuch (SGB III) zugelassen.
• Die Maßnahme dauert länger als 120 Stunden oder wird nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz durchgeführt.

Zudem erhält der Arbeitgeber für Weiterbildungsmaßnahmen nach dem SGB III auch die Lehrgangskosten je nach Betriebsgröße pauschal zwischen 15 und 100 Prozent erstattet. Damit will der Gesetzgeber starke Anreize dafür schaffen, dass Betriebe die Phase der Kurzarbeit für Weiterbildungsmaßnahmen nutzen.

Diese Regelungen gelten bis zum 31. Juli 2023. 

Nähere Informationen zu Kurzarbeit finden Sie im Arbeitgeberportal der AOK.

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) hat zu Beginn des neuen Jahres eine neue Version von sv.net zur Verfügung gestellt. Die Version 23.0.0 enthält das neue Verfahren zur Übermittlung der notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos (DSAK). Mit diesem Verfahren können Arbeitgeber neue oder geänderte Daten ihres Betriebs unkompliziert an die Krankenkasse melden. Zusätzlich enthält das Update einige technische Optimierungen. Aufgrund von Verfahrensänderungen wurden an mehreren Formularen Anpassungen vorgenommen.

Nähere Informationen erhalten Sie auf den Internetseiten der ITSG.

Die Krankenkassen stellen in Abstimmung mit den anderen Sozialversicherungsträgern seit Jahren freiwillig die Ausfüllhilfe sv.net für die elektronische Datenübermittlung zur Verfügung. Mehr als 500.000 Arbeitgeber tauschen darüber rund 20 Millionen Sozialversicherungsmeldungen mit den Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger im Jahr aus.

Mit der Neuregelung des Sozialgesetzbuches wird der Umfang der Übermittlung und das Verfahren zur Nutzung gesetzlich abgesichert. Sozialversicherungsträger werden Arbeitgebern und auch Selbstständigen für den elektronischen Datenaustausch nach SGB IV und dem Aufwendungsausgleichsgesetz insbesondere für Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte und systemgeprüfte Ausfüllhilfe zur Verfügung stellen – diese führt jedoch keine Berechnungen zur Ermittlung der Angaben durch.

Insbesondere kleineren Betrieben ist es oft nur begrenzt möglich alle Daten aus Sozialversicherungsmeldungen elektronisch vorzuhalten oder bereitzustellen. Mit der neuen Ausfüllhilfe wird vorrangig für Arbeitgeber mit maximal zehn Beschäftigten ein Angebot geschaffen, diese Daten in einem zentralen, sicheren Datenspeicher vorhalten zu können. Diese Daten können beispielsweise später auch zur Betriebsprüfung verwendet werden.

Die neue Ausfüllhilfe wird ab dem 1. Juli 2023 für den produktiven Betrieb freigegeben. sv.net steht in einer Übergangszeit weiterhin allen Benutzern im uneingeschränkten Leistungsumfang bis zum 31.Dezember 2023 zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des neuen SV-Meldeportals.