Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch

Seite 3/4: Organisatorische Voraussetzungen für den Datenaustausch
Die betriebsinternen Prozesse sollten vor dem Start des elektronischen Verfahrens unbedingt geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Wenn ein Abrechnungsdienstleister beauftragt ist, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist. Außerdem ist es wichtig, den Informationsfluss zwischen Vorgesetztem und Entgeltabrechnung sowie Zeiterfassung und Fehlzeitenmanagement neu zu regeln. Deshalb sollten Betriebe die Zeit bis zum verpflichtenden Start am 1. Januar 2023 nutzen.
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Abruf der Daten

Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern

  • für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber bestand und
  • der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.

Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen.
Der Abruf der eAU-Daten außerhalb der Entgeltfortzahlung ist unzulässig.

Ist das weitere Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit für den Arbeitgeber erforderlich, kann das Ende der Entgeltersatzleistung im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42 = Anforderung Ende Entgeltersatzleistung“ beim Sozialversicherungsträger angefragt werden.

Abrufzeitpunkt

Bei Verpflichtung zur Vorlage der AU-Bescheinigung ab dem ersten Tag gilt: Aufgrund der zeitversetzten Übermittlung durch den Arzt oder die Ärztin an die Krankenkasse ist eine Abfrage erst frühestens einen Kalendertag nach der verpflichteten ärztlichen Feststellung sinnvoll.

In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt. Darüber hinaus übermitteln die Ärztinnen und Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Abend gesammelt an die Krankenkassen. Eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist daher frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. 

Für den Abruf bei fortbestehender AU gilt: Die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers erfolgt am letzten beziehungsweise am auf das bisher festgestellte Ende der Arbeitsunfähigkeit folgenden Werktag. Aufgrund der zeitversetzten Übermittlung durch den Arzt oder die Ärztin an die Krankenkasse ist eine Abfrage frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der Arbeitsunfähigkeit sinnvoll.

Beginn der AU und Abruf der Daten

Zu unterscheiden sind zwei Fälle: 

Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber fällt in einen laufenden Arbeitsunfähigkeitszeitraum bei der Krankenkasse:

Erfolgt die Anfrage des Arbeitgebers im Feld „AU_ab_AG“ mit einem Beginn der AU nach dem Beginn bei der Krankenkasse, weil zum Beispiel am ersten Tag der AU noch gearbeitet wurde, wird durch die Krankenkasse die AU zurückgemeldet, in dessen Verlauf das gemeldete „AU_ab_AG“-Datum fällt. 

Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber liegt vor dem Beginn bei der Krankenkasse:

Die AU wurde erst ab dem vierten Tag attestiert. Die Krankenkasse prüft, ob der Beginn des vom Arbeitgeber angefragten Arbeitsunfähigkeitszeitraums (Feld „AU_ab_AG“) maximal fünf Kalendertage vor dem Beginn eines Arbeitsunfähigkeitszeitraums oder eines stationären Krankenhausaufenthalts bei der Krankenkasse liegt. Ist dies der Fall, übermittelt die Krankenkasse diesen Arbeitsunfähigkeitszeitraum beziehungsweise den Zeitraum eines stationären Krankenhausaufenthalts.

Beispiel 1: Beginn der AU und Abruf der Daten

Ein Mitarbeiter geht am 24.4. morgens zur Arbeit, verlässt den Arbeitsplatz aber nach drei Stunden und geht zum Arzt, weil er sich krank fühlt.

Ein Arzt bescheinigt die AU vom 24.4. bis 28.4.2023.

Der Arbeitgeber fragt bei der AOK den Beginn der AU 25.4.2023 an, da der Arbeitnehmer am 24.4. noch gearbeitet hat.

Praxisbeispiel zu Abrufberechtigung

Die AOK stellt die AU-Zeit 24.4. bis 28.4.2023 zum Abruf bereit.

Die 42-Tage-Frist für die Entgeltfortzahlung beginnt aber erst mit dem 25.4.2023, da am 24.4. zumindest teilweise noch gearbeitet wurde.

Beispiel 2: Abrufberechtigung

Der Arbeitnehmer meldet sich bei seinem Arbeitgeber ab 23.4. krank. Bei der AOK liegt die vom Hausarzt festgestellte AU vom 26.4. bis voraussichtlich 30.4. vor. Außerdem hat ein Facharzt AU vom 29.4. bis 10.5. bescheinigt.

Praxisbeispiel zu Abrufberechtigung

Erfolgt die Anfrage des Arbeitgebers im Feld „AU_ab_AG“ mit einem vor dem Beginn bei der Krankenkasse liegenden AU-Beginn, prüft die Krankenkasse, ob eine AU innerhalb von fünf Tagen in die Zukunft attestiert wurde und übermittelt diese (KK 1 vom 26.4. bis 30.4.). Der AU Zeitraum KK 2 vom 29.4. bis 10.5. wird im Rahmen der weiteren Anforderung (Abfrage mit dem Tag nach dem bisherigen Ende der AU) übermittelt.

Stand

Zuletzt aktualisiert: 23.01.2023

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