Die 8 besten Tipps für Onboarding im Homeoffice

Neuen Mitarbeitern einen guten Start im Unternehmen zu ermöglichen, ist in Zeiten der Coronapandemie eine besondere Herausforderung. Ein Experte zeigt, wie das Einarbeiten trotzdem gelingt.

Wertschätzung auch auf Distanz

Wo immer es möglich ist, arbeiten Beschäftigte derzeit von zu Hause. Die Abläufe haben sich inzwischen eingespielt. Nur beim Einarbeiten neuer Kollegen müssen Arbeitgeber während der Coronapandemie einige Hürden überwinden. „Wichtig ist es, dass sich Kollegen auch auf die Distanz von Beginn an wertgeschätzt und willkommen fühlen“, erklärt Michael Dick, Professor für Betriebspädagogik an der Uni Magdeburg. Er leitet ein Forschungsprojekt zum Thema digitales Onboarding in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) und weiß, worauf es ankommt, um neuen Beschäftigten auch bei einem Start im Homeoffice den Einstieg zu erleichtern. „Meine Erfahrung zeigt, dass etwa 30 Prozent der neu Eingestellten noch während der Probezeit kündigen“, so Dick. Um dem vorzubeugen und neue Mitarbeiter unter den verschärften Bedingungen der Coronapandemie langfristig ans Unternehmen zu binden, helfen diese Tipps des Experten.

Tipp 1: gut vorbereitet dank Preboarding

Heißen Sie neue Mitarbeiter schon vor dem Arbeitsantritt im Unternehmen willkommen. Das sogenannte Preboarding beginnt mit dem Vorstellungsgespräch. Findet es als Videokonferenz statt, hat das den Vorteil, dass der Bewerber in seinem privaten Umfeld weniger nervös ist. Was fehlt, ist der persönliche Eindruck, den sich ein Kandidat vor Ort von dem Unternehmen machen kann. Beschreiben Sie ihm deshalb die Büroräume, schildern Sie einen typischen Tagesablauf und stellen Sie verschiedene Mitarbeiter aus dem Team vor.
Danach gilt es, von der Jobzusage bis zum Arbeitsbeginn eine vertrauensvolle Online-Beziehung aufzubauen, um neue Mitarbeiter in organisatorischen Fragen zu unterstützen. Dazu gehört etwa die Hilfe beim eventuell nötigen Umzug oder das Besprechen einer möglichen Homeoffice-Regelung.

Tipp 2: übersichtliche Informationen

Stellen Sie eine digitale Mappe für den neuen Mitarbeiter zusammen, zum Beispiel mit einem Unternehmensporträt, Schulungsplan, wichtigen Terminen, Ansprechpartnern und Zugangsdaten zum Intranet und zu internen Services.

Tipp 3: Arbeitsmittel bereitstellen

Richten Sie den Arbeitsplatz vor Ort oder im Homeoffice so ein, dass der neue Mitarbeiter von Beginn an mit der nötigen Hardware, Software, E-Mail-Adresse und Zugängen zu digitalen Konferenztools ausgestattet ist.

Tipp 4: vom ersten Tag an willkommen heißen

Verschicken Sie eine Vorstellungs-E-Mail an alle Mitarbeiter, um den neuen Kollegen einzuführen. Organisieren Sie außerdem ein gemeinsames virtuelles Willkommensmeeting zum persönlichen Kennenlernen. Dabei sollte auch das Topmanagement einbezogen werden. Das zeugt von Wertschätzung und gibt direkt Gelegenheit, wichtige Informationen über das Unternehmen, seine Ziele und Werte zu vermitteln.

Tipp 5: Beziehungen und Netzwerke etablieren

Regen Sie an, dass der neue Kollege in der Anfangszeit nicht nur an den virtuellen Meetings seines eigenen Teams, sondern auch an Video-Calls anderer Abteilungen teilnimmt. Das ermöglicht es, einen tieferen Einblick in das Unternehmen zu bekommen und den erweiterten Kollegenkreis kennenzulernen – auch wenn gerade alle im Homeoffice arbeiten.

Tipp 6: erfahrenen Mentor an die Seite stellen

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wer diese Rolle übernehmen möchte. Der Mentor dient dem neuen Kollegen während der Einarbeitung als fester Ansprechpartner und klärt auch über ungeschriebene Regeln auf. Wenn möglich, sollte ein Kennenlernen Face-to-Face erfolgen, anschließend kann die Beziehung auch online geführt werden.

Tipp 7: direkt „mitspielen“ lassen

Binden Sie den Neuzugang direkt mit konkreten Arbeitsaufgaben ins Team ein. So ermöglichen Sie ihm, die eigenen Fähigkeiten zu entfalten, und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit.

Tipp 8: wechselseitige Erwartungen und Ziele klären

Durch den fehlenden direkten und persönlichen Umgang können schnell Missverständnisse entstehen. Daher ist es wichtig, dass beide Seiten von Beginn an ihre Ziele und Erwartungen offen kommunizieren. Im ersten Monat führen Vorgesetzte am besten engmaschig Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter, etwa einmal pro Woche. Dies kann auch online passieren – wichtig: Kamera einschalten für etwas mehr persönliche Atmosphäre. Anschließend werden die Feedback-Runden Teil einer kontinuierlichen Personalentwicklung.

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Onboarding-Programme nutzen

Neben diesen Tipps können auch digitale Onboarding-Programme bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen. Michael Dick leitet aktuell ein Forschungsprojekt, das sich speziell mit dem Thema digitales Onboarding in kleinen und mittelständischen Unternehmen beschäftigt. Gemeinsam mit dem IT-Beratungsunternehmen „Prof. Dr. Kauffeld & Lorenzo“, einer Ausgründung der Technischen Universität Braunschweig, verfolgt Dick das Ziel, mit diesem Programm die wichtigsten Onboarding-Funktionen zu bündeln. Dazu gehören die Anmeldungen in allen Verwaltungsbereichen, Dokumentenmanagement, Trainingsmodule, Feedbackfunktionen, Koordination von Gesprächsterminen und vieles mehr. „So können die administrativen, fachlichen und sozialen Aspekte des Onboardings klug miteinander verschränkt werden, und die neuen Mitarbeiter erhalten ein hohes Maß an Transparenz“, versichert Dick.

Stand

Erstellt am: 20.01.2021

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