Jahresarbeitsentgelt: ermitteln und melden

Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine neue Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) in Höhe von 62.550 Euro. Daraus ergeben sich Auswirkungen rund um den Jahreswechsel, wie Arbeitgeber Änderungen bei der Versicherungspflicht melden und wie das Jahresarbeitsentgelt (JAE) ermittelt wird.

Versicherungspflicht oder ‑freiheit

Weil seit dem 1. Januar 2020 eine neue JAEG gilt, prüfen Arbeitgeber nun für alle Be­schäf­ti­gungs­ver­hält­nis­se, ob der Arbeitnehmer krankenversicherungsfrei oder -pflichtig ist. Wenn ein Arbeitnehmer in einer laufenden Beschäftigung krankenversicherungspflichtig ist, kann er frühestens seit dem 1. Januar 2020 krankenversicherungsfrei sein. Dafür muss er mit seinem regelmäßigen JAE sowohl die JAEG von 2019 als auch vorausschauend die Grenze von 2020 überschreiten.

Meldungen zur JAEG-Erhöhung

Der Arbeitgeber meldet Arbeitnehmer, die zum Jahreswechsel krankenversicherungsfrei ge­wor­den sind, mit der Beitragsgruppe 1111 und dem Meldegrund 32 ab und mit der Beitragsgruppe 0111 beziehungsweise 9111 (bei Firmenzahlverfahren) und dem Meldegrund 12 wieder an.

Auch für den umgekehrten Fall, dass ein bisher krankenversicherungsfreier Arbeitnehmer seit dem 1. Januar 2020 wegen Erhöhung der JAEG wieder krankenversicherungspflichtig wird und sich von der Krankenversicherungspflicht nicht befreien lässt, meldet ihn der Arbeitgeber mit dem Meldegrund 32 ab (hier ist die Beitragsgruppe dann entsprechend 0111 oder 9111) und mit dem Meldegrund 12 und der Beitragsgruppe 1111 wieder an.

JAE bei Neueinstellungen

Liegt ein Arbeitnehmer mit seinem regelmäßigen JAE mit seinem Einstiegsgehalt bereits über der JAEG, ist er sofort krankenversicherungsfrei. Bei Neueinstellungen fragt der Arbeitgeber seinen neuen Beschäftigten nach seinem Versicherungsstatus in der Vergangenheit, damit er die richtige JAEG anwendet. Denn neben der allgemeinen JAEG in Höhe von 62.550 Euro gibt es noch eine besondere JAEG: Sie beträgt im Jahr 2020 56.250 Euro und gilt für Arbeitnehmer, die zum Stich­tag 31. Dezember 2002 bereits krankenversicherungsfrei und in einer privaten Krank­heits­kos­ten­voll­ver­si­che­rung abgesichert waren.

JAE ermitteln: Vorausschauende Betrachtungsweise

Das regelmäßige JAE wird im Rahmen einer vorausschauenden Betrachtung durch die Mul­ti­pli­ka­ti­on der aktuellen Monatsbezüge mit zwölf ermittelt. Neben den Monatsbezügen werden auch regelmäßig gewährte Sonderzuwendungen beziehungsweise Einmalzahlungen berücksichtigt. Das ist auch dann der Fall, wenn die Beschäftigungsdauer aufgrund einer Befristung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses weniger als zwölf Monate beträgt.

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JAE-Rechner zur Versicherungspflicht

Bei der vorausschauenden Prüfung des regelmäßigen JAE hat der Ar­beit­ge­ber zu beachten, welche Entgeltarten zum regelmäßigen JAE gehören und welche nicht. Dabei unterstützt der kostenfreie JAE-Rechner der AOK.

Berücksichtigung variabler Entgeltbestandteile beim JAE

Variable Arbeitsentgeltbestandteile gehören grundsätzlich nicht zum regelmäßigen JAE. In­di­vi­du­ell-leistungsbezogene Entgeltbestandteile zählen allerdings zum regelmäßigen JAE, wenn sie re­gel­mä­ßig zum monatlich laufenden Entgelt gehören. Davon können Arbeitgeber ausgehen, wenn sich das monatlich zufließende Arbeitsentgelt regelmäßig aus einem fest vereinbarten Grund­ge­halt (Fixum) und dem individuell-erfolgsabhängigen Anteil zusammensetzt. Schwankt die Höhe des erfolgsabhängigen Anteils, schätzt der Arbeitgeber den anzurechnenden Wert für die JAE-Prüfung (Prognose).

Erhöhungen oder Minderungen des Arbeitsentgelts

Erhöhungen des Arbeitsentgelts werden erst von dem Zeitpunkt an berücksichtigt, von dem an der Anspruch auf das erhöhte Entgelt besteht. Eine im Lauf des Jahres bereits absehbare Ent­gelt­er­hö­hung (zum Beispiel weil eine bereits feststehende Tariferhöhung ansteht) bleibt zunächst un­be­rück­sich­tigt. Gleiches gilt für bereits absehbare Entgeltminderungen.

Besonderheiten zu dieser Thematik finden Sie in den „Grundsätzlichen Hinweisen zur Ver­si­che­rungs­frei­heit von Arbeitnehmern bei Über­schrei­ten der Jahres­arbeits­entgeltgrenze vom 20. März 2019“.

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